Vervroegde digitale overbrenging

Een nieuw project van RDDI is vervroegde digitale overbrenging. In dit project gaan we ervaring opdoen met vervroegde overbrenging van digitale archiefbescheiden naar het Nationaal Archief (na tien in plaats van twintig jaar) en hieruit lessen trekken en delen. Daarnaast is het de bedoeling om bij wijziging van de Archiefwet (motie-Segers) de overbrengingstermijn zoveel mogelijk terug te brengen naar 10 jaar en dit gecontroleerd en met voldoende overgangstijd in te voeren.
 

Overbrenging

(Digitaal) overbrengen is de procedure waarbij overheidsarchieven door een overheidsorgaan (archiefvormer) worden overgedragen aan een archiefinstelling, conform artikel 12 van de Archiefwet. Alleen archief dat vanuit maatschappelijk, wetenschappelijk en/of cultuurhistorisch oogpunt langdurig (‘permanent’) dient te worden bewaard, wordt overgebracht. Het gaat dan om circa 10% van alle overheidsinformatie. Deze keuze wordt gemaakt op basis van selectielijsten, waarin wordt aangegeven welke archieven voor vernietiging en welke voor permanente bewaring in aanmerking komen. Door overbrenging valt het beheer van de archieven volledig onder de archiefinstelling. Een belangrijk doel van overbrenging is tijdige openbaarmaking van overheidsinformatie voor burgers en bedrijven. Overgebrachte archieven zijn in principe voor iedereen in te zien.

Whitepaper en klankbordgroep

Op dit moment wordt er nog weinig (vervroegd) digitaal overgebracht vanuit de departementen en uitvoeringsorganisaties naar het Nationaal Archief. De eerste actie is een whitepaper schrijven. De vraag die hierin centraal staat is: “Hoe kan RDDI (vervroegde) digitale overbrenging bij de departementen en uitvoeringsorganisaties stimuleren?” 

Op basis van de whitepaper zal er vervolgens een plan van aanpak worden geschreven en vervolgstappen worden bepaald.

Klankbordgroep
Voor de whitepaper is er op 25 maart 2019 van 09.00-13.00 een klankbordgroep in de Hoftoren om input voor dit whitepaper te verzamelen. Mocht je hieraan willen deelnemen, geef je dan op bij Merel Huisman  of Jelmer van Leeuwen.

Annet van Veen

Meer weten?

Neem voor meer informatie over het project contact op met projectleider Annet van Veen.