Terugblik op 3 jaar Stukken Beter bij JenV

Het programma Stukken Beter werkte de afgelopen drie jaar aan het verbeteren van de informatiehuishouding van het ministerie van JenV. Samen met de specialisten informatievoorziening bij de taakorganisaties werkte het aan concrete resultaten en zorgde het ervoor dat het bewustzijn over het belang van de informatiehuishouding sterk is vergroot. In dit artikel lees je een interview met het team.

Ginny Kuster - Stukken Beter
Programmamanager Guiny Kustner

Programmamanager Guiny Kustner vindt dat er nog veel te doen is, maar Stukken Beter heeft “een zetje gegeven”: “We hebben vooral het onderwerp op de agenda’s gekregen en dingen in gang gezet. Maar het zijn de specialisten informatiehuishouding bij alle onderdelen van JenV die daarmee aan de slag zijn gegaan. Zij hebben het opgepakt en verder gebracht. Dankzij hun inzet krijgt de informatiehuishouding nu de aandacht die het verdient.” Het programma was formeel een voortzetting van de verkenning die in 2017 door de directie Informatievoorziening en Inkoop werd uitgevoerd naar de stand van de informatiehuishouding bij JenV. Het programma was drie jaar lang een onderdeel van het Informatieplan van JenV.

“Er waren alarmerende rapporten van onder meer de Erfgoedinspectie over de slechte staat van de archieven bij de overheid."

Kluwen ontwarren

Eén directe aanleiding voor het programma was er niet, het was meer een samenloop van dingen, vertelt Jacco den Dulk, strategisch adviseur informatievoorziening en lid van het programmateam Stukken Beter: “Er waren alarmerende rapporten van onder meer de Erfgoedinspectie over de slechte staat van de archieven bij de overheid. De Algemene Verordening Gegevensbescherming werd ingevoerd, de nieuwe Archiefwet was in de maak en de Wet Open Overheid kwam eraan, die allemaal ingrijpen in de informatiehuishouding.” Gerben Kleine, coördinerend / specialistisch adviseur en lid van het programmateam Stukken Beter: “Deze ontwikkelingen leidden tot het besluit van het bestuur van het ministerie om het kluwen van de informatiehuishouding te ontwarren. De toenmalige plaatsvervangend secretaris-generaal Ronald Barendse gaf die opdracht aan het programma Stukken Beter.”

“Er lag iets begraven onder het zand. Hoe zag de informatiehuishouding eruit? Om hoeveel kilometers archief ging het eigenlijk?"

Graven

Bijna het gehele eerste jaar besteedde het programma aan het boven water krijgen van de opgave, vertelt Guiny. Ze noemt dat “paleontologisch werk”: “Er lag iets begraven onder het zand. Hoe zag de informatiehuishouding eruit? Om hoeveel kilometers archief ging het eigenlijk? Was er een achterstand en hoeveel? Hoe digitaal werd er al gewerkt? Toen we het skelet boven de grond hadden, was duidelijk wat er aan de hand was en daarop zijn we het tweede en derde jaar van het programma doorgegaan.” Met een duidelijke scope: het programma werkte voor 16 taakorganisaties en het bestuursdepartement. En met een duidelijke aanpak: in nauwe samenwerking met de informatiehuishoudingsexperts (IHH-experts) van al deze organisaties en hun bestuurders. Want het was vanaf het begin duidelijk dat hun inzet essentieel was om de grote opgaven op het gebied van de informatiehuishouding aan te gaan.

“We deden een oefening met onder meer het OM en kwamen erachter dat voor 100 meter archief zo’n 20 verschillende criteria van toepassing zijn. Die moet je allemaal langslopen voordat je kunt bepalen of informatie bewaard of vernietigd kan worden.”

Stapels papier

Een belangrijke ambitie van het programma was het wegwerken van de achterstanden in papieren archieven. Die uitdaging is groot, letterlijk: afhankelijk van welke onderdelen van JenV worden meegeteld is er zo’n 160 kilometer aan papieren archief dat vernietigd of gearchiveerd moet worden. Op het Stukken Beter Informatiefestival 2019, dat in het ADO-voetbalstadion werd gehouden, verbeeldde secretaris-generaal Siebe Riedstra het treffend: “Als we dat papieren archief hier zouden neerleggen, dan zou er op alle 15.000 stoelen in dit stadion een stapel van 10 meter hoog liggen.” Stukken Beter maakte een begin met het wegwerken hiervan. Door de inrichting van een scanstraat bij de Justitiële Informatiedienst, waar alle onderdelen van JenV hun achterstallige archieven kunnen laten digitaliseren en opslaan (zie hiervoor ook het artikel ‘Honderdduizenden nietjes’ in dit magazine). En door het maken van een generieke selectielijst voor het gehele ministerie. Deze lijst helpt bij het selecteren welke informatie hoe lang bewaard moet worden. Hilmar Douma, adviseur informatiehuishouding en lid van het programmateam Stukken Beter, vertelt hoe complex die selectie kan zijn: “We deden in het programma een oefening met onder meer het Openbaar Ministerie en kwamen erachter dat voor 100 meter archief zo’n 20 verschillende criteria van toepassing zijn. Die moet je allemaal langslopen voordat je kunt bepalen of informatie bewaard of vernietigd kan worden.” Er is verschillende wet- en regelgeving van toepassing op deze bewaartermijnen en dat maakt de realiteit weerbarstig, zegt hij. “Stukken Beter heeft die complexiteit boven water gekregen en met de selectielijst een vereenvoudiging aangebracht. Diverse onderdelen van JenV zijn hier nu zelf mee aan de slag en hebben een plan van aanpak gemaakt om de archieven weg te werken.” Gerben: “De achterstanden bestaan nog steeds, die hadden wij nooit in drie jaar tijd weg kunnen werken. Maar het fundament ligt er en er is een begin gemaakt met het wegwerken van de achterstanden.”

"Het komt niet alleen door het programma, de omstandigheden waren er ook naar, maar we hebben wel flink aan de boom geschud.”

Vitaal

“Zelf vind ik het belangrijkste resultaat van het programma niet iets tastbaars zoals de selectielijst of de scanstraat, maar dat we bereikt hebben dat een hele grote groep mensen de informatiehuishouding nu meer koestert. Dat ze begrijpen hoe vitaal het is voor ons werk en dat ze zich ervoor willen inzetten om het op orde te krijgen en te houden. En dan bedoel ik niet alleen de specialisten informatiehuishouding, maar alle professionals en de bestuurders van het ministerie,” zegt Guiny. Het programma heeft het onderwerp informatiehuishouding op de bestuurlijke agenda’s geplaatst, zo stellen diverse betrokkenen bij het programma. “Toen we als programma begonnen, was informatiehuishouding iets van de operationele bedrijfsvoering. Nu is het onderdeel van de jaarplanafspraken en de bestuurders vinden er iets van. Dat is echt een grote verandering in de afgelopen drie jaar. Het komt niet alleen door het programma, de omstandigheden waren er ook naar, maar we hebben wel flink aan de boom geschud,” zegt Jacco.

Bewustwording

Het programma heeft hard gewerkt aan het creëren van bewustwording, onder meer door onderzoeken te doen naar de stand van de informatiehuishouding, door bewustwordingscampagnes te organiseren, door mee te doen met de jaarlijkse iTour en door elk jaar het Informatiefestival te organiseren. Er is nauw samengewerkt met collega’s binnen de Rijksoverheid die hetzelfde doel nastreven, zoals met het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding en het ministerie van OC&W, verantwoordelijk voor de nieuwe Archiefwet. Jacco: “We hebben heel goed contact gehad met deze ketenpartners. Zo goed zelfs, dat we het voor elkaar hebben gekregen dat er in het wetsvoorstel voor de nieuwe Archiefwet een apart artikel is gekomen over ketenarchiveren. Dat wilden wij graag, omdat ketensamenwerking en daarmee ketenarchivering heel belangrijk is voor JenV.”

“Door de digitalisering verandert het vak van de IHH’er en komen er veel meer raakvlakken met ICT en communicatie."

Community

Het versterken van de IHH-community was een belangrijk speerpunt van het programma. Dat was een reden om een jaarlijks Informatiefestival te organiseren, waar specialisten op het gebied van de informatiehuishouding elkaar konden ontmoeten en in interessante workshops hun kennis konden vergroten. Neeltje van Kooten, senior adviseur programma Stukken Beter: “Door de digitalisering verandert het vak van de IHH’er en komen er veel meer raakvlakken met ICT en communicatie. Daar hebben we vanuit Stukken Beter veel aandacht aan besteed, om hen hierin te ondersteunen.” Guiny noemt de maandelijkse IHH-expertmeetings, waar specialisten uit de taakorganisaties en het bestuursdepartement elkaar ontmoetten en samen projecten oppakten: “Ik vond het heel mooi om te zien dat deze mensen er na een tijdje niet meer alleen vanuit hun eigen organisatie, maar namens heel JenV zaten. Deze groep is in de afgelopen drie jaar gegroeid tot een hechte community.”

“Het derde Informatiefestival werd geheel digitaal gehouden, als een serie webinars. Daar keken ook mensen naar vanuit andere ministeries en gemeenten."

Corona

Zoals voor veel organisaties was 2020 ook voor Stukken Beter een bijzonder jaar. Van de ene op de andere dag werkten alle teamleden vanuit huis en werden bijeenkomsten vervangen door online evenementen. Dat was even omschakelen, maar had zeker ook positieve kanten, vertelt Gerben: “Het derde Informatiefestival werd geheel digitaal gehouden, als een serie webinars. Daar keken ook mensen naar vanuit andere ministeries en gemeenten. Ineens hadden we een bredere doelgroep, dat was heel leuk.” Vincent Lageweg, adviseur informatievoorziening en lid van het programmateam Stukken Beter, zou bij de diverse taakorganisaties langsgaan om hen te helpen planning en afspraken over het wegwerken van archiefachterstanden in hun jaarplannen op te nemen, maar dat ging niet door: “In plaats daarvan overlegden we online met mensen uit de verschillende organisaties. Eigenlijk ging dat heel goed. Misschien zelfs wel beter, want door corona waren de agenda’s iets leger en konden mensen snel afspreken. We hebben daardoor veel organisaties kunnen ondersteunen.”

Hoe nu verder

Een aantal resultaten van Stukken Beter blijft JenV de komende jaren helpen om de informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden. Zoals de scanstraat, de generieke selectielijst en de Commissie advies informatiehuishouding JenV, waar alle onderdelen van JenV terecht kunnen met dilemma’s in de informatiehuishouding (meer hierover in het artikel ‘Hersenkrakers over de informatiehuishouding’ in dit magazine). De CIO-raad en de Strategische Bedrijfsvoeringsraad stemden in 2020 in met een aantal aanbevelingen van Stukken Beter, zoals het JenV -breed gebruiken van het CDD+ van de Justitiële Informatiedienst / e-depot van JenV en het opnemen van het wegwerken van archiefachterstanden in de meerjarige planningscyclus van de taakorganisaties. Guiny en Hilmar gaan per 1 januari 2021 voor in ieder geval een jaar bij de Justitiële Informatiedienst aan de slag en zullen van daaruit hun expertise inzetten voor heel JenV.
Het werk waar Stukken Beter aan is begonnen, is nog niet af. En er komt een forse uitdaging aan, nu steeds meer volledig digitaal wordt gewerkt en ook die digitale informatie toegankelijk moet worden opgeslagen. “Ook daar gaan we aan werken,” zegt Guiny. Ze blikt net als haar teamleden met veel genoegen terug op drie jaar Stukken Beter: “Ik vond het een geweldige ervaring, een absoluut hoogtepunt in mijn loopbaan tot nu toe. Het was een vreselijk uitdagende opdracht, we hebben een zetje kunnen geven aan een taai onderwerp en hebben dat in een heel prettige samenwerking gedaan, binnen het team en met de hele grote community daarbuiten. Zonder hen was het nooit gelukt.”

Het artikel is al eerder verschenen in het magazine Stukken Beter, die je hieronder kan downloaden!