Wob-hulp

In het kabinetsbeleid Open Overheid is opgenomen dat de termijn voor het afhandelen van Wob-verzoeken wordt teruggebracht van zes naar vier weken. Tegelijkertijd zien organisaties het aantal Wob-verzoeken stijgen. Er ligt dus een behoorlijke opgave om de informatiehuishouding verder op orde te krijgen om de juiste informatie snel en AVG-proof te kunnen verstrekken.

Aanleiding voor het project

Om de opgave op het gebied van Wob-verzoeken op een goede manier te kunnen volbrengen, nu en in de toekomst, klinkt steeds meer de roep om een generieke tool. Daarom is binnen RDDI een start gemaakt met het project Wob-hulp, uiteraard in samenwerking met de rijksorganisaties.

Wat doet het project?

De eerste stap binnen dit project is een verkenning van de mogelijkheden voor de inzet van tools voor Wob-hulp. De komende periode zal daarvoor worden gesproken met potentiële afnemers (bij de departementen) en met rijksbrede dienstverleners. Zo wordt helder wat de behoeften zijn bij de departementen en wat de mogelijkheden zijn om Wob-hulp aan te bieden. Onderdeel van het project is ook een verkenning van de mogelijkheden voor een meer eenduidige werkwijze bij Wob-verzoeken. Daarmee moet de afhandeling van Wob-verzoeken worden gestroomlijnd en beter worden gefaciliteerd met personele capaciteit .

Stand van zaken

Eind 2019 is een inventarisatie ronde gehouden middels gesprekken met de hoofden van de WOB-afdelingen van de departementen. Aansluitend is met een Usergroep,  informatiespecialisten, Wob-juristen en administratieve ondersteuners van het werkproces, een workshop gehouden om de behoefte voor een tool te peilen. Beide initiatieven hebben veel informatie opgeleverd. Hieruit is door de projectgroep een generieke beschrijving van het werkproces bij Wob-verzoeken opgesteld. De resultaten zijn verder vertaald in een document  dat de functionele en technische eisen en de wensen voor de inzet van ondersteunende tooling weergeeft. Deze worden verder aangescherpt op basis van een pilot bij het ministerie van VWS in augustus en september 2020.

Pilot VWS

In deze pilot worden  eerder afgehandelde Wob-verzoeken gebruikt en deze worden behandeld met beschikbare tooling (Zoek&Vind en Kofax), die op de omgeving van VWS wordt geïnstalleerd. Een team van beleidsmedewerkers en gebruikersondersteuners doorloopt het volledige proces van het afhandelen van Wob-verzoeken met behulp van de tooling. Hiervoor is door RDDI en Doc-Direkt een generiek procesmodel Wob opgesteld, dat gebruikt kan worden binnen alle rijksorganisaties.

De pilot moet inzicht geven in hoeverre bestaande Wob-tooling binnen het Rijk kan voldoen aan de eisen en wensen van gebruikers. Een tweede doel is het verder aanscherpen van het model Wob-proces. Uiteindelijk worden de inzichten uit de pilot door RDDI verwerkt in het eisen- en wensenpakket van de nog op te leveren generieke Wob-hulp tooling.

Kwalitatief onderzoek

Op dit moment is de projectgroep bezig met het verder uitwerken van de non-functionele eisen en wensen. Daarnaast is in Q3 van 2020 een kwalitatief onderzoek gestart naar Best practices rond het afhandelen van Wob-verzoeken bij departementen en uitvoeringsorganisaties. Doel daarvan is helder te krijgen op welke onderdelen van het proces de organisaties het meest effectief stappen kunnen zetten.