Rijksorganisaties starten met e-mailarchivering

Dit jaar moeten alle kerndepartementen het bewaren van hun e-mail op orde hebben. Een flinke klus, waar rijksorganisaties dan ook volop mee bezig zijn. Gelukkig hoeven ze het niet ieder voor zich te doen. Alle organisaties hebben dezelfde uitdagingen en daarom leren zij van elkaar en helpen ze elkaar verder.

Auteur Marieke Vos.

De overheid moet verantwoording kunnen afleggen over genomen besluiten en daar zijn alle relevante stukken voor nodig. Oók e-mails. Daarom worden e-mails vanaf dit jaar gearchiveerd. Dat is een flinke klus. Organisatorisch moet er het nodige geregeld worden en ook technisch gezien ligt er een uitdaging. De Handreiking 'Bewaren van e-mail Rijksoverheid' biedt een basis voor e-mailarchivering. Het project E-mailarchivering van het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) ontwikkelde verschillende producten waarmee rijksorganisaties deze Handreiking kunnen implementeren. Marcel Tiggelovend is implementatiemanager e-mailarchivering bij RDDI: “Wij nemen geen werk van rijksorganisaties over, maar ondersteunen ze op verschillende manieren bij e-mailarchivering.” Omdat de uitdaging voor alle rijksorganisaties hetzelfde is, werken ze samen om van elkaar te leren en goede oplossingen te delen.

Aan de slag

RDDI ontwikkelde een handig stappenplan voor e-mailarchivering, waarmee organisaties zelf aan de slag kunnen. Hierin wordt omschreven wat een organisatie allemaal moet doen om e-mailarchivering op orde te krijgen. Zoals het maken van een plan van aanpak, het vormen van een werkgroep en het vrijmaken van voldoende budget. Er moet een selectielijst voor e-mail worden gemaakt, waarin in overleg met het Nationaal Archief wordt vastgelegd welke sleutelfuncties er zijn en wat de bewaartermijn van de e-mail van sleutelfuncties is. Een andere eis is een register met sleutelfunctionarissen, inclusief afspraken over het beheer en onderhoud van dat register. Tiggelovend legt uit: “Alle e-mail wordt tien jaar bewaard, met uitzondering van privémail. Na tien jaar wordt de e-mail van zogeheten sleutelfunctionarissen en andere te bewaren e-mail overgedragen aan het Nationaal Archief, zo is in de Handreiking bepaald. Sleutelfunctionarissen zijn onder meer hoge ambtenaren en functionarissen die zich met bepaalde dossiers bezighouden, waarvan het belangrijk is dat alle documentatie wordt bewaard. Dus ook de e-mailberichten. Je kunt dan denken aan dossiers zoals die over MH17 en de coronamaatregelen.”

email op laptop 2
Beeld: ©RDDI / Erik Jansen

"Alle e-mail wordt tien jaar bewaard, met uitzondering van privémail."

Ontzorgen

Egon Krijl, projectleider e-mailarchivering bij het ministerie van VWS: “We moeten e-mail archiveren, dat is verplicht. We willen dat op zo’n manier doen dat we medewerkers zoveel mogelijk ontzorgen.” Van medewerkers wordt verwacht dat zij zelf hun zakelijke en hun privémail scheiden. Daar hebben ze tien weken de tijd voor, daarna wordt de zakelijke mail gearchiveerd. Ook hiervoor moeten organisaties nu aandacht hebben. Krijl: “Natuurlijk leggen we onze medewerkers uit dat ze dit moeten doen en vertellen we hoe ze dit het beste kunnen doen. Ook zal elke organisatie maatregelen moeten bedenken wat er moet gebeuren wanneer deze selectie niet wordt gemaakt. Bijvoorbeeld omdat een medewerker lang afwezig is en daardoor de tijd niet had om in tien weken privé van zakelijke e-mail te scheiden.” Afspraken hierover maken hoort bij de organisatorische maatregelen die organisaties moeten nemen voor e-mailarchivering.

“We moeten e-mail archiveren, dat is verplicht. We willen dat op zo’n manier doen dat we medewerkers zoveel mogelijk ontzorgen.”

Techniek

Naast een organisatorisch spoor kent de invoering van e-mailarchivering ook een technisch spoor. “We bieden vanuit RDDI geen centrale technische oplossing aan, maar kijken wel samen met organisaties welke mogelijkheden ze nu al hebben en hoe we die geschikt kunnen maken voor e-mailarchivering,” zegt Tiggelovend. Zo heeft het ministerie van Defensie onlangs met het shared service center SSC-ICT een proof of concept gemaakt voor e-mailarchivering in Filenet, een documentmanagementsysteem dat Defensie gebruikt. VWS werkt ook met SSC-ICT en gebruikt deze oplossing nu voor de e-mailarchivering. Krijl: “We zijn de launching customer, zoals dat heet. Samen met SSC-ICT kijken we of het systeem voldoet aan de vastgelegde eisen en wensen. Als een bepaalde functionaliteit niet kan worden gerealiseerd, dan zal met de stakeholders naar een alternatieve oplossing worden gezocht. SSC-ICT zal e-mailarchivering als generieke dienst aanbieden aan de ministeries die gebruik maken van de shared e-mailomgeving.” Tiggelovend vertelt dat hij nu met andere rijksorganisaties en leveranciers van vergelijkbare systemen in overleg is, om te kijken of er ook voor die systemen een proof of concept gemaakt kan worden. “De organisaties gaan dan met leveranciers hun systemen geschikt maken voor e-mailarchivering, zodat de rijksorganisaties deze kunnen gebruiken. RDDI helpt hierbij.”

“We bieden vanuit RDDI geen centrale technische oplossing aan, maar kijken wel samen met organisaties welke mogelijkheden ze nu al hebben en hoe we die geschikt kunnen maken voor e-mailarchivering,”

Samenwerken

Tiggelovend merkt dat nog niet alle rijksorganisaties klaar zijn voor het archiveren van e-mail: “Een groot aantal wordt toch wat overvallen door de verplichting om e-mail dit jaar te archiveren. Daarom heeft RDDI een tussenstap bedacht: e-mail veiligstellen. Dat betekent dat alle e-mail in zijn geheel apart wordt gezet. Het is een heel eenvoudige vorm van archivering.” Krijl vult aan: “Bij het veiligstellen van e-mail voldoe je niet aan alle eisen in de Handreiking. Zie het dus echt als een noodoplossing en ga door met het voorbereiden van e-mailarchivering. Gebruik het stappenplan en de expertise van de proofs of concept die lopen bij andere rijksorganisaties.” Tiggelovend besluit: “De verplichting om dit jaar de e-mailarchivering op orde hebben, is voor ons allemaal hetzelfde. Daarom willen we zoveel mogelijk samenwerken, elkaars kennis gebruiken en systemen en beleidskaders zoveel mogelijk rijksbreed organiseren. We kunnen effectief en efficiënt dingen van elkaar hergebruiken. Ik wil hierbij dan ook de open uitnodiging doen om contact met RDDI op te nemen als je ergens mee worstelt of kennis wilt delen.”

“Een groot aantal wordt toch wat overvallen door de verplichting om e-mail dit jaar te archiveren. Daarom heeft RDDI een tussenstap bedacht: e-mail veiligstellen."

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marcel Tiggelovend: m.t.f.m.tiggelovend@minocw.nl / 06 8319 8404