Emine Özyenici: 'de informatie-overload vereist een nieuwe manier van bewaren en vinden'
Op 2 januari start bij J&V de pilot e-mailarchivering. Wat houdt deze pilot in en waarom vindt J&V een nieuwe manier van e-mailarchivering belangrijk? Wij vroegen het Emine Özyenici, directeur Informatisering en Inkoop bij J&V: ‘We hebben te maken met een informatie-overload die vereist dat er een nieuwe manier van bewaren en vinden komt. We zijn benieuwd of de nieuwe methodiek helpt al onze professionals op het juiste moment van de juiste informatie te voorzien.’
Emine: ‘Als J&V hebben wij belangrijke maatschappelijke opgaven. We moeten zorgvuldig met onze informatie omgaan, zodat het goed opgeslagen wordt en vindbaar is op het juiste moment. Zowel voor onze mensen op straat als op kantoor. Dat wordt steeds lastiger. Door de digitalisering nemen de hoeveelheid informatie en informatiedragers enorm toe. Dit zorgt voor een informatie-overload. Het applicatielandschap ontwikkelt zich in een razend tempo. We hebben een paradigmashift nodig op het gebied van bewaren en vinden van informatie. De richtlijn en techniek van de pilot e-mailarchivering kan hier zeker een bijdrage aan leveren. Daarom doen wij graag mee aan de pilot.’
DG politie is de directie die meedoet aan de pilot. Is dat een bewuste keuze?
‘Ja. We zochten naar een directie waarmee we korte lijnen hebben. Daarnaast is het een beleids DG. Het voordeel hiervan is dat zij over verschillende soorten informatie beschikken: politieke, bestuurlijke, en privacygevoelige. Verder maakt DG Pol gebruik van de dienstverlening van SSC-ICT, die nu ook de technische kant van de pilot verzorgt. Dat is wel zo handig. Maar we hebben DG Pol ook gekozen omdat zij zich zelf hebben aangemeld voor de pilot. Ze zijn enthousiast en dat is een belangrijke voorwaarde.’
Hoe past deze pilot bij J&V verandert?
‘Het programma J&V verandert houdt veel in. Denk aan open en transparante communicatie. Van buiten naar binnen denken en acteren en een centrale rol voor maatschappij en wetenschap. Betere e-mailarchivering draagt er aan bij dat we naar de toekomst toe een open en transparante organisatie kunnen zijn.’
De pilot wordt geïnitieerd door het programma Rijk aan Informatie waarvan jij stuurgroeplid bent. Ben je betrokken geweest bij de ontwikkeling van de richtlijn en techniek die in de pilot worden getoetst?
‘Ja. Ik neem al ruim twee jaar met veel plezier deel aan de stuurgroep van Rijk aan Informatie. Het is een programma waarin nieuwe initiatieven en nieuwe ideeën tot stand komen en daar maak ik vanuit J&V graag onderdeel van uit. Eén van die initiatieven is deze pilot. Aan de ontwikkeling ervan zaten twee kanten: de organisatorische, dus wat komt er bij de nieuwe werkwijze kijken en wat kost het. En de onderzoekstechnische, dus wat betekent het voor de informatie experts, het nationaal archief en hoe schaalbaar is de techniek. Ik vind het mooi dat ik aan beide vraagstukken vanuit mijn rol waarde kon toevoegen.’
Wat gaan jullie tijdens de pilot toetsen?
‘De pilot start gelijktijdig bij J&V en VWS. Gedurende drie maanden gaan we aan de hand van fictieve WOB-verzoeken achterhalen of de doorzoekbaarheid en vindbaarheid van informatie wordt vergroot door deze nieuwe methode en techniek. Ook wordt beter inzichtelijk wat de kosten zijn, toetsen we de gebruiksvriendelijkheid en effectiviteit en willen we inzicht krijgen in wie sleutelfunctionarissen zijn in onze organisatie. Dit zijn collega’s, waarschijnlijk topambtenaren of project- en programmamanagers, die betrokken zijn bij belangrijke processen en besluitvorming. De informatie die in hun e-mailbox bewaard wordt kan essentieel zijn bij de reconstructie van processen.’
Wat hoop je dat je pilot oplevert?
‘Ik hoop dat methodiek en techniek die in de pilot wordt gebruikt er aan bijdragen dat de doorzoekbaarheid en vindbaarheid van al onze informatie wordt vergroot. Dus eigenlijk antwoord op de vraag: is dit een alternatief voor de huidige werkwijze? Ook vind ik het interessant om onze ervaringen te delen met die van VWS zodat we aan de hand van deze inzichten de techniek verder kunnen verfijnen zodat we in de nabije toekomst meer grip kunnen krijgen op onze informatie ondanks de overload. Dat is voor J&V essentieel om aan onze maatschappelijke opgave te kunnen voldoen.’
Meer informatie?
Neem contact op met Jos Hezemans.