‘Informatie-uitwisseling tussen beleid en uitvoering kan efficiënter’
Drie vragen aan Erwin Virginia, beleidsadviseur dierenwelzijn (NVWA)
Hoe bevalt het thuiswerken?
“Voor de coronacrisis werkte ik ook wel eens thuis als het zo uitkwam, maar weken achtereen was nog niet eerder voorgekomen. Gelukkig gaat dat best goed. Vooral vanwege de goede technische faciliteiten. Begin 2019 zijn we overgestapt naar werken in de cloud. Waar je ook bent en op welk device je ook werkt, als je inlogt op de cloud kom je in dezelfde werkomgeving uit. Dat is zeker nu een pluspunt, want zo kan ik thuis op mijn privédesktop werken. Die heeft een groot beeldscherm, wat fijner werkt dan het kleine beeldscherm van mijn werklaptop. Het enige wat ik echt mis, is het menselijke contact.”
Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?
“Ik houd me dagelijks bezig met het welzijn van exotische dieren, zowel de dieren die door particulieren worden gehouden als dieren die in winkels, dierentuinen en circussen leven. Daarover geef ik advies aan de inspecteurs in het veld, zodat zij hun inspectie goed kunnen uitvoeren. Maar ik adviseer ook bij Kamervragen, bij vragen van het ministerie van LNV en bij de informatievoorziening aan ons eigen management. Ik ben dus een tussenpersoon tussen beleid en uitvoering.
Adviezen voor inspecteurs gaan vaak via e-mail. Zelf sla ik alles via de cloud op de teamschijf op, want ik vind het belangrijk om zoveel mogelijk informatie toegankelijk te maken voor collega’s. Inspecteurs kunnen helaas niet gemakkelijk bij mijn documenten, omdat ze werken bij een andere afdeling (Inspectie Plant, Vis, EU en Natuur). Daarom worden bijvoorbeeld werkinstructies voor inspecteurs nu ook gepubliceerd op een speciale intranetpagina. Het zou handig zijn als dit in de toekomst anders georganiseerd kan worden, zodat informatie-uitwisseling tussen afdelingen efficiënter wordt.”
Houd bij het archiveren ook je collega’s in je achterhoofd. De structuur en titels moeten voor iedereen helder zijn.
Wat wil je nog delen met je collega’s?
“Er zijn toch best veel overleggen die nu niet doorgaan, waardoor beslissingen en deadlines worden verschoven. Ook producten worden later opgeleverd en advieswerk staat soms tijdelijk on hold, omdat andere zaken prioriteit krijgen. Wees daarom creatief met de jaarplanning: haal naar voren wat naar voren kan. Zo bereid ik alvast een cursus voor die dit najaar gepland staat. Het jaar loopt voor iedereen anders, dus doe wat je kan. Misschien nog een kleine tip wat informatiehuishouding betreft. Bij ons deelt iedereen de mappen in de cloud naar eigen invulling in, met zelfbedachte titels. Dat is handig voor jezelf, maar misschien niet voor anderen. Houd bij het archiveren ook je collega’s in je achterhoofd. De structuur en titels moeten voor iedereen helder zijn.
En iets heel anders: blijf actief, beweeg af en toe en kom veilig buiten, zodat iedereen gezond is als we straks wél weer naar kantoor mogen!”