“Het is vrij uniek dat we elkaar interdepartementaal hebben geholpen”

Veronica Klooster heeft als programmamanager de totstandkoming van het departementaal actieplan Open op Orde van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) gecoördineerd. “Een eerste mijlpaal die de hele organisatie vanuit een grote bevlogenheid heeft gehaald."

Portret van Veronica Klooster
Veronica Klooster

“We hadden al een en ander in de startblokken staan toen we aan ons eigen actieplan begonnen”, vertelt Veronica Klooster. “SZW is sinds begin 2020 bezig met het programma ‘ENIGMA: Naar een duurzaam digitaal informatiebeheer SZW’, waarmee we de organisatie voorbereiden op de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Woo). De 12 projecten en pilots in de portfolio van ENIGMA sluiten goed aan bij de vier actielijnen van Open op Orde, zoals onder andere de projecten ‘Awareness medewerkers’, ‘E-mailarchivering’ en ‘Websites op orde.’ Toch stonden we als SZW onder grote tijdsdruk om een actieplan van goede kwaliteit op te leveren. Maar we hebben het gefikst! Heel veel SZW’ers hebben hier keihard aan gewerkt.”

Wat heeft jou geïnspireerd tijdens het maken van het actieplan?

“Ik ben voorzitter van het informeel interdepartementaal overleg Informatiehuishouding dat is opgericht in het kader van de voorbereidingen op de Wet open overheid. Toen bleek dat alle departementen een eigen actieplan moesten maken, hebben we gezegd: ‘Laten we de kaarten niet tegen de borst houden maar open en transparant zijn naar elkaar’. Zo hebben we projectomschrijvingen, de ‘fiches’, in de actieplannen met elkaar gedeeld. Het is vrij uniek dat we daarin samen zijn opgetrokken. We hebben daarbij van elkaar geleerd en elkaar geholpen. Daarnaast moesten de zelfstandige bestuursorganen met meer dan 500 fte’s een eigen actieplan op stellen wat ook voor hen een grote opgave was. Uiteraard hebben we dit op elkaar afgestemd.”

Wat verwacht je van de interdepartementale samenwerking bij het uitvoeren van de eigen actieplannen?

“Dat we het actieplan hebben opgeleverd is weliswaar een eerste mijlpaal, maar met de uitvoering gaat het werk pas écht beginnen. Daarbij komen vraagstukken aan de orde die ons allen aangaan. Hoe kunnen we bijvoorbeeld voorkomen dat we elkaar straks gaan beconcurreren op de markt als alle departementen op zoek gaan naar extra benodigde capaciteit, zoals de - toch al schaarse - informatieprofessionals? RDDI heeft voorgesteld om de departementen hierbij te faciliteren en hiervoor hogescholen en universiteiten te benaderen. Het is mooi dat we dit vanuit de integrale gedachte van de Rijksoverheid benaderen.”

Wat zie jij als grootste uitdaging voor de komende jaren?

“Het besef van de urgentie van een verbeterslag in de informatiehuishouding is onder onze medewerkers alleen maar toegenomen sinds de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK). Het dossier kinderopvang is namelijk de verantwoordelijkheid van SZW. Het vasthouden van de motivatie is een van de grootste uitdagingen waarvoor we staan, omdat dit programma zes jaar gaat lopen. Het meenemen van de organisatie en de medewerkers in dit traject is cruciaal. Daarbij hoort goede, op het juiste moment geleverde, informatie naar de medewerkers. Ik zie het als een kritische succesfactor dat we communiceren op het juiste moment én in behapbare brokken. Dat kan je doen door onder andere aan medewerkers een heldere factsheet, een werkinstructie of een handzame visual aan te bieden over de wijze waarop je bijvoorbeeld appberichten moet opslaan. Een medewerker krijgt dan aangereikt wat hij moet doen. Daarnaast is het van belang om steeds voor ogen te houden waarom we dit doen: meer transparantie en openheid over hoe we ons werk doen. Op die manier zetten we met elkaar belangrijke maar overzichtelijke stappen in de realisatie van het actieplan.”