Startbijeenkomst Meerjarenplan Rijk: aan de slag met informatiehuishouding!

Afgelopen donderdag gaven SG OCW Marjan Hammersma en CIO Rijk Diederik van Leeuwen tijdens de startbijeenkomst met een druk op de knop het officiële startschot voor het Meerjarenplan Informatiehuishouding Rijk, afgekort het MJP.

Het startschot

Waarom werken aan een betere informatiehuishouding

Tijdens de bijeenkomst, die begon met een klassiek benefietlunchconcert voor Stichting Muziek In Huis, vertelt SG OCW Marjan Hammersma dat de informatiehuishouding van de overheid al jaren een punt van aandacht is. Dit blijkt ook uit rapporten van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed. Ministeries hebben de overgang van papier naar digitaal zo goed als afgerond, maar hebben onvoldoende zicht op de informatie die zich in digitale systemen bevindt.  Ook moet volgens de Archiefwet digitale overheidsinformatie vindbaar, volledig en betrouwbaar zijn. Daar hebben burgers, bedrijven en controlerende instanties hebben belang bij.

En, niet onbelangrijk, ook de overheid zelf kan in het dagelijks werk niet zonder juiste en toegankelijke informatie.

Waarom nu?

Op 2 januari 2019 heeft de minister van BZK de Tweede en Eerste Kamer geïnformeerd over de resultaten van het overleg met de initiatiefnemers van de Wet open overheid (Woo). Als bijlage bij deze brief is het Meerjarenplan verbetering informatiehuishouding Rijk toegestuurd. Met het Meerjarenplan wordt invulling geven aan het duurzaam toegankelijk en vindbaar maken van digitale overheidsinformatie. Over de voortgang van de uitvoering van het MJP en de toegang tot de publieke informatie wordt jaarlijks aan beide Kamers gerapporteerd.

Maar naast dat er werk verzet moet worden, biedt het verbeteren van de informatiehuishouding ook kansen. Hierbij valt te denken aan de inzet van nieuwe technieken waardoor informatie in minder tijd doorzoekbaar en vindbaar is. Of het gezamenlijk gebruik van een dienst of applicatie zodat informatie eenvoudig uitwisselbaar is en ontwikkel- en beheerskosten omlaaggaan. Voorbeelden hiervan zijn een tool die kan lakken in teksten en het delen van documenten tussen Wob-juristen.

Data

Daarna was het tijd voor Daan van Beek, de keynote spreker. Hij vertelde de aanwezigen over Business Intelligence en het belang van data. Business Intelligence heeft alles te maken het nemen van de juiste beslissingen door middel van het ophalen, bewaren en analyseren van data. En daarvoor is een goede informatiehuishouding van groot belang. Want voordat je überhaupt met je informatie aan de slag kan, moet eerst weten wat in huis hebt en waar en hoe dat te vinden is.

Maar dat is zeker de moeite waard, want met data en algoritmes kan je ontzettend veel doen. Zo kan de brandweer op basis daarvan nagaan op welke locaties er naar alle waarschijnlijkheid brand uitbreekt (hotspots) en op die plekken preventief voorlichting geven. Daarmee ga je zelfs van reactief naar proactief handelen, op basis van de juiste informatie.

Succesfactoren hierbij zijn:

  1. Het evalueren van normen en je targets bijstellen
  2. Informatie consequent gebruiken voor analyse en actie
  3. Met elkaar de data bespreken

Dit komt eigenlijk neer op het welbekende Plan-Do-Check-Act.

Maar, zo benadrukt Daan van Beek, vergeet in alle techniek de mens ook zeer zeker  niet. Die moet met de techniek om zien te gaan, anders heb je nog niet veel aan alle data en toepassingen ermee.

In de praktijk: hoe verder?

Maar, hoe geef je die, voor de overheid ontzettend mooie stip aan de horizon, in het hier en nu handen en voeten bij de overheid? Daarvoor was het woord aan Michel Weber, programmamanager Open Overheid bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Hij vertelt onder andere hoe hij de actielijnen uit het MJP heeft gevat in een programmaplan en een bijbehorend programmateam heeft opgericht.

Belangrijk in het proces is om de energie erin te houden of weer te krijgen. Want, zo vertelde Michel, na het enthousiaste begin, kreeg het programma te maken met de fase waarin de energie eruit liep, treffend omschreven als de vallei des doods. Het echter is de kunst om daar weer uit te komen, om vervolgens naar de ‘Wow, we dit it’ te rijzen.

Zijn tips zijn:

  • Ruim genoeg tijd in voor de planfase
  • Hou het behapbaar
  • Volg de wind en voel waar de energie in zit
  • Besteed aandacht aan het team
  • Houd balans tussen richten en inrichten (balans tussen de grote lijn en de details)
  • Geloof en vasthoudendheid

Kortom: 'Het ijzer is nu heet, het is tijd om te smeden en aan de slag te gaan met de informatiehuishouding!’

Een conditie om klaar te zijn voor de toekomst

Daar voegt Johan Maas, directeur Bedrijfsvoering bij EZK aan toe dat de energie die erin gaat inderdaad belangrijk is, evenals het prikkelen van animo van de medewerkers. Daarin moet je ook als leidinggevende het goede voorbeeld geven. Het wordt best een omslag, “maar openbaarheid is naar mijn mening een conditie om klaar te zijn voor de toekomst”, aldus Johan. Dus dat is de moeite waard om naar toe te werken.

Principes uitwerken bij de werksessie

In de afgelopen maanden heeft het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) een ronde langs de ministeries en uitvoeringsorganisaties gemaakt. In deze ronde zijn de organisaties geïnformeerd over het Meerjarenplan en de 7 actielijnen die door RDDI worden opgepakt. De rode draden die in de ronde zijn opgehaald, zijn doorvertaald in principes. En deze principes  werden tijdens de werksessie met enthousiasme uitgewerkt door de deelnemers, aan de hand van de design thinking methode.

De opbrengsten van de werksessie worden zoveel als mogelijk meegenomen als input in een document aan het SG overleg van 5 juni aanstaande. Dit document heeft als doel het bestaande Meerjarenplan Rijk verder te concretiseren en te verbeteren, met als groter doel om gezamenlijk zo goed mogelijk aan de slag te gaan voor  een toekomstbestendige informatiehuishouding!