"De overdracht was in een handomdraai afgerond. Fijn voor mezelf, maar ook voor mijn opvolger"

Rèdjinald Lichtenberg is Rijks I-trainee. In twee jaar tijd doet hij drie opdrachten van acht maanden bij verschillende rijksorganisaties. Daarin houdt hij zich bezig met actuele vraagstukken op het gebied van ICT. Op dit moment werkt Rèdjinald bij CIO-Rijk mee aan een handreiking voor het uitvoeren van vernieuwende ICT op een verantwoorde manier.

Met wat voor overheidsinformatie heb jij te maken?

Als trainee spring ik vaak op een ‘rijdende trein’. Ik werk mee aan lopende projecten, waardoor het extra belangrijk is dat informatie goed vindbaar is. In mijn huidige opdracht kwam ik onlangs mijn eigen documenten weer tegen, die ik had opgeslagen tijdens mijn vorige opdracht. Collega’s hadden mijn informatie goed kunnen vinden, en ook nog goed kunnen toepassen bij een ander project. Daar word ik nou blij van!

Waarom is het belangrijk goed met overheidsinformatie om te gaan?

Zeker als je telkens weer instapt bij lopende projecten, merk je hoe afhankelijk je bent. Alleen wanneer je collega’s relevante documenten goed bewaard hebben, kun je efficiënt werken. Soms vind ik wel eens in verschillende mappen hetzelfde document, of in een map verschillende versies van dat document. Dan weet ik niet welke informatie de juiste is.

Ook bij een overdracht werkt een geordende archivering van informatie in ieders voordeel. De overdracht die ik deed bij mijn vorige opdracht was in een handomdraai afgerond. Niet alleen fijn voor mezelf, maar ook voor mijn opvolger, die gemakkelijk aan de slag kon. Hij zag namelijk snel uit welke bronnen de informatie komt, welke documenten definitief zijn en welke work in progress. Als informatie niet goed wordt bewaard en bijgehouden, kun je bijvoorbeeld ook lastiger voortborduren op eerdere oplossingen of besluiten.

Hoewel systemen van de overheid goed beveiligd zijn, is het ook belangrijk rekening te houden met bijvoorbeeld een hack of DoS-aanval. Die komen steeds vaker voor. Ik denk er daarom altijd over na welke informatie ik bewaar, en vooral ook hoe en waar ik dat doe.

Hoe zorg je dat informatie goed bewaard wordt?

Ik hanteer een strakke indeling voor mijn informatie. In het Document Management Systeem (DMS) categoriseer ik niet alleen lopende en afgeronde projecten per onderwerp, daaronder hang ik ook nog submappen. Bovendien heb ik een aparte map voor persoonlijke notities en achtergrondinformatie over de projecten, waardoor collega’s alleen de bruikbare informatie terugvinden in het DMS.

Hoewel systemen van de overheid goed beveiligd zijn, is het ook belangrijk rekening te houden met bijvoorbeeld een hack of DoS-aanval. Die komen steeds vaker voor. Ik denk er daarom altijd over na welke informatie ik bewaar, en vooral ook hoe en waar ik dat doe. Zo zorg ik dat ik gevoelige werkgerelateerde documenten alleen op mijn Citrix-omgeving zet en niet bewaar op een persoonlijk device, zoals mijn privélaptop of een USB-stick.