De implementatie van de Handreiking 'Bewaren van e-mail Rijksoverheid verloopt langs twee sporen:
- het organisatorisch of procesmatig invoeren van de Handreiking en de producten die daarmee samenhangen.
- het creëren van geautomatiseerde oplossingen bij de implementatie van de Handreiking.
Spoor 1: het organisatorisch of procesmatig invoeren van de Handreiking en de producten die daarmee samenhangen
De afgelopen jaren heeft het project E-mailarchivering een reeks producten ontwikkeld om de organisatorische of procesmatige implementatie van e-mailarchivering binnen rijksorganisaties te ondersteunen. De Handreiking is daarbij het uitgangspunt. Samen met o.a. het Implementatieplan e-mailarchivering, de Model selectielijst e-mailarchivering en de Handleiding voor het aanwijzen en registreren van sleutelfuncties vormen deze producten ‘de gereedschapskist’, die de IV-professionals binnen de Rijksoverheid ter beschikking staat.
In het overzicht Producten & Publicaties vind je aanvullende informatie over de verschillende producten.
Op 16 juni 2020 vond de eerste RDDI-implementatieworkshop plaats, als onderdeel van de implementatiefase. De Handleiding voor het aanwijzen en registreren van sleutelfuncties stond hierbij centraal. Bij mogelijke toekomstige workshops zullen andere producten van RDDI aan bod komen.
Spoor 2: het creëren van geautomatiseerde oplossingen bij de implementatie van de Handreiking
Het tweede spoor richt zich op technische oplossingen om de implementatie van e-mailarchivering zoveel mogelijk op geautomatiseerde wijze in te richten. Geautomatiseerde oplossingen dragen bij aan het verminderen van administratieve belasting van organisaties en hun medewerkers.
Binnen het project E-mailarchivering is onderzocht of het mogelijk is om tot één generieke technische oplossing te komen binnen Microsoft Exchange, het e-mailprogramma dat door vrijwel alle organisaties binnen de Rijksoverheid wordt gebruikt. Uit het in april 2020 opgeleverde Onderzoek naar de technische mogelijkheden van implementatie van de Handreiking bewaren van e-mail Rijksoverheid met standaardfunctionaliteiten binnen Microsoft Exchange bleek dat dit helaas niet mogelijk was.
Uit een ander onderzoek, in opdracht van het Ministerie van Defensie, kwam naar voren dat er wél alternatieve mogelijkheden zijn om de Handreiking op een geautomatiseerde wijze te implementeren. Deze mogelijkheden staan beschreven in het Rapport Haalbaarheidsonderzoek Geautomatiseerde e-mailarchivering in FileNet .
Om organisaties te ondersteunen bij het realiseren van geautomatiseerde oplossingen van de Handreiking is, in opdracht van RDDI een interpretatie van de Handreiking opgesteld. Deze interpretatie helpt rijksorganisaties bij de technische inrichting van hun e-mailarchivering, afgestemd op de eigen organisatie en informatiehuishouding. Vanuit RDDI wordt net als bij de procesmatige implementatie, zoveel mogelijk gestreefd naar kennisdeling.