Wob-hulp

In de onlangs door de Tweede Kamer aangenomen initiatiefwet open overheid (Woo) is opgenomen dat de termijn voor het afhandelen van Wob-verzoeken wordt teruggebracht. Tegelijkertijd zien organisaties het aantal Wob-verzoeken stijgen. Er ligt dus een behoorlijke opgave voor rijksorganisaties om de informatiehuishouding verder op orde te krijgen om de juiste informatie tijdig, effectief en AVG-proof te kunnen verstrekken. Project Wob-hulp ondersteunt rijksorganisaties hierbij.

Aanleiding voor het project

Om de opgave rond het snel en correct afhandelen van Wob-verzoeken (en in de toekomst, Woo-verzoeken) op een goede manier te kunnen volbrengen, klinkt steeds meer de roep om  gemeenschappelijke tooling. Deze kan organisaties helpen bij het zoeken, vinden, opschonen en lakken van informatie die wordt verstrekt bij een Wob-verzoek, ook is het produceren van een inventarislijst mogelijk. RDDI-project Wob-hulp heeft tot doel deze tooling rijksbreed beschikbaar te stellen, door het in gang zetten van het sourcen en, in beheer brengen van de tooling bij een shared service-organisatie van het Rijk. Hierbij werkt het projectteam nauw samen met rijksorganisaties.

Wat doet het project?

Bij aanvang van het project zijn de mogelijkheden verkend voor de inzet van verschillende tools die het Wob-proces kunnen ondersteunen. Deze verkenning leverde een generiek document op met een beschrijving van de gewenste tooling, inclusief functionele- en niet functionele eisen, dat in november 2020 door de Stuurgroep van RDDI is goedgekeurd. Op basis van deze eisen is eind 2020 verkend hoe de gewenste tooling ter beschikking gesteld kan worden. Dit staat beschreven in twee documenten: de Nota opdracht inrichting en beheer beschrijft de wijze van aanbieden van de tooling door een interne partij. De Uitgangspunten aanbesteding beschrijft de ambitie, wat aanbesteed zal gaan worden en geeft verschillende scenario’s voor de aanbestedingsstrategie. Om optimaal gebruik te maken van de ervaring met Wob-hulp tooling die al binnen het Rijk beschikbaar is, heeft project Wob-hulp, naast een projectteam, een gebruikersgroep en een klankbordgroep.

Onderzoek naar de rol van informatiehuishouding

Naast het beschikbaar stellen van tooling wil project Wob-hulp rijksorganisaties ook op andere manieren  helpen bij het verbeteren van hun informatiehuishouding met het oog op het Wob-proces. Daarom liet het project tussen juli 2020 en januari 2021 een rijksbreed onderzoek uitvoeren naar de rol van informatiehuishouding bij een tijdige afhandeling van Wob-verzoeken. De aanbevelingen uit dit onderzoek worden met rijksorganisaties gedeeld in Q1 2021.

Pilot VWS

In hoeverre voldoet Wob-hulp tooling die nu al binnen het Rijk beschikbaar is, aan de eisen en wensen van gebruikers, conform de opgestelde generieke functionele- en niet functionele eisen? Om deze vraag te beantwoorden, is in de tweede helft van 2020 een pilot uitgevoerd bij het ministerie van VWS. Hierbij zijn reeds afgehandelde Wob-verzoeken nog een keer behandeld, met tooling die op de omgeving van VWS is geïnstalleerd. Een team van beleidsmedewerkers en gebruikersondersteuners heeft het volledige Wob-proces doorlopen met behulp van de tooling. Hiervoor is door RDDI en Doc-Direkt een generiek procesmodel Wob opgesteld, dat gebruikt kan worden binnen alle rijksorganisaties. Een tweede doel van de pilot was het verder aanscherpen van het generieke eisenpakket.

Stand van zaken

De generieke functionele en niet-functionele eisen aan de toekomstige Wob-hulp tooling zijn opgesteld en geaccordeerd door de Stuurgroep in november 2020. De Nota opdracht inrichting en beheer en de Uitgangspunten aanbesteding liggen in Q1 2021 voor ter accordering. Ook het onderzoeksrapport wordt begin 2021 opgeleverd. De inzichten uit de pilot zijn verwerkt in de Uitgangspunten aanbesteding, en een evaluatierapport is beschikbaar gesteld aan het Strategisch Beraad van RDDI in januari 2021.