Goed opslaan is zo gedaan!

Bijdragen aan openheid en transparantie.
Hoe dan?
Als Rijksoverheid willen we goed samenwerken...
open, transparant en betrouwbaar zijn.
Meer dan ooit is dit onderwerp van gesprek.
Overheidsinformatie moet niet alleen juist zijn.
Maar ook altijd beschikbaar en vindbaar.
Dat vraagt iets van ons allemaal.
Dus ook van jou.
Overheidsinformatie is alle informatie die belangrijk is...
om een goed beeld te kunnen krijgen van besluitvormingsprocessen.
En dat is meer dan je misschien denkt.
Geschreven notities bijvoorbeeld.
Beleidsstukken.
Appjes.
Video’s.
Social Media posts.
Maar waarom is het nou eigenlijk zo belangrijk...
om overheidsinformatie goed op te slaan?
Er zijn verschillende redenen waarom het belangrijk is...
dat informatie makkelijk terug te vinden is.
Historisch besef, bijvoorbeeld, zodat toekomstige generaties...
ook inzicht hebben in de ontwikkeling van ons land.
Efficiënter werken.
En samenwerken met jouw collega’s binnen en buiten de overheid.
Verantwoording afleggen...
aan het parlement en de maatschappij.
Onderzoek door journalisten en wetenschappers.
Rechtszekerheid voor burgers en organisaties.
Wist je dat goed omgaan met overheidsinformatie...
zelfs een wettelijke verplichting is?
Burgers en organisaties hebben recht op toegang tot bepaalde overheidsinformatie.
Dat is om hun gelijk te kunnen halen bij geschillen en om de overheid te kunnen controleren.
De Wet openbaarheid van bestuur die zich hierop richt...
wordt binnenkort  vervangen door de Wet open overheid.
Deze wet zorgt ervoor dat overheidsinformatie vaker actief...
openbaar gemaakt wordt en voor iedereen toegankelijk is.
Dat doen we nu al met wetten, kamerstukken en beslisnota’s.
De komende jaren gaan we nog meer informatie actief openbaar maken.
Alle informatie wordt straks gedeeld via...
het Platform Open Overheidsinformatie.
Wist je dat het goed opslaan en delen van informatie ook het beste wapen is tegen nepnieuws?
En dat onderzoeken die uiteindelijk niks nuttigs opleveren, óók gepubliceerd moeten worden.
Last but not least:
veel regels rondom overheidsinformatie zijn voor het hele Rijk gelijk.
Maar op type informatie of manier van werken...
kunnen er per organisatie verschillen zijn.
Plan samen met je team een moment in om bij het onderwerp transparante overheid stil te staan.
En kijk hoe je elkaar kunt helpen.
Gebruik de tools die daarvoor bedoeld zijn...
zoals de digitale kaartenset die je vindt op de website van Goed Bewaard.
Succes!

Al je documenten goed en netjes archiveren.
Hoe doe je dat?
Er zijn gemiddeld 1.334 Wob-verzoeken per jaar.
In 2019 werd 71% hiervan te laat beantwoord.
De rijksmedewerker is gemiddeld 37 min per dag...
aan het zoeken naar overheidsinformatie.
Dit is 3,5 week per jaar.
82% van de medewerkers vindt zelf dat hij informatie voor andere goed opslaat.
Slechts 29% vindt dat informatie van andere makkelijk te vinden is.
 Deze cijfers laten precies zien waarom het zo belangrijk is...
om onze informatiehuishouding op orde te hebben.
Als Rijksoverheid willen we goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn.
Meer dan ooit is dit een onderwerp van gesprek.
Overheidsinformatie moet niet alleen juist zijn, maar ook altijd beschikbaar en vindbaar.
Dat vraagt iets van ons allemaal.
Dus ook van jou.
Ik hoor je denken: Informatiehuishouding, daar zijn toch informatiebeheerders voor?
Er zijn zeker specialisten voor.
Maar de uitvoering is aan ons allemaal.
Want we werken allemaal volgens de Archiefwet.
En daarbij moeten we ons over informatie continu afvragen:
Kan het worden gebruikt als bewijsvoering bij geschillen?
Kan het gebruikt worden als bron van wetenschappelijk onderzoek?
Kan het ingezet worden voor journalistieke doeleinden?
Of kan het relevant zijn voor het parlement?
Is het antwoord op één van deze vragen JA, dan moet je deze overheidsinformatie archiveren.
En dat kan wel eens vaker zijn dan je denkt.
Document Management Systemen als DigiDoc of Filenet en vele andere...
maken het jou makkelijker om overheidsinformatie goed op te slaan.
Deze systemen bewaken bijvoorbeeld de bewaartermijnen voor je.
Geweldig toch?
Nu denk je misschien: als het maar in het DMS staat, is het goed.
 Maar dat is iets te simpel gedacht.
Dus, bouw je bestandnaam zo op dat deze over 5 jaar nog steeds terug te vinden is.
Zet de datum in de bestandsnaam.
Sla ook conceptversies op in je DMS.
Zorg dat informatie leesbaar is en in standaard applicaties te openen is.
Om het je makkelijker te maken heb ik een paar tips voor je.
Plan iedere dag 15 min in je agenda om je werk goed te archiveren.
Toets eens bij je collega’s of zij jouw documenten makkelijk terug kunnen vinden.
Spreek met je collega’s af hoe je samenwerkingsruimtes...
en netwerkschijven netjes en overzichtelijk houdt.
Doe je ogen eens dicht en beeld je in als je eens in alle documenten goed en netjes hebt gearchiveerd.
Voelt lekker rustige he?
Ik zeg: ga voor dat opgeruimde gevoel!

Sommige informatie vraagt om extra bescherming.
Bijvoorbeeld omdat het vertrouwelijk is of privacygevoelig.
Als Rijksoverheid willen we goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn.
Meer dan ooit is dit onderwerp van gesprek.
Overheidsinformatie moet niet alleen juist zijn, maar ook altijd beschikbaar en vindbaar.
Dat vraagt iets van ons allemaal.
Dus ook van jou.
Het zal je misschien verbazen, maar eigenlijk is maar weinig overheidsinformatie vertrouwelijk.
Want het uitgangspunt is juist om transparant te zijn!
Natuurlijk zijn er wel uitzonderingen.
Het Voorschrift Informatiebeveiliging Bijzondere Informatie hanteert vier categorieën van informatie.
Departementaal Vertrouwelijk.
Staatsgeheim Confidentieel.
 Staatsgeheim Geheim.
Staatsgeheim Zeer Geheim.
De meeste DMS systemen voorzien in rubricering.
Echter is het van belang dat het werken met vertrouwelijke informatie ook iets van jou vraagt.
Het belangrijkste is: wees samen met je collega’s bewust van het belang van de informatie waar jullie mee werken.
Zorg dat de ontvanger van een document het ziet als de inhoud extra vertrouwelijk is.
Benoem dit ook in de tekst van een mail.
Ontvang je zelf gerubriceerde of gemerkte informatie?
Vraag de afzender dan of je het mag delen.
Je verwerkt misschien wel vaker persoonsgegevens dan je denkt.
Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?
Wat is een datalek en waar meld je dit?
Hoe lang mag je een CV van een sollicitant bewaren?
Wist jij de goede antwoorden op deze vragen?
Best een uitdaging toch?
 Bij persoonsgegevens wil ik ook nog even de volgende tips meegeven.
Bewaar de gegevens niet langer dan nodig is.
Deel gegevens alleen als dat bijdraagt aan het doel waarvoor je ze hebt gekregen.
Meld een datalek meteen, ook als het maar iets klein lijkt.
Deel geen persoonsgegevens via mail of Whatsapp.
Zorg hierbij dat je weet wat de specifieke regels en procedures in jouw organisatie zijn!
Ga eens na met welke informatie je nu werkt.
Is er misschien sprake van vertrouwelijke informatie?
Verwerk je persoonsgegevens?
Als je een risico ziet of er over twijfelt, spreek je uit en ga er over in gesprek!

Praktisch omgaan met e-mail.
Hoe doe je dat?
Dagelijks verstuurt elke ambtenaar medewerker bij de rijksoverheid tientallen mailtjes.
Deze mailtjes barsten van de overheidsinformatie die belangrijk kan zijn.
Oók tussen in jouw mails!
Als Rijksoverheid willen we goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn.
Meer dan ooit is dit onderwerp van gesprek.
Belangrijk onderdeel hiervan is het goed ordenen en archiveren van e-mails.
Dat vraagt iets van ons allemaal.
Dus ook van jou.
Wist je dat je mails 10 jaar lang bewaard blijven?
En in hoge functies vaak oneindig, bij het Nationaal Archief?
Zo zorgen we dat overheidsinformatie altijd is terug te vinden, bijvoorbeeld bij een wob-verzoek.
Een geruststellend idee.
Zeker omdat toegang tot je mailbox alleen gebeurt door aangewezen wob-experts en in samenspraak met jou.
Het is toegestaan om je werkmail privé te gebruiken.
Maar zorg er dan wel voor dat je zo snel mogelijk die mails opbergt in een apart mapje.
Of op een andere manier duidelijk maakt dat ze privé zijn.
Goed om te weten: als mails in een map staan met de markering ‘prive’, worden ze niet meegenomen in Wob-verzoeken.
Wel zo fijn als er privegegevens instaan.
Let op: het is niet toegestaan om je privé mailadres ook voor werk te gebruiken!
Ook al lijkt dat soms even handig.
Sla mails over jouw werk op een centrale plek op, bij voorkeur in het DMS.
Maak handige mapjes aan in Outlook, die passen bij de dossiers waar je aan werkt
Wil je weten hoe de vakantie van een collega was?
Stuur er dan een aparte mail over, die hoeft namelijk niet bewaard te worden.
Nieuwe medewerkers kunnen een frisse start maken met hun mailbox en deze direct goed inrichten.
Geef die tip ook aan jouw nieuwe collega’s!

Welk middel gebruik je op welke manier om te communiceren?
Die vraag is steeds moelijker te beantwoorden.
Erg handig al die nieuwe apps,  maar soms zie je door de bomen het bos niet meer.
Daarom hebben we bepaalde regels.
Besluitvorming mag je bijvoorbeeld nooi delen via berichtenapps als WhatsApp en Signal.
Als Rijksoverheid willen we goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn.
Meer dan ooit is dit onderwerp van gesprek.
Overheidsinformatie moet niet alleen juist zijn, maar ook altijd beschikbaar en vindbaar.
Dat vraagt iets van ons allemaal.
Dus ook van jou.
Ten eerste is het belangrijk onderscheid te maken tussen je werktelefoon en je privé telefoon.
Als je jouw privé-telefoon gebruikt voor je werk, dan is die Wob-baar.
Werk dus met je werktelefoon.
Maar wees bijvoorbeeld voorzichtig met sms.
Dat is namelijk steeds minder veilig.
SMS is wel  handig om bijvoorbeeld tijdelijke beveiligingscodes te ontvangen.
Of voor automatische antwoorden als ‘Ik bel je zo terug’.
Eigenlijk is het simpel: gebruik berichtenapps zo min mogelijk.
Deel er geen persoonsgegevens mee en app nooit over bestuurlijke zaken, bijvoorbeeld welke beleidsoptie de voorkeur heeft.
Want informatie die je deelt via apps is moeilijk vindbaar voor anderen en/of bij een Wob-verzoek.
Apps als WhatsApp en Signal kun je bijvoorbeeld wel gebruiken voor informele zaken.
Het delen van een interessant artikel.
Het stellen van een snelle hulpvraag.
Of bijvoorbeeld het inplannen van een koffiedate.
Vergader jij tegenwoordig ook zo vaak digitaal?
Bedenk dat niet alle voorzieningen hiervoor even veilig zijn.
En even zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
Gebruik daarom Webex of de videovoorzieningen die jouw organisatie geselecteerd heeft.
Heb je een call in de trein?
Realiseer je dan dat anderen meeluisteren.
Heb je toch een berichtenapp gebruikt voor formeel contact?
Sla dan de berichten op die van belang zijn voor besluitvorming.
Zorg dat je op de hoogte bent van de specifieke regels en werkwijzen in jouw organisatie.
Vraag je leidinggevende hiernaar.
Sta eens stil bij je eigen gewoontes.
Bedenk welke apps je allemaal gebruikt en scroll eens door je inbox.
App jij óver of mét beleid?