‘We leggen nu een mooie basis voor een hybride vorm van samenwerking’

Drie vragen aan Saskia van der Meer, business projectleider bij de directie bedrijfsvoering (EZK)

©Saskia van der Meer

Hoe bevalt het thuiswerken?

“Inmiddels werken we al een aantal weken thuis en heb ik mijn digitale weg wel gevonden. Mede dankzij tools voor vergaderen kan het werk door blijven gaan. Daarbij heb ik een fijne thuiswerkplek met goede faciliteiten, waardoor het prettig en arbo-verantwoord thuiswerken is.  
Deze periode heeft volgens mij bij iedereen ook een vorm van bewustwording en beweging teweeg gebracht: er is digitaal meer mogelijk dan we dachten en nieuwe tools zijn snel te realiseren als dat nodig zijn. De huidige innovatieve denkwijze zullen we ook nodig hebben als we later dit jaar in shifts weer naar kantoor mogen. Dan moeten er bijvoorbeeld vergadermogelijkheden gecreëerd worden waarbij mensen én op anderhalve meter afstand kunnen zitten én kunnen overleggen met mensen die thuiswerken. Ik vermoed dus dat we meer hybride blijven samenwerken. Daar hebben we nu een mooie basis voor gelegd.”

In ons huidige en toekomstige werk is het belangrijk om documenten te kunnen delen en te weten of je in de laatste versie werkt.

Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?

“Als business projectleider ben ik dagelijks bezig met de informatiehuishouding van de toekomst: we zorgen dat systemen onze medewerkers tijdens hun werk zo goed mogelijk (blijven) ondersteunen. Momenteel werk ik aan het project e-mailarchivering en zijn we bezig met een nieuw zaakgericht systeem, wat zorgt voor ondersteuning en grip op resultaatgerichte processen. Zo’n systeem heeft een bredere toepassing dan een Document Management Systeem (DMS), want het richt zich primair op het maken, opslaan, zoeken, vinden, redigeren en samen kunnen delen en werken aan documenten. In ons huidige en toekomstige werk is het belangrijk om documenten te kunnen delen en te weten of je in de laatste versie werkt. Bovendien wil je documentatie kunnen bundelen in dossiers. Zo is het bij bijvoorbeeld WOB-verzoeken makkelijker om alle relevante informatie en communicatie op te zoeken en bij elkaar te brengen en houden. Ook geeft zo’n zaakgericht systeem werknemers en leidinggevenden meer inzicht in de status van hun werk, waardoor ze hun werk ook beter kunnen monitoren.”

Wacht niet te lang met je eigen e-mailarchivering. Voor je het weet, zie je door de bomen het bos niet meer.

Wat wil je nog delen met je collega’s?

“Wacht niet te lang met je eigen e-mailarchivering. Voor je het weet, zie je door de bomen het bos niet meer. Zelf doe ik dat archiveren heel consequent: ik archiveer een e-mail meteen als ik er klaar mee ben. Daar probeer ik altijd tijd voor te nemen, ook als ik het druk heb. Sowieso plan ik wekelijks één of twee keer een archiefmomentje in, mocht het er tussentijds toch een keer bij inschieten. Met goed archiveren sla je twee vliegen in één klap: op de korte termijn heb je goed overzicht en op de lange termijn kun je e-mails en documenten makkelijker terugvinden.
Handig vind ik ook de taakfunctie in Outlook. Zodra ik iets binnenkrijg waar ik niet direct op hoef te reageren, dan maak ik daar en taak van. Zo word je eraan herinnert op het moment dat het wél prioriteit heeft. En tot die tijd kun je het uit je hoofd zetten.