'Toegankelijkheid DMS is niet voor iedereen vanzelfsprekend’

Drie vragen aan Tycho Laan, beleidsmedewerker bij de directie Middelbaar Beroepsonderwijs (OCW)

©Tycho Laan

Hoe bevalt het thuiswerken?

“Bij OCW houd ik me binnen de directie Middelbaar Beroepsonderwijs (MBO) bezig met jongeren in een kwetsbare positie. Ook zit ik in team bestuurlijke verhoudingen, waar ik onder meer aanspreekpunt ben voor de thema’s medezeggenschap en JOB (Jongeren Organisatie Beroepsonderwijs). Gelukkig gaat het werk gewoon door en kan ik mijn werkzaamheden ook thuis prima doen. Alleen is er af en toe een kleine storing in het netwerk. Er wordt nu wat vaker met video gebeld. Vanwege mijn visuele beperking leest de computer mijn mail voor, dus dan is het fijn om collega’s via de telefoon écht te kunnen spreken. Zowel mijn laptop als mijn telefoon werken met spraaksoftware; invulvelden en opties worden voorgelezen.”


Het Document Management Systeem (DMS) dat we binnen ons ministerie gebruiken werkt helaas niet altijd goed voor visueel beperkten. De koppeling met de spraaksoftware werkt nog niet goed, maar dat staat wel op de prioriteitenlijst van de afdeling ICT.”

'Bij OCW zijn er trouwens meer visueel beperkten, wat fijn is voor bijvoorbeeld het uitwisselen van ervaringen omtrent informatiehuishouding. Ook hebben we een vaste contactpersoon bij de afdeling ICT, die ons regelmatig tips en mededelingen stuurt.'

Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?

“Structureren van informatie vind ik sowieso belangrijk. Werken met een onoverzichtelijke brei aan documenten werkt niet fijn, dus dan spreekt het voor zich dat je goed labelt en mapjes maakt met duidelijke titels – zowel in het DMS als op je eigen laptop. Op het DMS zetten we vooral vergaderstukken en nota’s. Ik weet waar die documenten gearchiveerd moeten worden, maar kan het dus nog even niet zelf doen. Voorlopig vraag ik daarom een collega om documenten in het DMS op te slaan.

Bij OCW zijn er trouwens meer visueel beperkten, wat fijn is voor bijvoorbeeld het uitwisselen van ervaringen omtrent informatiehuishouding. Ook hebben we een vaste contactpersoon bij de afdeling ICT die ons regelmatig tips en mededelingen stuurt. Toen we bijvoorbeeld overgingen op WebEx voor videoconferenties, stuurde hij een handleiding speciaal voor mensen met een visuele beperking. Gelukkig is WebEx toegankelijk en gebruiksvriendelijk voor iedereen: alle knopjes worden voorgelezen en het werkt op mijn telefoon prima met de spraaksoftware.”

'Met mijn visuele beperking ben ik het gewend om te improviseren met de middelen die er zijn – van laptop en DMS tot een videotoepassing.'

Wat wil je nog delen met je collega’s?

“Met mijn visuele beperking ben ik het gewend om te improviseren met de middelen die er zijn – van laptop en DMS tot een videotoepassing. Dat improviseren wordt in deze coronatijd waarschijnlijk van meer mensen gevraagd, vanwege het thuiswerken en de nieuwe systemen en tools. In het begin kan het dan even uitproberen zijn: wat werkt wel en wat werkt minder goed. Zo viel er in het begin regelmatig iemand uit de videoconferentie. Nu gaat dat al een stuk soepeler. Soms lukken dingen echt niet, bijvoorbeeld omdat een systeem of toepassing niet toegankelijk is. Dan is het zaak om dat duidelijk aan te geven. Ook daar heb ik ervaring mee en ook dat speelt op dit moment voor iedereen.”