‘Opt-out-systeem zou gebruik DMS nog makkelijker maken’


Drie vragen aan Roline Veldkamp, strategisch adviseur communicatie bij BZK

©Roline Veldkamp

Hoe bevalt het thuiswerken?
“Op 16 maart was mijn eerste werkdag als strategisch adviseur communicatie bij BZK, waar ik werk aan de dossiers bouwen en energie. Die eerste werkdag viel precies samen met de eerste dag van de intelligente lockdown. Ik ben toen wel nog naar kantoor gegaan om mijn telefoon en iPad op te halen en ervoor te zorgen dat ik kon inloggen op het netwerk. Toen dat mogelijk was, heb ik mijn agenda bekeken en zag ik dat ik al vrij snel in allerlei telefonisch overleggen zou zitten.
Een groot voordeel is dat ik niet nieuw ben binnen de Rijksoverheid; ik maak onderdeel uit van de interne communicatiepool van Dienst Publiek en Communicatie, en word ingezet daar waar er een piek is. Ik ben dus gewend om me snel in te werken en ook om thuis te werken. Toch blijft het vreemd om telefonisch kennis te maken met je collega’s. Fijn dat we nu kunnen videobellen, want dat is veel persoonlijker dan bellen, zeker als je zoals ik nog geen gezicht bij je collega’s hebt.”  

“Ook in deze bijzondere periode starten mensen met een nieuwe baan. Dat geldt ook voor mij. Wat ik heel fijn vond, was dat er aandacht was voor het feit dat een start vanuit huis toch lastiger is. "

Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?

“Omdat ik bij meerdere Rijksorganisaties heb gewerkt, had ik vrij snel door hoe het opslaan en omgaan met informatie bij BZK werkt. Al heeft elk ministerie een ander DMS, het komt er meestal op neer dat je inlogt via Citrix en vervolgens via het DMS bij bestanden kunt. Wat werken met een DMS een stuk makkelijker zou maken is een opt-outsysteem, dus dat een bestand – of dat nu in Word, Excel of PowerPoint is - automatisch wordt opgeslagen in het DMS, tenzij ik het ergens anders wil archiveren. Nu moet je die handelingen zelf verrichten.
Desalniettemin ben ik een groot voorstander van een DMS. Zeker omdat ik vaak op een ‘rijdende trein’ stap, is het fijn om te weten dat je altijd bij de juiste bestanden kunt.”  

Wat wil je nog delen met je collega’s?

“Iedereen heeft wel eens thuisgewerkt. Maar dan is het vooral om een dag geconcentreerd door te kunnen werken. Nu doe je ook het reguliere werk vanuit je eigen omgeving en dat is gewoon anders. Ik zou zeggen: accepteer dat en gun jezelf tijd om eraan te wennen. Je hoeft niet van jezelf te verwachten dat het meteen soepel loopt. Wees daarbij niet bang om dingen die je niet snapt of waar je niet uitkomt te vragen. We missen nu de informele communicatie, het even binnenlopen bij collega’s. Dat soort contact is vaak ook handig om dingen te kunnen duiden. Dat merk ik nu tijdens mijn inwerkperiode, waarin het door de afstand extra lastig is om een beeld te krijgen van hoe de lijntjes lopen. Er starten in deze periode natuurlijk meer nieuwe collega’s. Wees je ervan bewust dat die soms een lastige start hebben. Vraag bijvoorbeeld een keer extra hoe het gaat, of alles duidelijk is en of je ze ergens mee kunt helpen. Dat vond ik in elk geval heel fijn in mijn eerste weken!”