Een spannende stuurgroep...
Natuurlijk zijn al onze stuurgroepvergaderingen spannend maar deze was het zeker. We hadden drie grote onderwerpen op de agenda; de actualiteit, e-mailarchivering en webarchivering. Deze onderwerpen verdienen het om grondig met elkaar te bespreken en dat deden we dan ook.
Los van de inhoud bespraken we de actualiteit en dan met name de implicaties van de nieuwe wetten die ons programma raken: Wet open overheid en de nieuwe Archiefwet. Het aantal rijksbrede projecten zal hierdoor toenemen. Departementen willen graag ondersteund worden bij de nieuwe ontwikkelingen en een aantal vraagstukken moet ook Rijksbreed worden opgepakt. Daarnaast zal er nog genoeg werk aan de winkel zijn voor de zorgdragers zelf. We hebben voorzichtig verkend of dat zou kunnen leiden tot een hogere bijdrage van de departementen aan het programma en ook of we de aansturing van het programma moeten verbreden. Op dit moment zijn namelijk niet alle departementen rechtstreeks vertegenwoordigd in onze stuurgroep. Deze eerste verkenning was nuttig en constructief. We concludeerden dat we verder en tijdig over de implicaties van de nieuwe wetten moeten doorpraten.
Dan de inhoud. E-mailarchivering! Hierbij stonden de resultaten van de twee pilots centraal én een concept handreiking hoe e-mails bewaard en gearchiveerd kunnen worden. Er zijn naast de pilots meerdere onderzoeken uitgevoerd door het Nationaal Archief waardoor ook de Rijksarchivaris zijn visie op de zogenaamde ‘bulkarchivering’ kon geven. Alles lag voor ter besluitvorming. En daar zat ook het probleem. De stuurgroep gaf aan dat eerst de resultaten van de pilots en de onderzoeken besproken moeten worden en dan pas de handreiking. Hoewel de richting van de handreiking goed lijkt te zijn, rezen er nog teveel vragen. Levert deze handreiking bijvoorbeeld niet het beeld op dat medewerkers niet zelf alles netjes op hoeven te slaan in hun DMS? Het antwoord is dat deze handreiking vooral is bedoeld voor die situaties waarin het om wat voor reden dan ook toch niet helemaal goed gaat met het bewaren van e-mails en we willen voorkomen dat belangrijke informatie zoek raakt. De pilots laten zien dat dat heel goed technisch, juridisch en met het betrekken van de medezeggenschap te realiseren is. We nemen de komende maanden om de pilotresultaten nog beter in kaart te brengen, de handreiking voor een reviewronde te delen én alvast een doorkijkje te geven naar het vervolg. Want wat wel duidelijk werd, is dat een aantal ministeries graag snel aan de slag willen.
Webarchivering kreeg een decharge voor de impactanalyse. Voor het eerst ligt er een notitie met doorwrochte analyse wat de voor- en nadelen van vervroegde overbrenging zijn. En ja, vervroegde overbrenging kan in dit geval, bij voorkeur na 3 jaar. We kunnen nu de kostenanalyse maken en de aanbesteding voorbereiden. Dit project heeft ook veel kennis opgeleverd voor andere vervroegde overbrengings-onderwerpen, zoals de pilots voor de nieuwe Archiefwet. Een mooi resultaat, met complimenten aan iedereen die er (wederom) hard aan heeft gewerkt.
Wij werken de zomermaanden verder aan de informatiehuishouding, u ook? Laat het ons weten!! We komen graag langs om te horen waar u mee bezig bent.
Jacqueline Rutjens, j.w.rutjens@minocw.nl