“De departementale actieplannen zijn binnen”

Het bureau Regeringscommissaris i.o. is op 1 juli gestart met de beoordeling van de actieplannen die de departementen en uitvoeringsorganisaties hebben ingediend ter verbetering van hun eigen informatiehuishouding. Jos Boerties, implementatiemanager beleidscontrol & portfoliomanagement, licht toe hoe het beoordelingsteam te werk gaat. “Uiterlijk 12 augustus koppelen we de uitslag terug aan de indieners van de plannen.”

Portret Jos Boerties
Jos Boerties

Hoeveel plannen zijn er ingediend?

“We hebben zo’n 20 plannen ontvangen van alle departementen, daaronder vallende zelfstandige bestuursorganen (zbo’s) met meer dan 500 fte’s, sui-generis-organisaties en Hoge Colleges van Staat. De projectbeschrijvingen van de kleinere zbo’s en agentschappen zijn ondergebracht in de departementale plannen. Dat betekent dat we honderden projectvoorstellen hebben ontvangen. Daaruit blijkt dat er heel veel werk is verzet in relatief korte tijd om de actieplannen te maken en bevestigt het beeld dat de verbeteropgave rond de informatiehuishouding groot is. Net zoals voor de indieners van de plannen was het ook voor het bureau Regeringscommissaris een uitdaging om in drie maanden een goed beoordelingsproces op te tuigen.”

Wie zijn er bij de beoordeling betrokken?

“Het bureau Regeringscommissaris en de directie CIO Rijk coördineren de beoordeling en worden daarbij ondersteund door de Directie Financieel-Economische Zaken van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. We werken met drie hoofdteams waarin ook Doc-Direkt, Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) en het Nationaal Archief participeren. Zij adviseren ons, vanuit hun inhoudelijke expertise op het gebied van informatiehuishouding, over de plannen. Dat geeft het bureau Regeringscommissaris de benodigde context om in haar formele beoordeling mee te nemen. Dagelijks hebben we een terugkoppelmoment met de drie teams zodat we belangrijke aandachtspunten kunnen uitwisselen.”

Hoe gaat het beoordelingsteam te werk?

“We werken aan de hand van een werkinstructie. Deze instructie is een operationalisering van het beoordelingskader dat we vorige maand ook rijksbreed hebben gedeeld met de collega’s die betrokken zijn bij Open op Orde. Zo willen we hen onder meer inzicht bieden in de beoordelingscriteria die we hanteren. In de werkinstructie zijn aanvullende aandachtspunten en bronnen vermeld die de beoordelaars extra houvast bieden. Zo verwijzen we bijvoorbeeld naar de uitvoeringstoetsen die alle rijksonderdelen al in het kader van de Wet open overheid hebben aangeleverd. Ook kijken we of de bestedingsdoelen voor het budget dat daar is aangevraagd niet overlappen met de projectvoorstellen die voor Open op Orde worden ingediend. Als dat het geval is, gaan we daarover in gesprek. We zien het beoordelingsproces als een interactief leerproces. Daarom maakt een consultatieronde, die plaatsvindt van 19 juli tot en met 30 juli, onderdeel uit van het beoordelingsproces. Met alle indieners van de plannen gaan we dan tijdens sessies van 2 uur in gesprek. Dat doen we op basis van onze bevindingen in de eerste beoordelingsronde. We zullen daarbij ook doorvragen over de samenhang tussen ingediende projecten en de verwachte baten. Op basis van die gesprekken doen we nog een laatste beoordeling waarna we uiterlijk op 12 augustus de definitieve uitslag aan de indieners terugkoppelen.”

Aan welke projecten geven jullie prioriteit?

“We hebben op basis van het generiek actieplan Open op Orde en het meerjarenplan Informatiehuishouding van RDDI 10 projecten geformuleerd die minimaal vereist zijn om uit te voeren. Denk aan de inrichting van goede e-archivering, archivering van informatie op berichtenapps en het starten met de nieuwe werkwijze voor verstrekking van beslisnota’s bij Kamerstukken. Bij het toekennen van middelen geven we aan deze rijksbrede doelstellingen prioriteit. In welke mate we ook andere ingediende projecten van goede kwaliteit kunnen financieren hangt af van hoeveel budget er dan nog over is. We zijn in overleg met de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijksdienst (ICBR) om het beoordelingsproces aan te scherpen op basis van de ontvangen departementale actieplannen.”