De tegenhanger van archivering in het algemeen belang is het vernietigen van informatie. De selectielijst van jouw organisatie geeft aan welke informatie blijvend te bewaren is. Is informatie niet aangemerkt als blijvend te bewaren, dan ben je verplicht deze op enig moment te vernietigen. Dit geldt zowel voor papieren als voor digitale informatie. Vernietiging vindt plaats na verstrijken van de vastgestelde bewaartermijn. Zolang die termijn nog niet is verstreken, kan er slechts sprake zijn van tijdelijke verwijdering of anonimisering van kopieën.
Een belangrijke verordening die kan verplichten tot het tijdig vernietigen van bepaalde informatie, is de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). Persoonsgegevens mag je in het kader van de AVG niet langer bewaren dan nodig. Tegelijkertijd is het belangrijk om te beseffen dat het vernietigen van persoonsgegevens een verwerking is waaraan de Archiefwet eisen stelt.
Bewaar- en vernietigtermijnen kunnen dus voortvloeien uit verschillende wetten. Dit maakt het niet altijd eenvoudig om de juiste termijn te vinden. Heb je vragen over de juiste bewaar- of vernietigingstermijn, neem dan contact op met de afdeling informatievoorziening of archivering van jouw organisatie.