De overheid maakt en ontvangt heel veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de bedrijfsvoering van de overheid zelf. Maar ook voor publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuur-historisch oogpunt. Daarom zijn er regels die ervoor zorgen dat overheidsorganisaties hun informatie goed bewaren. Een deel van de overheidsinformatie gaat na verloop van tijd naar het Nationaal Archief of naar een lokaal of regionaal archief. Die zorgen ervoor dat ook latere generaties gebruik kunnen maken van de informatie. De algemene regels staan in de Archiefwet.
Selectielijsten en bewaartermijnen
Overheidsorganisaties leggen in selectielijsten vast welke informatie ze willen bewaren en hoe lang. Bewaartermijnen kunnen kort zijn, bijvoorbeeld een paar jaar, of lang, bijvoorbeeld tientallen jaren. Als de bewaartermijn voorbij is, moeten overheden de documenten vernietigen. De kosten lopen anders enorm op en wordt het steeds moeilijker de juiste informatie te vinden. Een klein deel van de overheidsinformatie is belangrijk genoeg om blijvend te bewaren. Bijvoorbeeld:
- adviezen en rapporten waarop ministeries hun beleid baseren;
- bouwvergunningen;
- documentatie rond bijzondere gebeurtenissen of rampen.
Nieuwe archiefwet
Zulke documenten brengen overheidsorganisaties in principe na 20 jaar over naar het Nationaal Archief of naar een lokale of regionale archiefdienst. Daar kan iedereen deze documenten doorzoeken en inzien. De Rijksoverheid werkt aan nieuwe Archiefwet. Daarin komt onder meer te staan dat overheidsinformatie die we blijvend willen bewaren, al na 10 jaar worden overgebracht naar de openbare archieven (zie modernisering archiefwet).
