Archiveren is meer dan alleen het bewaren van informatie. Archiveren is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard. Dit wordt bepaald op basis van waardering en selectie.
Vernietigen van informatie
Archiveren hangt ook samen met het vernietigen van informatie die niet langer nodig is voor toekomstig gebruik. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie in de verkeerde handen valt, om de bewaar- en beheerkosten te beperken of om de gebruikers te behoeden voor een overvloed aan informatie.
Archiveren kan overal
Iedereen kan informatie waar dan ook archiveren, mits je aan de criteria van duurzame toegankelijkheid voldoet. Archiveren gebeurt vaak door de informatie op te nemen in een speciaal daarvoor ingerichte archiefvoorziening met bijbehorende beheerorganisatie. Zoals een depot met archiefkasten voor papieren of een documentmanagementsysteem (DMS) voor bestanden. Het beheer wordt vaak verzorgd door de Documentaire Informatievoorziening (DIV) of een archiefinstelling (zoals het Nationaal Archief of een gemeentelijk archief).