Binnen de overheid wordt gewerkt aan het duurzaam toegankelijk maken van haar informatie. Hierbij spelen o.a. informatiesystemen een rol. Er bestaan verschillende eisen waaraan informatiesystemen moeten voldoen zodat de informatie duurzaam toegankelijk is. We hebben de verschillende vindplaatsen van eisen voor je op een rij gezet.
Aandachtspunten hierbij zijn:
- De eisen zijn gericht op alle overheidslagen: centrale overheid (departementen, uitvoeringsorganisaties, ZBO’s e.a.), gemeenten, provincies en waterschappen.
- De Archiefwet-en regelgeving is het belangrijkste wettelijke kader voor de duurzame toegankelijkheid van informatie. Momenteel wordt Archiefwet aangepast. Invoering hiervan is mogelijk begin 2024.
- De eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie moeten worden afgestemd met eisen die gelden voor informatiebeveiliging: De Baseline Informatiebeveiliging Overheid en privacy: de Algemene Verordening Persoonsgegevens. Afstemming betekent in gesprek met elkaar gaan, meedenken en zorgen dat de puzzelstukjes in de informatiesystemen goed in elkaar passen.
- Om eisen te kunnen uitvoeren moet je organisatorisch een aantal zaken regelen zoals:
- brede acceptatie en beheer van de eisen;
- het actueel en concreet houden van de eisen;
- sturing en toetsing vanuit verantwoordelijken op de toe te passen eisen;
- voldoende deskundigheid;
- mensen en middelen om eisen uit te voeren;
- scholing/kennisdeling/advisering hoe eisen toe te passen op de indivuele systemen.
Vindplaatsen eisen
Normen
Er zijn internationale normen ontwikkeld die helpen om informatie duurzaam toegankelijk te maken in informatiesystemen:
- ISO 15489: benoemt de kernconcepten en uitgangspunten voor creatie, onder beheer brengen en beheren van informatie.
- ISO 16175: geeft functionele eisen voor het beheren van informatie.
- ISO 16363: is een set van eisen voor blijvend te bewaren digitale informatie.
Modellen
OAIS staat voor Open Archival Information System. Het is een model voor inrichten van een informatiesysteem voor lange termijn bewaren van digitale informatie.
Kaders en handreikingen
De Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed heeft de Archiefwet-en regelgeving vertaald in toezichtskaders. Zo is er een toezichtskader informatie van de centrale overheid.
Het Nationaal Archief heeft een programma van eisen voor duurzame toegankelijkheid van de informatie in de informatiesystemen van overheidsorganisaties gepubliceerd. Dit zijn de DUTO-eisen. De DUTO-eisen worden momenteel geactualiseerd door het Nationaal Archief.
Vanuit de decentrale overheden is er een Handreiking Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden gemaakt (KIDO). Ook is er een KIDO-light versie.
Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer 2.0 (RODIN) is in 2017 ontwikkeld. Hiermee kun je toetsen of je informatiesysteem voldoet aan duurzame toegankelijkheid.
Architectuur Principes
Duurzame toegankelijkheid van informatie is opgenomen in Nederlandse Overheid Referentie Architectuur: NORA
Archiveren/archiving by design: 'Bij het (her)ontwerpen van processen en daarbij gebruikte informatiesystemen worden ook de maatregelen bepaald én geïmplementeerd waardoor de binnen processen ontvangen en gemaakte informatie duurzaam toegankelijk is en blijft’.
Common Ground: een nieuwe manier van organiseren en inrichten van gemeentelijke informatievoorziening bij gemeenten, zoals bijvoorbeeld het loskoppelen van data van processen en applicaties.