Onderzoek wob-hulp tooling

Samenvatting bevindingen stageopdracht Wob-hulp tooling Q3 2020-Q1 2021.

Overheidsdocumenten kunnen niet zomaar worden overhandigd aan de burger. Zo is niet alle informatie geschikt voor openbare publicaties, bijvoorbeeld als er persoonsgegevens in staan of openbaarmaking het koninkrijk in gevaar brengt. Binnen de Wet Openbaarheid van Bestuur (wob) wordt dit ook wel een weigeringsgrond genoemd. Documenten moeten dan ook eerst klaar worden gemaakt voor publicatie. Om ambtenaren hierbij te ondersteunen bestaat er tooling.

Wob-hulp tooling

De tooling die het project Wob-hulp voor ogen heeft bestaat uit twee soorten tools. Dit is door het projectteam Wob-hulp geconcludeerd op basis van een analyse van de generieke procesbeschrijving Wob:

1. Enterprise Search

Software die ondersteunt bij het zoeken, vinden en selecteren van informatie. Met één zoekvraag door (in principe) alle informatiebronnen binnen de organisatie zoeken.

2. Wob-hulp software

Software die documenten kan categoriseren, ontdubbelen, ordenen, automatisch voorlakken, onherstelbaar lakken en publiceren met inventarislijst.

Onderzoek wob-hulp illustratie
Onderzoek wob-hulp tooling illustratie

Het projectteam Wob-hulp wilde graag onderzoeken welke ondersteunde tooling al wordt gebruikt binnen de overheid. Om dit te achterhalen was er een onderzoek uitgevoerd naar het gebruik van deze software. In totaal hebben 166 overheidsorganisaties deelgenomen. Hieruit is gebleken dat een groot deel van het anonimiseren nog handmatig plaatsvindt. Ook programma’s om PDF-bestanden mee te bewerken worden veel gebruikt. Enkele organisaties maken gebruik van gespecialiseerde Wob-hulpsoftware.

Naast het onderzoek naar Wob-hulp software heeft ook een onderzoek naar het gebruik van enterprise search plaatsgevonden, hieraan hebben 161 overheidsorganisaties deelgenomen. Uit dit onderzoek bleek dat verreweg het meeste zoeken ten tijde van het onderzoek nog plaatsvond door per systeem op trefwoorden te zoeken. Oftewel, de meeste organisaties gebruiken geen enterprise search die het zoeken over alle systemen centraliseert.

Tegelijkertijd met het onderzoek naar Wob-hulp tooling werd een onderzoek uitgevoerd naar leveranciers die mogelijk Wob-hulp software kunnen leveren aan de Rijksoverheid. Vanuit desk- en fieldresearch zijn uiteindelijk elf leveranciers naar voren gekomen. Deze leveranciers zijn door middel van vooraf opgesteld requirements met elkaar vergeleken. Het vergelijken van de requirements is gedaan door middel van de pakketselectie methode. Vanuit deze methode wordt middels een longlist en een shortlist uiteindelijk een aanbeveling gegeven. Op basis van de pakketselectie kan geconcludeerd worden dat er inderdaad leveranciers zijn die Wob-hulp software kunnen leveren ter ondersteuning van het Wob-hulp proces.

De bevindingen uit deze stage-opdracht worden meegenomen in de aanbestedingsfase van project Wob-hulp, wanneer de toekomstige dienstaanbieder Wob-hulp software zal gaan aanbesteden.