Klankbordgroep e-mailarchivering positief kritisch over pilot

In het project e-mailarchivering is een werkwijze ontwikkeld ter vervanging van de huidige archiveringsmethodiek die binnen diverse departementen wordt gehanteerd. Met deze nieuwe werkwijze is begin dit jaar proefgedraaid bij JenV en VWS. Op 21 juni kwam de klankbordgroep bijeen om de resultaten hiervan te bespreken. Richard Bor, mede-projectleider: ‘Het blijkt dat de klankbordgroep positief kritisch is over de nieuwe werkwijze. Een aantal aspecten vraagt wel om nader onderzoek of een verdere uitwerking.’

Klankbordgroep e-mailarchivering

Bijeenkomst klankbordgroep e-mailarchivering

Pilot van drie maanden

De pilots zijn begin dit jaar gestart en hebben drie maanden geduurd. Gedurende deze periode heeft een groep medewerkers proefgedraaid met de nieuwe werkwijze. Deze werkwijze houdt in dat e-mail, inclusief bijlagen, die wordt verzonden of ontvangen door medewerkers van de Rijksoverheid, tien weken na verzending of ontvangst, door de ICT-dienstverlener automatisch in een aparte omgeving wordt opgeslagen. Ook kunnen medewerkers in de eerste tien weken privé e-mail, p-vertrouwelijke zaken of andere, niet archiefwaardige e-mail, verwijderen. Een ander uitgangspunt is dat alle e-mail tien jaar wordt opgeslagen, waarna deze wordt verwijderd. Voor te benoemen sleutelfunctionarissen wordt de e-mail permanent bewaard. Na uiterlijk 20 jaar, of zoveel eerder als ministeries beslissen, wordt e-mail van sleutelfunctionarissen naar het Nationaal Archief overgebracht. Deze wordt openbaar beschikbaar gesteld, voor zover daar door de zorgdrager geen openbaarheidsbeperkingen op zijn aangebracht.

Resultaten

De medewerkers die hebben proefgedraaid met de nieuwe werkwijze zijn overwegend positief. Vanuit VWS kwamen ook de volgende resultaten nog naar voren:

In het kader van historische waarde blijkt dat besluitvorming goed terug te vinden is bij sleutelfunctionarissen (schaal 16 en hoger); dit concept werkt

De ‘zoeken en vinden’ software die is geïmplementeerd bij de pilot werkt goed bij het terugzoeken van informatie, de organisatie kan ermee uit de voeten.

Op basis van de pilot is het aan te raden nog een bewerking op mailboxen van sleutelfunctionarissen toe te passen voor overdracht naar het Nationaal Archief.

De medewerkers stellen de 10 weken termijn ter discussie. Hun e-mail mag direct automatisch opgeslagen worden.

De resultaten van de pilot bij JenV lieten het volgende zien:

De termijn voor filteren privémails kan korter dan 10 weken

Niet iedereen heeft een privémap aangemaakt of privémail gefilterd

De instructie werd als makkelijk uitvoerbaar ervaren

Niet alle relevante informatie wordt naar sleutelfunctionarissen gestuurd (individueel bepaald); alleen mail bewaren van sleutelfunctionarissen is dus niet altijd voldoende.

In de mailbox van sleutelfunctionarissen zit ook veel, vaak minder relevante,  bedrijfsvoeringsinformatie (te vernietigen volgens geldende selectielijsten)

Door combinatie van bronnen is het makkelijker een vollediger beeld te krijgen

Er is meerwaarde van de zoek en vind software t.o.v. MS Outlook

Zoeken d.m.v. query’s is specialistisch werk (informatiespecialisten)

De werkinstructie van e-mailarchivering werd niet altijd opgevolgd waardoor er bij de analyse bleek dat er een grote variëteit was in de soort informatie die was opgeslagen. Dit maakte het zoeken en vinden van relevante informatie lastiger. Zorg er dus voor dat het naleven van de instructie wordt gemonitord.

Vragen vanuit klankbordgroep

De presentatie leidde ook tot een aantal vragen die vooral te maken hadden met het proces:

Hoe bepaal je of iemand of een dossier een hotspot is?

Een hotspot is iemand die een belangrijke rol heeft gespeeld in een bepaald dossier. Het departement bepaalt zelf welke (en of) informatie relevant is en wijst dan een hotspot aan. Voor deze hotspots geldt hetzelfde als voor een sleutelfunctionaris. Het Nationaal Archief heeft hier onderzoek naar gedaan en voor het project een rapport opgesteld.

Vindt er gedragsverandering plaats door de nieuwe werkwijze, de zorg/ indruk wordt gewekt dat techniek alles oplost?

Tijdens de pilot van J&V bleek dat de werkinstructies nauwelijks hebben geleid tot een andere omgang met e-mail door medewerkers. Bestaande werkwijzen bleven tijdens de pilotperiode gehanteerd waardoor enerzijds archiefwaardig materiaal in sommige gevallen werd verwijderd en anderzijds privé-mail niet altijd werd gefilterd.

Hoe is de verhouding tussen mails in Wob-verzoeken en andere soort informatie die aangeboden worden met Wob-verzoeken?

Dit is nu niet te zeggen. Een medewerker gaat bij een Wob-verzoek op zoek naar informatie. Dat haalt hij uit diverse bronnen, waaronder een DMS, zijn e-mail, zijn samenwerkfunctionaliteit en zijn persoonlijke archief (netwerkschijven).

Is de 10 weekse periode die gehanteerd is in de pilot als realistisch en zinvol gebleken?

Er is gekozen voor een periode van 10 weken om het overgrote deel van de medewerkers de gelegenheid te geven de e-mail op te schonen. Daarmee vang je de meeste soorten verlof af. De pilotdeelnemers zagen geen meerwaarde in de 10 weken. Wat hun betreft mocht deze periode vervallen, of sterk worden ingekort. Uit de adviezen rondom de PIA bleek juist wel dat het belangrijk is een (10 weken) periode te hanteren. Dit t.b.v. dataminimalisatie en minimale dataverwerking.

Wanneer is een stuk archiefwaardig?

De departementen dienen zelf te bepalen wat wel of geen archiefwaardige stukken zijn, de departementen geven ook aan wie bevoegd is om in het archief te mogen zoeken

Vervolgstappen

Inmiddels zijn de resultaten van de pilots ook besproken in de stuurgroep Rijk aan Informatie. Daarin bleek dat er behoefte is aan nadere uitwerking en onderzoek voordat tot uitvoering over kan worden gegaan. Dit wordt in een volgende stuurgroep besproken.

De leden van de klankbordgroep zijn intussen gevraagd mee te denken over de implementatie zodra er een vastgestelde nieuwe werkwijze is, zodat deze ook echt gaat landen. Ook is hen gevraagd mee te denken over bij welk(e) departement(en) het meest geschikt zijn om de implementatie te starten.