“Het blijft in de uitvoering een dynamisch document”

Jolein Baidenmann is programmamanager Transparantie en Informatie bij het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Landbouw, Natuur en Voedselveiligheid (LNV). Net als andere overheidsorganisaties moet haar departement voor 1 juli een actieplan af hebben om de informatiehuishouding te verbeteren en transparanter te maken. Jolein is verantwoordelijk voor de totstandkoming bij EZK en LNV.

Portret Jolein Baidenmann
Jolein Baidenmann

Hoe gaan jullie te werk bij het opstellen van het actieplan?

“Vanwege de deadline die snel nadert, hebben we besloten om ons pragmatisch te richten op de periode van 2021, met een doorkijkje naar 2022. In ons actieplan beschrijven we de stappen die we op korte termijn zetten: een nulmeting uitvoeren, verder werken aan ons dashboard met gegevens over de informatiehuishouding, een goed plan maken over de rol die de informatieprofessional gaat spelen binnen de ministeries. Vanaf 1 juli, als we de deadline voor het inleveren van de actieplannen hebben gehaald en de grootste druk van de ketel is, maken we een pas op de plaats. Dan bekijken we wat we over vijf jaar bereikt willen hebben, welke visie we op informatiehuishouding en -verstrekking hebben. Dan kijken we vanaf de basis wat we nodig hebben en hoe we verder bouwen aan wat er al staat. Vervolgens doen we een nulmeting en scherpen we onze actieplannen aan. Het blijft in de uitvoering een dynamisch document.”

Hoe bereidt jouw organisatie zich voor op die uitvoering?

“Onze instructie voor de medewerkers over hoe om te gaan met de beleidslijn actieve openbaarmaking is bijna klaar. We hebben ook een team klaarstaan dat medewerkers helpt die voor het reces nog een beslisnota moeten maken die al aan de nieuwe eisen van openbaarmaking moet voldoen. Tegelijkertijd zijn we met collega’s van ons informatiesysteem in overleg over hoe het sjabloon voor de beslisnota een goede opmaak kan krijgen en in het systeem verwerkt kan worden. En ondertussen doen wij samen met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), dat verantwoordelijk is voor de beoordeling van alle actieplannen, nog een Botsproef op onze plannen. Dat betekent dat we het gesprek dat ieder departement in juli met BZK heeft nu al oefenen. BZK toetst dan het proces van ontvangen en beoordelen van de plannen en wij zien alvast hoe onze eigen concepten worden gewaardeerd."

“Het lijkt alsof er een veel hechtere samenwerking ontstaat tussen onze kerndepartementen en onze uitvoeringsorganisaties. Rondom het maken van het actieplan zijn we veel meer naar elkaar toegetrokken.”

Wat zijn volgens jou de uitdagingen en succesfactoren voor de komende jaren?

“Waar we het nog goed over moeten hebben, is hoe we aankijken tegen de rol van de informatieprofessional. De taak die voorligt is goed informatiebeheer. Maar is straks elke ambtenaar een informatieprofessional, of hebben we straks informatieprofessionals in dienst, die de beleidsmedewerkers gaan helpen? Misschien wordt het wel een mix. De discussie daarover moeten we voeren. Ik zie daarin ook duidelijk een link met het thema ambtelijk vakmanschap. Overigens, het goed vormgeven aan het ambtelijk vakmanschap en daarbij openbaarheid als kernwaarde meenemen, kan ook absoluut een succesfactor zijn als we het goed aanpakken.”

Wat heeft jou geïnspireerd tijdens het maken van het actieplan?

“Het lijkt alsof er een veel hechtere samenwerking ontstaat tussen onze kerndepartementen en onze uitvoeringsorganisaties, en de organisaties onderling. Rondom het maken van het actieplan zijn we veel meer naar elkaar toegetrokken. Zij die minder dan 500 fte in dienst hebben, worden meegenomen in ons eigen actieplan. Grotere uitvoeringsorganisaties maken een eigen versie, maar die hebben we bijvoorbeeld wel ons eerste hoofdstuk opgestuurd, dat zij dan kunnen aanpassen. We werken dus veel meer samen en dat willen we ook met elkaar blijven doen in de uitvoering van de onderwerpen van het actieplan. Daar is dit plan echt een stimulans voor geweest.”