De informatiehuishouding omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van gegevens binnen een organisatie. Die gegevens kunnen variëren van brieven en e-mails tot foto’s, video’s, illustraties en zelfs een bierviltje met afspraken. Door de digitalisering is de hoeveelheid beschikbare informatie en bronnen enorm toegenomen. Het Rijk beschikt over richtlijnen (o.a. BIHR) en er is ook wetgeving (Wob en Archiefwet). Deze richtlijnen en wetten zijn echter complex en daardoor lastig na te leven. Daarom zijn we als één Rijk aan de slag met de verbetering van de informatiehuishouding.

Hoe gaan we de informatiehuishouding toekomstbestendig maken?

Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en het programma MOOI (Modernisering Openbaarmaking OverheidsInformatie) helpen bij het toekomstbestendig maken van de informatiehuishouding van het Rijk. MOOI richt zich op de modernisering van de wetgeving in het kader van openbaarmaking. RDDI zorgt ervoor dat de informatiehuishouding die dat mogelijk moet maken op orde komt. RDDI geeft medewerkers heldere richtlijnen en gebruiksvriendelijke tools om bij te dragen aan een goede kwaliteit van overheidsinformatie.

De opdracht

De opdracht aan RDDI is als volgt geformuleerd: ‘Met behulp van nieuwe technologieën het op een geautomatiseerde wijze toewerken naar de "by design" toepassingen in de informatiehuishouding. Enerzijds worden de technische (on)mogelijkheden onderzocht en anderzijds de instructies die ambtenaren hierbij nodig hebben getest.’

Om een robuuste, flexibele en toekomstbestendige informatiehuishouding te realiseren, is heldere wetgeving ook essentieel. Op dit moment zijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en de Archiefwet in beweging. Rijk aan Informatie is hier nauw bij betrokken en gaat aan de slag met de implicaties van de wijzigingen voor de rijksmedewerker.

De visie

De visie van het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding is:

" De informatiehuishouding van het Rijk ondersteunt optimaal rijksbrede samenwerking, delen, archiveren en (actieve) openbaarmaking. De informatiehuishouding ontzorgt de medewerkers, door bestaande regels en werkwijzen rond archiveren, vernietigen en openbaar maken zoveel mogelijk te automatiseren; niet automatiseerbare regels en werkwijzen, die bv. zijn ontstaan in het pre- digitale tijdperk, worden waar mogelijk zo aangepast zodat ze wel automatiseerbaar zijn."

De werkwijze

Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding vanuit een programmaplan  waarin per jaar de voorgenomen projecten staan beschreven. Voor ieder project worden  plannen van aanpak opgesteld die zijn goedgekeurd door de Stuurgroep RDDI. In het plan van aanpak worden de probleemstelling, de wijze van werken, de beoogde resultaten, het gevraagde budget en het opdrachtgeverschap beschreven.

De aansturing

Het opdrachtgeverschap van RDDI als programma is belegd bij SG OCW en CIO Rijk.

De minister van OCW is politiek verantwoordelijk voor het wettelijk kader in de Archiefwet. De staatssecretaris van BZK is verantwoordelijk voor de baselines informatiehuishouding, informatiebeveiliging en digitalisering Rijksbreed. SG OCW en CIO Rijk zijn beleidsverantwoordelijken en daarmee opdrachtgevers voor RDDI. Het programma heeft gekozen voor een organisatieoverstijgende samenwerking met deelnemende departementen, Nationaal Archief, Belastingdienst, SSC-ICT en Doc-Direkt. Partijen sturen het programma in de Stuurgroep RDDI.

Samenstelling van de stuurgroep Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding

De volgende personen hebben zitting in de stuurgroep RaI:

  • Marjan Hammersma (Voorzitter / SG OCW)
  • CIO-Rijk
  • Willem van Ee (pSG BuZa / vertegenwoordigt ook IenW)
  • Johan Maas (Directeur Bedrijfsvoering EZ / vertegenwoordigt ook OCW en AZ)
  • André Dijkhuis (Directeur Doc Direkt / vertegenwoordigt BZK, SZW en FIN)
  • Marens Engelhard (Directeur Nationaal Archief)
  • Sylvia Bronmans (Directeur SSC-ICT)
  • Afke van Rijn (Directeur Media en Creatieve industrie OCW / bewaakt link met archiefwet)
  • Roel van Beelen (Waarnemend programmamanager MOOI / bewaakt link met WOO/WOB)

Naast bovenstaande personen nemen de volgende personen deel aan het stuurgroepoverleg:

  • Jacqueline Rutjens (Directeur Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding)
  • Hella Borking (Secretaris Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding)

Daarnaast nemen wanneer relevant projectleiders van RDDI deel aan het stuurgroepoverleg.