2. Volume en aard van informatie

Overheidsorganisaties hebben geen plicht om al hun documenten te bewaren. Onze manier van werken en gebruik van IT-applicaties bepalen wat wij als rijksoverheidsorganisaties vastleggen. De Rijksoverheid wil dat werkprocessen van organisaties meer op elkaar gaan lijken, waardoor duidelijker kan worden gemaakt welke informatie moet worden opgeslagen en welke gegevens medewerkers moeten verwijderen.

Actieve openbaarmaking stukken

Eind vorig jaar heeft de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag haar bevindingen gepresenteerd. Het kabinet heeft als reactie daarop toegezegd dat het parlement van alle officiële stukken, zoals brieven of wetsvoorstellen, ook de bijbehorende ambtelijke notities met achtergrondinformatie krijgt. Daar moet elke ambtenaar dus rekening mee houden.

Groei onbeheerde digitale informatie

Door al onze digitale communicatie liggen er steeds meer berichten en documenten automatisch vast. Denk aan e-mails, maar ook aan concepten op persoonlijke computerschijven. Welke informatie is nou belangrijk genoeg om goed te beheren, zodat die snel beschikbaar kan worden gemaakt? En hoe doe je dat? Dat hangt af van de taak en inrichting van een organisatie en de kenmerken en het gebruik van nieuwe technologie. Maar in ieder geval moeten alle bestuursdepartementen dit jaar deze informatie gaan beheren. Daar is wel rijksbrede hulp voor.

Duurzaam digitaal beheer

Om aan de wet te voldoen, moeten rijksorganisaties ervoor zorgen dat hun data goed toegankelijk zijn. Vanaf de ontvangst van een e-mail of het schrijven van een kamerbrief tot aan bewerking en opslag. Dat vraag het nodige van organisaties. Ze moeten onder meer afspreken wie waarvoor verantwoordelijk is. Uiteraard moet daarbij aandacht zijn voor technische oplossingen. Maar de techniek volgt de juridische en organisatorische eisen.

Wet- en regelgeving beter uitvoerbaar maken

Als er nieuwe wet- en regelgeving wordt gemaakt, dan is het belangrijk dat de gevolgen voor de informatievoorziening, verstrekking en -huishouding duidelijk zijn. Dan kunnen overheidsorganisaties tijdig werkprocessen en informatiesystemen aanpassen.

Wetten kennen allerlei verschillende bepalingen voor gebruik, verstrekking en bewaartermijnen van overheidsinformatie. Daardoor komen informatieprofessionals in hun dagelijkse werk in ingewikkelde situaties terecht, waarbij ze vaak een specifieke afweging tussen privacy en openbaarheid moeten maken. Het schrappen of standaardiseren van de eerdergenoemde bepalingen moet wet- en regelgeving beter uitvoerbaar maken.

Acties

Bekijk de acties uit actielijn 2: 'Volume en aard van informatie' en stuur gerust een mail als er nog vragen zijn.