Tips van collega’s: zo gaan zíj om met overheidsinformatie
Als medewerker binnen het Rijk ben je er samen met je collega’s verantwoordelijk voor dat overheidsinformatie altijd vindbaar en beschikbaar is. Van elkaar leren is daarbij heel belangrijk. Hieronder delen collega’s hun ervaringen.
‘Meld waar je tegenaan loopt’ - Vera Rosema
"Samen met mijn collega’s van Doc-Direkt ondersteun ik rijksorganisaties en ambtenaren bij het veilig, vindbaar en duurzaam maken van informatie. We ontwikkelen bijvoorbeeld tools voor het ondertekenen en delen van documenten en proberen het doorzoeken van systemen makkelijker te maken. De kracht zit daarbij in samen ontwikkelen. Dus sluit een tool niet helemaal aan op je wensen? Of loop je tegen een concreet probleem aan? Meld het dan vooral, dan kunnen we samen op zoek naar een oplossing."
Vera werkt als relatiemanager bij Doc-Direkt, de interne dienstverlener van informatiehuishouding voor de Rijksoverheid. Doc-Direkt is onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
‘Start meteen goed’ - Vincent Staal
"Start je een nieuw project of programma, dan kun je rekenen op veel informatiestromen. Je krijgt vaak te maken met mensen binnen én buiten het Rijk en met allerlei verschillende tools. Zorg er dan voor dat je bij de start al bewuste keuzes maakt. Wat moet bewaard worden? Welke informatie is tijdelijk? Hoe werk je veilig? Die vragen beantwoorden vraagt wat inspanning, maar bespaart op de lange termijn veel tijd. Houd het vooral praktisch en werkbaar. Informatie moet goed, maar ook handig en snel bewaard kunnen worden."
Vincent werkt bij het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Daar houdt hij zich bezig met de implementatie van een nieuwe versie van C2000, het communicatiesysteem voor hulpdiensten.
‘Humor werkt verrassend goed’ - Liesbeth Bijtenhoorn
"Wanneer je ziet dat collega’s zich niet aan de regels houden, is het belangrijk ze daar op aan te spreken. Een beetje humor werkt dan vaak verrassend goed. Zo vind ik het samen met een groepje collega’s leuk om mensen een beetje te plagen als ze hun computer niet hebben gelockt. Dan suggereer ik bijvoorbeeld dat ik een mail verstuurd heb waarin ik namens die persoon iedereen heb uitgenodigd voor gebak. Je houdt het dan luchtig en het heeft een groot effect: er wordt nog lang over nagesproken en het gaat niet snel nog een keer verkeerd."
Liesbeth is programmamanager en adviseur bij het onderdeel Centrale Informatievoorziening (CIV) van Rijkswaterstaat. Daar houdt ze zich onder meer bezig met de i-Strategie 2.0.
‘Ook aandacht voor verwijderen’ - Ayse Breukelaar
"Weten welke informatie bewaard moet worden is soms best lastig. Zelf heb ik de neiging om te veel op te slaan, uit schrik om iets kwijt te raken wat je misschien nog eens nodig hebt. Het grote nadeel van alles maar bewaren is dan dat er tussen belangrijke besluiten en rapporten ook niet-relevante informatie komt te staan. Dat levert ruis op, voor jezelf en voor anderen. Het is dus belangrijk om niet alleen te focussen op de richtlijnen voor het bewaren van informatie, maar ook bewust dingen te verwijderen."
Ayse is HR-adviseur bij de Rijksschoonmaakorganisatie, onderdeel van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
‘Bewerk documenten op een centrale plek’ -Talitha Lemmen
Veel collega’s zullen het wel herkennen: het rondmailen van verschillende versies van hetzelfde document. Persoonlijk vind ik dit erg onhandig. Het kost vaak een hoop tijd en er kan verwarring ontstaan over wat de meest actuele versie is. Bij het Programma Basisregistratie Ondergrond maken we gebruik van het DMS van BZK. In dat DMS is het ook mogelijk documenten te bewerken. Erg handig, want binnen het programma werken we vaak in teams aan hetzelfde document. Rondmailen van verschillende versies hoeft dan niet meer!
Talitha werkt als junior projectleider bij het Programma Basisregistratie Ondergrond, een programma van de directie Ruimtelijk Ordening van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.