Handreiking: Uitvoeringstoets actieplan Open op Orde
Het is de bedoeling dat rijksorganisaties in 2021 een uitvoeringstoets uitvoeren op het eigen actieplan. Deze toets maakt duidelijk of de gestelde ambities ook uitvoerbaar zijn binnen de looptijd van Open op Orde (2021 t/m 2026). Rijksorganisaties zijn zelf verantwoordelijk voor de wijze waarop de uitvoeringstoets wordt uitgevoerd. Deze handreiking die is opgesteld door het bureau Regeringscommissaris Informatiehuishouding kan daarbij ondersteunen.
De uitkomsten van de uitvoeringstoets kunnen aanleiding geven tot bijstelling van onderdelen van het eigen actieplan, zoals herprioritering of aanpassing van de verwachte doorlooptijd. Dat kan dan in de eerstvolgende actualisatieronde van Open op Orde en de onderliggende actieplannen (voorjaar 2022) worden meegenomen/verwerkt.
Aandachtspunten
Bij de uitvoeringstoets kan onder meer gedacht worden aan aandachtspunten zoals:
De verwachte gevolgen voor de informatievoorzieningssystemen (IV-systemen)
- welke gevolgen het voorstel heeft voor de opslag en het beheer van gegevens
- welke wijzigingen in of nieuwe werkstromen van en naar medewerkers, organisatieonderdelen en ketenpartners noodzakelijk zijn
- welke aanpassingen in IV-voorzieningen noodzakelijk zijn
- wat de bouwbaarheid is van de noodzakelijke aanpassingen
- of de aanpassingen (tijdig) inpasbaar in het IV-portfolio
- of voorzieningen voor bestuurlijke informatie tijdig realiseerbaar zijn
- hoe het voorstel zich verhoudt tot de totale wijzigingsdruk (= de relatie van het voorstel tot andere reeds geplande wijzigingen in de IV-systemen)
- de noodzakelijke doorlooptijd om aanpassingen in de systemen tijdig te kunnen realiseren
Het verwachte risico op procesverstoringen
De mate van waarschijnlijkheid dat de implementatie van het voorstel al dan niet geruisloos verloopt. Daarbij komen vragen aan de orde zoals:
- wat is de impact van de voorgestelde wijzigingen op de processen en systemen van de organisatie?
- wat is de impact van de noodzakelijke aanpassingen op de interactie met burgers en bedrijven?
- wat is de impact op de interactie met andere (overheids)organisaties?
- wat is de realiseerbaarheid van de noodzakelijke aanpassingen?
De personele en organisatie gevolgen
- is het plan uitvoerbaar met de opgevoerde capaciteit?
- kan aanvullende capaciteit tijdig worden aangetrokken?
- welke ondersteuningsbehoefte is er bij kennis/ketenpartners?
- is de bestaande/voorgestelde organisatiestructuur toereikend om het plan uit te voeren?
Afstemming met CIO, ADR en/of BIT-toets
- Voor vernieuwingsprojecten of doorontwikkeling van informatiesystemen is de betrokkenheid van de eigen CIO in de uitvoeringstoets vereist
- Wanneer sprake is van een substantieel ICT-component (€5 mln. of meer gedurende de looptijd van het project) dient de opdrachtgever het project ook aan te melden voor een BIT-toets
- Het advies is om de uitvoeringstoets met de eigen ADR-contactpersoon af te stemmen