Overheidsorganisaties leggen in selectielijsten vast welke informatie ze willen bewaren en hoe lang.
Bewaartermijnen
Bewaartermijnen kunnen kort zijn, bijvoorbeeld een paar jaar, of lang, bijvoorbeeld tientallen jaren. Als de bewaartermijn voorbij is, moeten overheden de documenten vernietigen. De kosten lopen anders enorm op en wordt het steeds moeilijker de juiste informatie te vinden. Een klein deel van de overheidsinformatie is belangrijk genoeg om blijvend te bewaren. Bijvoorbeeld:
- adviezen en rapporten waarop ministeries hun beleid baseren;
- bouwvergunningen;
- documentatie rond bijzondere gebeurtenissen of rampen.