Handreiking e-mailarchivering

Het project E-mailarchivering ondersteunt rijksorganisaties bij de implementatie van de Handreiking ‘Bewaren van e-mail Rijksoverheid’.

  • Volgens de Handreiking worden de e-mails van daartoe aangewezen sleutelfuncties overgedragen. Daarnaast kunnen organisaties ook in andere situaties dan die van sleutelfuncties bepalen dat e-mail moet worden overgedragen.
  • Elke organisatie neemt in een selectielijst op welke e-mail na tien jaar moet worden overgedragen aan het Nationaal Archief ofwel worden vernietigd. In sommige situaties kunnen e-mails eerder dan na tien jaar worden overgedragen of worden vernietigd.
  • Ook bepaalt de Handreiking dat individuele medewerkers gedurende de eerste tien weken na ontvangst en verzending van e-mail deze kunnen uitzonderen van bewaren. Het moet dan om ‘niet relevante’ mail gaan.
  • Volgens de Handreiking kunnen organisaties e-mail ook op de meer traditionele wijze archiveren, namelijk op onderwerp binnen een Document Management Systeem (DMS). De twee werkwijzen kunnen als complementair ten opzichte van elkaar worden beschouwd,  maar wel met de belangrijke kanttekening dat de werkwijze van de Handreiking juist is ontwikkeld om de beperkingen van de traditionele manier van archiveren te ondervangen.