Stappenplan Implementatie actieve openbaarmaking vanuit de Woo

Voor rijksorganisaties

Actieve openbaarmaking houdt in dat de overheid informatie uit eigen beweging publiceert en voor iedereen toegankelijk maakt. Op dit moment maken rijksorganisaties beslisnota’s over wetgeving en beleidsvorming actief openbaar. In 2022 volgen beslisnota’s over nog een viertal onderwerpen. Ook treedt op 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) in werking. Deze wet verplicht het actief openbaar maken van 11 categorieën van informatie. Daarnaast hebben rijksorganisaties volgens de Woo een inspanningsverplichting om nog meer informatie actief openbaar te maken. RDDI ondersteunt wil rijksorganisaties bij deze transitie en heeft daarvoor diverse instrumenten ontwikkeld, waaronder de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo

Op deze pagina vind je een stappenplan om de actieve openbaarmaking vanuit de Wet open overheid voor te bereiden en te implementeren.

Stappenplan Actieve openbaarmaking

Om de vertaalslag naar de praktijk zo gemakkelijk mogelijk te maken, zijn er op deze pagina tips verzameld bij elke stap. Deze tips komen voort uit pilots uitgevoerd door RDDI en verschillende rijksorganisaties.

Stap 0: Terreinverkenning

Breng in beeld waar je organisatie staat op het gebied van actieve openbaarmaking. Door te inventariseren:

  • Welke informatie moet actief openbaar worden gemaakt in kader van het voorstel Wet open overheid (Woo) en andere wetgeving?
  • Welke informatie wordt er op dit moment al actief openbaar gemaakt?
  • Welke andere informatie leent zich voor openbaarmaking? Bijvoorbeeld informatie waar regelmatig een Wob-verzoek naar wordt gedaan of informatie over thema’s waar veel maatschappelijke belangstelling voor bestaat.

Stap 1: Stel de ambitie vast

Bepaal als organisatie de ambitie op het gebied van openbaarheid. Een heldere ambitie geeft richting aan de implementatie en zorgt ervoor dat alle relevante (interne) stakeholders hetzelfde beeld hebben bij het implementatietraject. De ambitie kan zich beperken tot de verplichte categorieën van de Woo, maar wordt bij voorkeur ruimer geformuleerd, om daarmee te voldoen aan de inspanningsverplichting. Daarnaast kan worden besloten om in combinatie met actieve openbaarmaking nog meer doelen te stellen, bijvoorbeeld andere initiatieven in het kader van Open op Orde. Over het vaststellen van de ambitie is meer informatie te vinden in  Handreiking Actief openbaar maken doe je zo !

Stap 2: Onderzoek impact die de implementatie gaat hebben op je organisatie

Om een passende aanpak te kiezen, is het belangrijk om de impact van de implementatie in kaart te brengen. Stel, je maakt informatie actief openbaar volgens de ambitie die je in de vorige stap hebt vastgesteld. Hoe zien je werkprocessen en systemen er dan uit? Wat moeten medewerkers weten en kunnen? En welke organisatiecultuur geeft vorm aan je ambitie? Onderzoek vervolgens de huidige situatie en bepaal wat de impact is van de beoogde verandering. Als hulpmiddel bij het in kaart brengen van de werkprocessen en systemen die van belang zijn bij het openbaar maken van informatie heeft RDDI een inventarisatiesheet ontwikkeld. Op basis van een ingevulde sheet wordt duidelijk wat er nog gedaan moet worden (gap) om tot de gewenste wijze van implementatie te komen.

Stap 3: Bepaal de aanpak om tot de implementatie te komen

Op basis van de ambitie en de benodigde verandering kan vervolgens een strategie worden gekozen om die verandering tot stand te brengen. Zo vraagt het openbaar maken van enkele informatiecategorieën om een andere aanpak dan het actief openbaar maken van veel verschillende soorten overheidsinformatie.

Stap 4: Richt een programma of project in

Op basis van de impactanalyse kan een rijksorganisatie inschatten wat nodig is om een programma of project in te richten. Het gaat hier om (de organisatie van) het team dat verantwoordelijk is voor de implementatie van actieve openbaarheid bij de organisatie. Denk hierbij niet alleen aan specialisten op gebied van het aanpassen van systemen en werkprocessen, maar ook aan experts die kunnen zorgen voor heldere en tijdige communicatie en mogelijk een gedragsveranderingstraject onder leidinggevenden en medewerkers.

Stap 5: Voorbereiden aansluiting op PLOOI

PLOOI is het online platform waarop overheidsorganisaties hun informatie (tekstbestanden, beeldmateriaal, audio-en videobestanden) actief openbaar gaan maken vanaf een nog vast te stellen datum. Op dit moment gebeurt dit nog via rijksoverheid.nl. PLOOI kan grotere hoeveelheden informatie over langere tijd goed vindbaar maken voor een breed publiek.

Eind 2021 is een eerste, 0.1.1 alpha, versie opgeleverd van de specificatie voor de aanlever-API van PLOOI. De komende maanden zal meer duidelijk worden over de aansluitvoorwaarden en aansluitstrategie. Informatie hierover wordt op website van PLOOI beschikbaar gesteld. Organisaties kunnen hun aansluittraject op basis hiervan bepalen.

Stap 6: Bereid je medewerkers voor op wat er gaat veranderen

Het succes van actieve openbaarheid wordt voor een belangrijk deel bepaald door de houding en het gedrag van de mensen in de organisatie. Het is belangrijk dat medewerkers zich veilig voelen wanneer meer informatie openbaar wordt, en gesteund worden bij (angst voor) negatieve bijeffecten. Het zijn tenslotte de medewerkers die invulling geven aan actieve openbaarheid door hun informatie te ontsluiten. Zij moeten bij de creatie van informatie al rekening houden met eventuele openbaarmaking op een later moment.

RDDI biedt via RADIO e-learnings actieve openbaarmaking aan voor medewerkers en leidinggevenden. Deze e-learnings gaan in op wat actief openbaar gemaakt wordt, waarom dit gebeurt, en wat de rol van medewerker en leidingevende is in dit proces

Stap 7: Richt de monitoring en rapportage in

Om te borgen dat ook na afronding van het project op duurzame wijze invulling wordt gegeven aan actieve openbaarmaking, is het goed om tijdig aandacht te besteden aan gedegen monitoring en rapportage. De Handreiking Actief openbaar maken doe je zo! geeft hier meer uitleg over.

Stap 8: Pas de systemen en werkprocessen aan

Na al deze stappen doorlopen te hebben, heb je alles in huis om de actieve openbaarmaking op een goede manier uit te voeren. Hierna is het zaak om de systemen en werkprocessen aan te passen daadwerkelijk aan de nieuwe situatie. Dit betreft zowel het ontwikkelen van de technische mogelijkheden als het opstellen en integreren van protocollen binnen de organisatie. Lees meer hierover meer in de Handreiking Actief openbaar maken doe je zo!