‘Digitaal en duurzaam toegankelijk is de toekomst’

Drie vragen aan Simone Hensen, beleidsadviseur bij team Records- en Data Management van het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA)

©Simone Hensen

Hoe bevalt het thuiswerken?

“Hoewel het aan één tafel werken met je partner niet altijd even praktisch is, gaat het thuiswerken goed. Met mijn teamleden van Records- en Data Management (RDM) bellen we dagelijks voor het sociale contact en het voordeel is dat ik niet vroeg naar kantoor hoef te komen om verzekerd te zijn van een bureau. Wel merk ik dat afstand nemen van werk soms lastig is. Vooral wanneer er iets vervelends gebeurd is tijdens het werk. Normaal trek je de deur achter je dicht en kun je het loslaten, nu blijft het werk op de keukentafel liggen.
Mijn werk heeft alles te maken met informatiehuishouding. Ik zorg dat de records van het COA onder beheer worden gebracht; simpel gezegd ben ik dus verantwoordelijk voor de archivering. Nu ook voor de hotspot corona. Door het Nationaal Archief is namelijk vastgesteld dat informatie omtrent corona eeuwig bewaard moet blijven.
Ik probeer zo goed mogelijk gebruik te maken van deze coronaperiode, onder het motto never waste a good crisis. Zo benadruk ik bij collega’s dat het belangrijk is om stil te staan bij alle informatie die je communiceert: bewaar het op een plek die makkelijk terug te vinden is, maak geen beleidsafspraken via een berichtenapp en als dat onverhoopt toch gebeurt, zet het in een verslag en bewaar je apps. Archivering wordt vaak gezien als administratieve last, maar meestal kost het nauwelijks moeite. Daarom ben ik samen met het team Functioneel beheer van SharePoint aan het kijken hoe gebruikershandleidingen nog duidelijker kunnen worden gemaakt.”

"Het belangrijkste is dat men weet waar informatie staat, wie er toegang toe heeft en wanneer het vernietigd moet worden."

Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?

“Helaas wordt er bij het COA nog veel op papier gedaan en moeten veel documenten fysiek ondertekend worden. Maar de toekomst is toch echt digitaal en duurzaam toegankelijk: informatie moet niet alleen voor de lange termijn bewaard blijven, maar ook moet het nog uit te lezen zijn. Daarom doen we een beproefde check of onze huidige vakapplicaties en systemen hieraan voldoen. Ook onderzoeken we of een Document Management Systeem (DMS) noodzakelijk is als overkoepelend archief. Het belangrijkste is dat men weet waar informatie staat, wie er toegang toe heeft en wanneer het vernietigd moet worden. En als dat in een vakapplicatie ook kan, waarom dan kostbare tijd verliezen met overzetten naar een DMS?”

"Wees bij deze nieuwe initiatieven kritisch op informatiehuishouding en vooral: betrek collega’s die er verstand hebben van, zoals een archivaris, recordmanager of informatiebeheerder."

Wat wil je nog delen met je collega’s?

“Er ontstaan in deze coronaperiode veel ideeën voor een anderhalve-meter-samenleving en er worden crisisteams opgetuigd. Wees bij deze nieuwe initiatieven kritisch op informatiehuishouding en vooral: betrek collega’s die er verstand hebben van, zoals een archivaris, recordmanager of informatiebeheerder. Die kunnen aangeven waar, hoe en met welke kenmerken informatie het beste opgeslagen kan worden. Zo werken we samen aan archivering by design, oftewel het vanaf het begin rekening houden met informatiehuishouding. Nog te vaak wordt archivering gezien als iets dat als laatste gebeurt, maar dat is al lang niet meer zo. Niets vervelender als achteraf op zoek moeten gaan naar informatie, die je met een goede start al overzichtelijk had kunnen hebben.”