Wob-hulp

In het kabinetsbeleid Open Overheid is opgenomen dat de termijn voor het afhandelen van Wob-verzoeken wordt teruggebracht van zes naar vier weken. Tegelijkertijd zien organisaties het aantal Wob-verzoeken stijgen. Er ligt dus een behoorlijke opgave om de informatiehuishouding verder op orde te krijgen om de juiste informatie snel en AVG-proof te kunnen verstrekken.

Aanleiding voor het project

Om de opgave op het gebied van Wob-verzoeken op een goede manier te kunnen volbrengen, nu en in de toekomst, klinkt steeds meer de roep om een generieke tool. Deze kan organisaties helpen bij het zoeken, vinden, opschonen en lakken van informatie die wordt verstrekt bij een Wob-verzoek. RDDI-project Wob-hulp heeft tot doel deze tooling te sourcen en in beheer te brengen bij een shared service-organisatie van het Rijk, dit gebeurt in samenwerking met rijksorganisaties.

Wat doet het project?

De eerste stap binnen dit project was een verkenning van de mogelijkheden voor de inzet van verschillende tools die het Wob-proces kunnen ondersteunen. Deze verkenning leverde een generiek document  van functionele- en niet functionele eisen op, dat in november 2020 door de Stuurgroep van RDDI is goedgekeurd. Deze  eisen worden gebruikt bij het opstellen van een sourcingstrategie voor de tooling. Op basis van deze strategie zal de tooling in 2021 worden ingekocht- dan wel aanbesteed. Ook wordt het aanbieden van de tooling binnen het Rijk belegd bij een interne partij. Om optimaal gebruik te maken van de ervaring met Wob-hulp tooling die al binnen het Rijk beschikbaar is, heeft project Wob-hulp een gebruikersgroep en een klankbordgroep opgericht. Een ander onderdeel van het project is een rijksbreed onderzoek naar de rol van informatiehuishouding bij een tijdige afhandeling van Wob-verzoeken.

Stand van zaken

De generieke functionele en niet-functionele eisen aan de toekomstige Wob-hulp tooling zijn opgesteld en geaccordeerd door de Stuurgroep in november 2020. Parallel hieraan is het project bezig met de sourcingstrategie, inclusief DPIA en nota over de toekomstige beheerder van de tooling.  

Pilot VWS

In deze pilot worden  eerder afgehandelde Wob-verzoeken gebruikt. Deze worden behandeld met beschikbare tooling (Zoek&Vind en Kofax), die op de omgeving van VWS is geïnstalleerd. Een team van beleidsmedewerkers en gebruikersondersteuners doorloopt het volledige Wob-proces, met behulp van de tooling. Hiervoor is door RDDI en Doc-Direkt een generiek procesmodel Wob opgesteld, dat gebruikt kan worden binnen alle rijksorganisaties.

De pilot moet inzicht geven in hoeverre de beschikbare Wob-tooling binnen het Rijk kan voldoen aan de eisen en wensen van gebruikers. Een tweede doel is het verder aanscherpen van het model Wob-proces. Uiteindelijk worden de inzichten uit de pilot door RDDI verwerkt in de sourcingstrategie van de nog op te leveren generieke Wob-hulp tooling.

Onderzoek naar de rol van informatiehuishouding

In Q3 van 2020 is een rijksbreed onderzoek gestart naar de rol van  informatiehuishouding bij een tijdige afhandeling van Wob-verzoeken. Dit moet good practices en verbeterpunten opleveren, waarmee rijksorganisaties van elkaar kunnen leren. De verwachting is dat het onderzoek eind 2020 of begin 2021 wordt opgeleverd.