ADR onderzoekt uitvoerbaarheid gemoderniseerde Archiefwet

Het ministerie van OCW heeft de ADR gevraagd om de uitvoerbaarheid van het concept van de gewijzigde Archiefwet te onderzoeken. Dit om de opdrachtgever in de gelegenheid te stellen om waar nodig aan te passen en de uitvoerbaarheid van de gewijzigde Archiefwet te belichten.

Terugkerende thema’s

1) Onduidelijkheid in de uitwerking maakt het moeilijk om de impact te bepalen
Uit alle drie de deelonderzoeken blijkt een breed gedeelde onduidelijkheid over de uitwerking van de wijzigingen. Dit maakt het moeilijk om in te schatten wat een en ander precies betekent in de uitvoeringspraktijk en is een belangrijke reden waarom nauwelijks kwantificeringen van de impact gegeven worden. Al geven veel organisaties die verwachten dat er iets gaat veranderen aan (vooral) meer capaciteit, geld en kennis nodig te hebben om invulling te geven aan de nieuwe wet.


2) Spanning op transparantie en openbaarheid
Betrokkenen zijn verdeeld over de effecten van de wijzigingen van de Archiefwet op de transparantie en openbaarheid of signaleren hier een spanning. Respondenten verwachten dat de transparantie en openbaarheid aan de ene kant toeneemt, dat het voor burgers en bedrijven duidelijker wordt. Aan de andere kant signaleren respondenten (ook) een risico omdat ze meer openbaarheidsbeperkingen verwachten op het jongere archief (omdat eerder wordt overgebracht) en daarmee de (schijn) van minder openbaarheid.

3) De impact van de wijzigingen verschilt per organisatie
Uit alle drie de deelonderzoeken blijkt dat de verwachte impact van de wijzigingen nogal verschilt per organisatie. De ene organisatie verwacht nauwelijks verandering, terwijl de andere organisatie aangeeft dat dit grote impact gaat hebben. Ook per wijziging zijn deze verschillen te zien. Dit blijkt te maken te hebben met de manier waarop een en ander voor de organisaties is georganiseerd (voor sommige organisaties wordt dit door een overkoepelende organisatie geregeld), de omvang van de organisatie en het archief, het soort archief, de stand van het informatiebeheer, maar ook het type organisatie en de rol die archieven daarbij spelen.

Thema’s vanuit de specifieke rollen: NA, Justid en Doc-Direkt

Het Nationaal Archief verwacht een verandering van haar rol
Het NA verwacht dat hun rol verandert van ‘beheerder’ naar ‘waarborger’ als gevolg van de gewijzigde Archiefwet. Daarmee verwachten ze dat hun betrokkenheid eerder in de keten van belang wordt. NA geeft aan dat de adviesrol richting verantwoordelijk overheidsorgaan verandert en dat ze nadrukkelijk een rol krijgt in het beoordelen van toegang tot de informatie die ouder is dan 10 jaar. Naast duidelijkheid voor de concrete uitvoering en nadere uitwerking daarvan, is voor de inrichting en uitvoering van de wijzigingen extra geld en kennis (juridisch en inhoudelijk) nodig, aldus NA.

Zorgen vanuit de specifieke rol van Jusitid en Doc-Direkt
Justid en Doc-Direkt benoemen vanuit hun specifieke rol enkele zorgen rond de gewijzigde Archiefwet. Justid mist in de gemoderniseerde Archiefwet de wettelijke grondslag voor ketenoverdracht en ketenzorgdragerschap én de voor hen benodigde langere uitstel voor openbaarmaking van de (vaak zeer gevoelige) persoonsgegevens waarmee de jusititiële keten te maken heeft.
Voor Doc-Direkt is het lastig om op de nieuwe Archiefwet te anticiperen. De organisatie heeft een sterke behoefte aan een vorm van collectief en georganiseerd opdrachtgeverschap vanuit de departementen om tijdig in te kunnen springen op de toekomstige vragen.

Het volledige rapport is hier te vinden en te downloaden.