E-mailarchivering

E-mail is het meest gebruikte communicatiemiddel binnen de Rijksoverheid. Het aantal e-mails dat wordt verzonden en ontvangen is zeer omvangrijk. Echter, relatief weinig e-mails worden bewaard. Tegelijkertijd neemt de behoefte aan vindbaarheid en toegankelijkheid van e-mails toe.

Het Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding Rijk schrijft voor dat alle rijksorganisaties in 2021 een werkwijze voor e-mailarchivering moeten invoeren, waarbij geldt dat in principe alle e-mail van ambtenaren bewaard wordt voor een periode van tien jaar. Na die periode worden de e-mails óf vernietigd óf overgedragen aan het Nationaal Archief. Om in die behoefte te kunnen voorzien is de Handreiking 'Bewaren van e-mail Rijksoverheid'  ontwikkeld. Deze handreiking vormt de basis voor het bewaren, selecteren, vernietigen, overdragen en archiveren van e-mail bij de Rijksoverheid.