Aanleiding voor het project

Om de opgave rond het snel en correct afhandelen van Woo-verzoeken op een goede manier te kunnen volbrengen, klinkt steeds meer de roep om gemeenschappelijke tooling. Deze kan organisaties helpen bij het zoeken, vinden, opschonen en lakken van informatie die wordt verstrekt bij een Woo-verzoek. Ook is het automatisch produceren van een lijst met alle gevonden documenten mogelijk. RDDI-project Woo-hulp heeft tot doel deze tooling rijksbreed beschikbaar te stellen, door het in gang zetten van het sourcen en in beheer brengen van de tooling bij een shared service-organisatie van het Rijk. Hierbij werkt het projectteam nauw samen met rijksorganisaties.

Wat doet het project?

Bij aanvang van het project zijn de mogelijkheden verkend voor de inzet van verschillende tools die het Wob/Woo-proces kunnen ondersteunen. Deze verkenning leverde een generiek document op met een beschrijving van de gewenste tooling, inclusief functionele- en niet functionele eisen. Dit is in november 2020 goedgekeurd door de Stuurgroep van RDDI. Op basis van deze eisen is eind 2020 verkend hoe de gewenste tooling ter beschikking gesteld kan worden. Dit staat beschreven in twee documenten: de Nota opdracht inrichting en beheer beschrijft de wijze van aanbieden van de tooling door een interne partij. De Uitgangspunten aanbesteding beschrijft de ambitie, wat aanbesteed zal gaan worden en geeft verschillende scenario’s voor de aanbestedingsstrategie. Om optimaal gebruik te maken van de ervaring met Wob-hulp tooling die al binnen het Rijk beschikbaar is, heeft project Woo-hulp naast een projectteam ook een gebruikersgroep en een klankbordgroep. Ook is in het kader van een stage-opdracht verkend welke tooling al binnen de overheid gebruikt wordt voor het afhandelen van Wob-verzoeken.

Pilot VWS

In hoeverre voldoet Wob-hulp tooling die nu al binnen het Rijk beschikbaar is, aan de eisen en wensen van gebruikers, conform de opgestelde generieke functionele- en niet functionele eisen?  Om deze vraag te beantwoorden, is in de tweede helft van 2020 een pilot uitgevoerd bij het ministerie van VWS. Hierbij zijn reeds afgehandelde Wob-verzoeken nog een keer behandeld, met tooling die op de omgeving van VWS is geïnstalleerd. Een team van beleidsmedewerkers en gebruikersondersteuners heeft het volledige Wob-proces doorlopen met behulp van de tooling. Hiervoor is door RDDI en Doc-Direkt een generiek procesmodel Wob opgesteld, dat gebruikt kan worden binnen alle rijksorganisaties. Een tweede doel van de pilot was het verder aanscherpen van het generieke eisenpakket.

Onderzoek naar de rol van informatiehuishouding

Naast het beschikbaar stellen van tooling wil project Woo-hulp rijksorganisaties ook op andere manieren  helpen bij het verbeteren van hun informatiehuishouding, met het oog op het Wob en Woo-proces. Daarom liet het project tussen juli 2020 en januari 2021 een rijksbreed onderzoek uitvoeren naar de rol van informatiehuishouding bij een tijdige afhandeling van Wob-verzoeken. Het resulterende rapport Verbeterpunten in de informatiehuishouding voor een tijdige en kwalitatief goede afhandeling van Wob-verzoeken is beschikbaar via de volgende link:

Verbeterpunten in de informatiehuishouding voor een tijdige en kwalitatief goede afhandeling van Wob-verzoeken.

Stand van zaken

Met het accorderen van de Nota opdracht inrichting en beheer, de Uitgangspunten aanbesteding en het onderzoeksrapport Verbeterpunten in de informatiehuishouding voor een tijdige en kwalitatief goede afhandeling van Wob-verzoeken door de Stuurgroep van RDDI is de productenfase van project Wob-hulp afgerond. Op dit moement bevindt het project zich in de aanbestedingsfase. De toekomstige dienstaanbieder Doc-Direkt is bezig het Plan van Aanpak voor de aanbesteding uit te werken. Over de aanpak en planning volgt binnenkort meer informatie.

Werksessie interdepartementale samenwerking Informatiehuishouding en Wob

In samenwerking met ICTU organiseerde RDDI twee sessies over informatiehuishouding en Wob-verzoeken. De laatste sessie vond plaats op 5 April 2022. Hierin werd ingezoomd op interdepartementale samenwerking bij Woo-verzoeken met gebruikmaking van een praktijkvoorbeeld dat bedoeld was ons te inspireren tot concrete activiteiten om het verbeteren van het Woo-proces , de Covid Hotspot.  

Naar aanleiding hiervan wordt intern verder besproken wat ons tijdens de sessie opviel, welke elementen bruikbaar zijn voor het Wob-proces en hoe interdepartementale samenwerking te versterken is.

• Visie op de Woo
• Hotspots en een goede politiek-bestuurlijke antenne
• Commitment en sturen op gedrag
• De business centraal en werken met proceseigenaren
• Duto-scan
• Verbeterprogramma’s
• Vernieuwingsprogramma
• Samenwerking tussen Informatiebeheer en Wob-medewerkers
• Helder onderscheid tussen beleid en uitvoering
• Archiefcommissie
• Middelen voor verbeteringen
• Plannen voor kwaliteitssystemen
• Informatie weglaten
• Informatie structureren
• Informatie labelen
• Dossiervorming (informatie selectief en geordend bewaren)
• E-mail archiveren
• Dossiervorming met check op aanwezige documenten
• Bronsystemen en systeemkoppelingen
• Digitaal overbrengen
• Laktool geïntegreerd in het DMS/RMA
• Proactief openbaar maken
• Opbrengst 1 : meer trefzekere ‘hits’
• Opbrengst 2: minder werk in selecteren en ordenen
• Opbrengst 3: minder werk in het weglakken van vertrouwelijke informatie
• Opbrengst 4: actief openbaar maken
• Opbrengst 5: hergebruik van Wob-verzoeken
• Toekomstige opbrengsten

Visie op de Woo

Bij een departement heeft Informatiebeheer een visie ontwikkeld op de nieuwe Wet open overheid (Woo) en hoe daarmee om te gaan.

Hotspots en een goede politiek-bestuurlijke antenne

Een departement stelt proactief hotspots vast om daarop te anticiperen met extra aandacht voor dossier-vorming en controle daarop. Een goede politieke antenne daarbij helpt.

Commitment en sturen op gedrag

Bij enkele departementen betrekt men op een succesvolle manier het management bij het verbeteren van de informatiehuishouding

De business centraal en werken met proceseigenaren

De invoering van een nieuw archiefsysteem en zaakgericht werken is voor een departement de aanleiding om met proceseigenaren op managementniveau te werken, die aanspreekbaar zijn op de eigen processen en informatiehuishouding.

Duto-scan

Een departement meldt uitvoering van een DUTO-scan in samenhang met plannen voor een nieuw DMS/RMA en verbetering van de informatiehuishouding. Het resultaat van een DUTO-scan zijn concrete aanbevelingen voor het verbeteren van informatiehuishouding.

Verbeterprogramma’s

Bij twee departementen heeft men een breed programma voor de verbetering van de informatiehuishouding. De programma’s zijn onder andere gericht op: - betere aansluiting van het DMS/RMA op de werkprocessen en de manier van werken van de medewerkers; - betere en op maat gemaakte instructies voor de medewerkers waaronder een e-learning module voor zoeken; - vergroten van het bewustzijn bij de medewerkers dat een goede informatiehuishouding essentieel is; - boodschappen koppelen aan concrete situaties; - aandacht voor de informatiehuishouding bij instroom/onboarding; - een ‘archief challenge’ (leuk); - nulmeting (hergebruik meetmethode BZK), monitoring, resultaten in dashboard, feedback naar management (zie ook Kwaliteitssystemen)

Vernieuwingsprogramma

Bij meerdere departementen gaat men het DMS/RMA vernieuwen. De aanpak van een departement springt eruit, met herontwerp van processen en de ondersteunende informatiehuishouding en dat i.c.m. Zaakgericht werken en toepassing van Archivering by design. Daarbij is ook een nieuw Wob-proces ontworpen. Zie daarnaast de good ractice ‘Dossiervorming met check op aanwezige documenten’.

Samenwerking tussen Informatiebeheer en Wob-medewerkers

Samenwerken op tactisch niveau leidt bij Informatiebeheer tot meer inzicht in de behoeften bij het Wob-proces, waarna men gericht verbeter-maatregelen kan nemen. Dat effect is zelfs aanwezig als de samenwerking in eerste instantie alleen bestaat uit in uitvoerende zin assisteren bij het zoeken naar informatie. Als Informatiebeheer helpt bij het zoeken van informatie, dan leidt dat bij sommige departementen ook tot een directe verbetering van de doorloop-tijd van het Wob-proces, want Informatiebeheer weet het best hoe te zoeken.

Helder onderscheid tussen beleid en uitvoering

Bij een departement troffen we een heldere functiescheiding aan tussen Beleid voor DIV en archief en de Uitvoering van DIV en archief (beheer en het ondersteunen van gebruikers).

Archiefcommissie

Verschillende departementen hebben een departementale Archief-commissie. Deze zijn eerder geadviseerd (in 2007) door de Commissie Waardering en Selectie van het Nationaal Archief.

Middelen voor verbeteringen

Verbetermaatregelen vergen inzet en geld, veelal voor inzet op tactisch niveau (applicaties en processen verbeteren, instructies/trainingen, algeheel verbeter- of vernieuwingsprogramma). Voldoende middelen en continuïteit zijn dan belangrijk. Bij een departement heeft men het regelen daarvan met succes aangepakt: bottom up voorbereid, uitgebreide afstemming, hamerstuk bij besluitvorming en financiering voor 5 jaar vastgelegd.

Plannen voor kwaliteitssystemen

Verschillende departementen hebben plannen voor het invoeren van een kwaliteitssysteem voor de informatiehuishouding. Enkele departementen hebben al onderdelen van zo’n systeem beschikbaar. Een kwaliteits-systeem structureert en faciliteert een continue verbeterproces. Het is tevens bruikbaar als managementinstrument voor het ‘in control’ brengen en houden van de informatiehuishouding. Voorbeelden zijn onder andere beschikbaar bij gemeenten.

Informatie weglaten

Een departement bevordert het slim weglaten van inhoud die openbaarmaking belemmert door het organiseren van schrijfcursussen.

Informatie structureren

Bij een departement structureert men inhoud met inzet van sjablonen om zo bij openbaarmaking makkelijker onderscheid te maken tussen inhoud die daarvoor wel en inhoud die daarvoor niet in aanmerking komt.

Informatie labelen

Er liggen kansen om aan de slag te gaan met metagegevens voor openbaarheid met gebruikmaking van voor het Rijk beschikbare metagegevensstandaarden. Een departement houdt daar in het eigen metagegevensschema al rekening mee. Andere departementen labelen informatie indirect door deze in te delen in rubrieken waarbij de rubriek voor een belangrijk deel, maar niet voor 100%, bepaalt of informatie openbaar is.

Dossiervorming (informatie selectief en geordend bewaren)

Informatie selectief (volgens de selectielijst en niet meer en niet minder dan wat relevant is) en geordend (in dossiers, meestal in een centraal DMS/RMA) bewaren maakt dat zoeken en vinden binnen de Wob-processen sneller verloopt en meer zekerheid biedt. Hoewel het goed vullen van dossiers discipline vereist, gaan de departementen door met daarnaar te streven. Dat geldt ook voor het toevoegen van relevante e-mails aan dossiers. Een departement vindt (nu al) dat ‘dossiers over het algemeen goed worden gevuld’. Belangrijke succesfactoren zijn: • een goed werkend en laagdrempelige DMS/RMA dat aansluit op de werkprocessen en de manier van werken van de medewerkers; • passende instructies, waar nodig maatwerk; • bewustzijn bij de medewerkers van het belang van dossiers; • metingen en controles. Zie voor de good practices hiervoor de thema's Commitment, sturing en gedrag, Verbeter- en vernieuwingsaanpak en Kwaliteitssysteem.

E-mail archiveren

De Handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid is een rijksbrede richtlijn. Deze schrijft voor dat 10 weken na verzending of ontvangst alle dan nog niet ‘opgeschoonde’ e-mail van alle medewerkers voor bewaring wordt veiliggesteld. De e-mail van aangewezen sleutelfunctionarissen wordt vervolgens blijvend bewaard, de e-mail van andere medewerkers wordt na 10 jaar vernietigd. Alle departementen kiezen voor implementatie van de richtlijn. Soms is dat nog een plan en soms zijn er problemen met de implementatie. Waar dit het geval is, kan men gebruik maken van de ervaringen van departementen waar dit al werkt.

Dossiervorming met check op aanwezige documenten

Bij Zaakgericht werken kan het systeem dat dit regelt, afdwingen dat men een dossier compleet maakt. Pas als alle bij het proces verwachte documenten ‘een vinkje hebben’ kan de behandelaar door naar de volgende fase in het proces. Eén departement past dit nu toe bij het herontwerpen en -inrichten van processen in combinatie met een nieuw archiefsysteem.

Bronsystemen en systeemkoppelingen

De vraag wat waar te archiveren en te bewaren en ook weer terug te vinden wordt vaak niet heel expliciet beantwoord, maar is onder de oppervlakte wel aanwezig bij de departementen. Het gaat om het vullen van dossiers in het centrale DMS/RMA naast informatie die bedoeld of onbedoeld in bronsystemen blijft zitten, en om het moeten zoeken in ook bronsystemen naast zoeken in een DMS/RMA. Hier liggen vraagstukken die een relatie hebben met het gehele applicatielandschap en beperkte systeemkoppelingen voor het onderling verbinden van applicaties. De good practices zijn de systeemkoppelingen die er wel zijn, tussen het centrale DMS/RMA en bronsystemen en een applicatie voor organisatiebreed zoeken en bronsystemen. Een aandachtspunt is het hebben van een visie op deze problematiek.

Digitaal overbrengen

Een departement kiest er bij veel Wob-verzoeken soms voor om bepaalde (digitale) dossiers vervroegd over te brengen naar het e-depot van het Nationaal Archief. Daarvoor heeft men een (export-)tool operationeel. Inmiddels werkt men ook aan een systeemkoppeling voor nog meer geautomatiseerd overbrengen.

Laktool geïntegreerd in het DMS/RMA

Een departement gaat bij het in 2021 in te voeren nieuwe DMS/RMA werken met een laktool dat daarin is geïntegreerd. Het zal dan niet meer nodig zal zijn om te lakken documenten eerst uit het DMS/RMA te halen om ze na het lakken weer terug te plaatsen in het DMS/RMA.

Proactief openbaar maken

Alle departementen maken wel bepaalde soorten informatie actief openbaar. Voor wat al openbaar is, zullen Wob-verzoeken achterwege blijven. Soms is de werkelijkheid ingewikkelder en leidt het tot meer andere Wob-verzoeken. Maar ook dat is een reden om te kijken naar voorbeelden en naar wat wel en niet goed werkt.

Opbrengst 1 : meer trefzekere ‘hits’

Informatie die selectief (niet meer en niet minder dan wat relevant is) en ge-ordend (in dossiers) is bewaard, levert betere resultaten (completer en met meer zekerheid) op bij het zoeken en vinden van informatie naar aanleiding van een Wob-verzoek. Gericht archiveren aan de voorkant voorkomt het zoeken naar de ‘speld in de hooiberg’.

Opbrengst 2: minder werk in selecteren en ordenen

Beoordelen van de gevonden informatie is minder werk als ‘hits’ trefzeker zijn. Als de informatie goed geclassificeerd en gelabeld is vereenvoudigt dit de selectie van wat relevant is voor een Wob-verzoek nog meer. Ongericht in bulk bewaarde mail kan daarbij nog behoorlijk in de weg zitten.

Opbrengst 3: minder werk in het weglakken van vertrouwelijke informatie

Ook lakken is arbeidsintensief en kost dus veel tijd. Dit wordt verminderd met: - het handig weglaten van informatie bij het opstellen; - het structureren van informatie met behulp van sjablonen; - het inzetten van (AI-)laktools om vertrouwelijke gegevens te herkennen.

Opbrengst 4: actief openbaar maken

Actief openbaar maken vermindert het aantal Wob-verzoeken. De meningen hierover zijn wel verdeeld; sommigen denken dat het tot meer Wob-verzoeken zal leiden. Eén departement heeft hier goede ervaringen mee. Zeker als het thematische wordt aangepakt en vooral actuele onderwerpen actief openbaar worden gemaakt.

Opbrengst 5: hergebruik van Wob-verzoeken

Wob verzoeken zijn vaak gelijksoortig. Goede dossiervorming en archivering van Wob-verzoeken maakt hergebruik van Wob-verzoeken en reeds gelakte documenten mogelijk en voorkomt dat men eerder werk opnieuw moet uitvoeren.

Toekomstige opbrengsten: Archivering by design en Openbaarheid by design

Met het doorvoeren van de hier geschetste maatregelen geeft men meer invulling aan de benaderingen Archivering by design en Openbaarheid by design. In essentie betekenen deze concepten dat men de eisen die het Wob-proces (maar ook andere informatieprocessen) stellen aan de informatiehuishouding al meeneemt bij het ontwerpen en inrichten van de informatievoorziening. Een departement past dit al duidelijk toe bij de vernieuwing van haar DMS/RMA bij zowel de processen als de bijbehorende informatiehuishouding. Zie ook het onderwerp Vernieuwingsprogramma. In dat kader is ook het Wob-proces herontworpen. Dit zijn wel ontwikkelingen van de lange adem. Het is dan ook essentieel dit soort concepten mee te nemen in met name de vervangingscyclus van de informatiehuishouding van departementen.