Videoconferencing: 'Maak een bewuste keuze'

Dit eerste interview gaat over videoconferencing. We spraken hiervoor met Arthur van der Wees, mede-oprichter van stichting New Trust Foundation (NTF) die in samenwerking met Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk een security- & privacy by-design communicatieplatform heeft ontwikkeld. Arthur heeft zich hiermee ontwikkeld tot een expert op het gebied van veilig en verantwoord digitaal overleggen.

Waarom vraagt videoconferencing om speciale aandacht?

“Bij een normale vergadering zijn de gebruiken en regels door de jaren heen ontwikkeld en geaccepteerd. Die hoeven we daarom niet expliciet te benoemen voor de vergadering start. Bij een digitale vergadering zijn die sociale conventies er nog niet. Daarom is voorbereiding het halve werk. Mijn advies is om van tevoren via e-mail afspraken te maken. Bijvoorbeeld over het op mute zetten van je microfoon en over informatiehuishouding. Neem je de vergadering op? Wie notuleert er? Hoe lang worden deze zaken bewaard? De chatfunctie kan heel praktisch zijn, bijvoorbeeld om vragen te stellen. Spreek dan wel af of dit wordt opgeslagen, zodat collega’s hun taal en toon kunnen aanpassen. Dan krijg je daar tijdens een vergadering en achteraf geen vragen of scheve blikken over.”

Hoe bepaal ik of videoconferencing verstandig is?

“Sinds we thuiswerken is overleggen met video populair bij rijksambtenaren. Dat is best begrijpelijk, want videobellen maakt het contact persoonlijker. Maar als je videobelt, heb je vaak minder aandacht voor het opslaan van informatie. Zo kun je het gevoel hebben dat je continu in de camera moet kijken; dat belemmert het maken van aantekeningen, omdat je dan naar beneden of op een ander scherm moet kijken. Dat voelt onbeleefd, maar ook in een fysieke vergaderzaal kijk je lang niet altijd naar de spreker. Gun jezelf dus de aandacht om ook in een digitaal overleg zaken vast te leggen. Bijvoorbeeld door tijdens het voorstelrondje aan te geven dat je aantekeningen gaat maken op je laptop, telefoon of iPad. Of overweeg om alleen audio te gebruiken.”

Wanneer is het opnemen van een videoconference nodig?

“Sowieso raad ik aan om relevante informatie altijd voor jezelf te vast te leggen, zoals je dat bij een fysiek overleg ook doet. Opnemen heeft namelijk als nadeel dat je achteraf een lange stream aan audiomateriaal hebt die niet to the point is. Uiteindelijk wil je zo min mogelijk bewaren, dus alleen datgene wat écht nodig is: vooral beslissingen en argumenten. Probleem is natuurlijk dat je vooraf niet weet elke delen van het overleg precies belangrijk zijn. Daarom raad ik aan om video-opnames vooral te gebruiken om je notulen te verifiëren, en om de file daarna zo snel mogelijk te verwijderen als er geen speciale redenen zijn om deze te bewaren. Of je een videoconference überhaupt mag opnemen, is afhankelijk van de afspraken binnen jouw organisatieonderdeel. En of alle deelnemers aan de vergadering akkoord gaan met opnemen. ”

"Archiveren doe je om informatie later makkelijk terug te kunnen vinden. Daarvoor is het vastleggen van informatie in digitale tekst zoals notulen nog altijd het meest praktisch."

Welke platforms voor videoconferencing kan ik het beste gebruiken?

“Vanaf het moment dat we thuiswerken, zijn we veel verschillende faciliteiten voor videoconferencing gaan gebruiken. WebEx wordt bij de Rijksoverheid op dit moment gebruikt voor conventionele vergaderingen, maar MS teams bijvoorbeeld ook. Op het moment dat je wordt uitgenodigd voor een vergadering via een andere dienst, zeg dan gerust dat je dat je liever doet via de door jouw organisatie ondersteunde dienst. Op andere platforms werken is vanwege allerlei security- en privacyredenen gewoon niet altijd verstandig. Niet voor niets lees je daar nu ook veel over in de media. Als er extra aandacht nodig is voor vertrouwelijkheid, veiligheid en privacy – en waar wordt samengewerkt in ketens, consortia – zijn er andere alternatieven, afhankelijk van het niveau van gewenste vertrouwelijkheid.
 

Hoe kan ik informatie terugvinden in een opgenomen overleg?

“Archiveren doe je om informatie later makkelijk terug te kunnen vinden. Daarvoor is het vastleggen van informatie in digitale tekst zoals notulen nog altijd het meest praktisch. Als je bijvoorbeeld de Kamer moet informeren of een WOB-verzoek krijgt, is het lastig om informatie terug te vinden in een video- of audiobestand. Dat kan alleen als je het bestand handmatig hebt geïndexeerd met metadata, zoals datum, onderwerp en gespreksdeelnemers. Om aan te geven hoe lastig het is om goede metadata toe te voegen aan video’s: zelfs Google heeft moeite met het indexeren van YouTubevideo’s.”