'De huidige situatie maakt ons extra bewust'

Aan het woord is Pieter van Koetsveld, beleidsadviseur Media en Creatieve Industrie bij het ministerie van OCW

©Pieter van Koetsveld

Hoe bevalt het thuiswerken?

Het was even wennen. Voor mijn functie zit ik vaak in overleg. Met directe collega’s, maar ook met andere departementen en bijvoorbeeld brancheorganisaties. Om dat nu hele dagen vanuit huis te doen is nieuw voor mij, maar mede dankzij videobellen gaat het best goed. Binnen het departement overleggen we nu veel via FaceTime, voor externe overleggen heb ik bijvoorbeeld ook al Skype, Google Hangouts en Zoom gebruikt. Een echte voorkeur heb ik niet. Technisch werkt het allemaal prima en soms moet je ook gewoon aanhaken bij de standaard van een andere organisatie. Als het gaat om privacy en informatiebeveiliging moet je je sowieso bewust zijn van wat je deelt, welke tool je ook gebruikt.
Wel mis ik soms het contact met collega’s, maar tegelijkertijd worden ook daar creatieve alternatieven voor bedacht. Zo plannen we met een aantal collega’s regelmatig een ‘digitaal koffiemomentje’.

'Ik merk wel dat het vele thuiswerken me dwingt om extra bewust te zijn van wat nu precies essentiële informatie is.'

Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?

In mijn werk houd ik me onder meer bezig met de wijziging van de Archiefwet en in het verleden heb ik voor het Nationaal Archief gewerkt. Het belang van informatiehuishouding zit er bij mij dus wel in. Ik merk wel dat het vele thuiswerken me dwingt om extra bewust te zijn van wat nu precies essentiële informatie is. Normaal gesproken loop je vaak even bij een collega langs om iets af te stemmen. Nu verloopt dat afstemmen vaak via mail en stel je jezelf eerder de vraag wat het belang van die informatie is. En hoe je er voor zorgt dat iedereen er ook in de toekomst bij kan.
Bij het videobellen valt me op hoe geordend veel overleggen nu lopen. Iedereen snapt hoe belangrijk die orde is bij overleg op afstand. Een bijeffect is dat er vaak betere verslaglegging plaatsvindt. Het dwingt discipline af. Hetzelfde geldt voor het wel of niet gebruiken van WhatsApp of privé-apparaten, zoals je eigen laptop. Nu we vaker voor dat soort keuzes komen te staan, denken we bewuster na over het veilig en vindbaar opslaan van informatie.

'Zelf bouw ik bijvoorbeeld vaste momenten in om na te gaan of ik heb opgeslagen wat later nog nodig is.'

Wat wil je nog delen met je collega’s?

In deze periode worden heel veel mails gestuurd. Ik zie het ook aan mijn eigen mailbox. Die is voller dan normaal en het is best een uitdaging om dan nog het overzicht te behouden. En dat overzicht is wel belangrijk om belangrijke mails daarna centraal vast te kunnen leggen in het Document Management Systeem, zodat ze goed bewaard blijven en in de toekomst gevonden kunnen blijven worden.
Mijn advies aan andere collega’s is om een werkwijze te vinden die je prettig vindt. Zelf bouw ik bijvoorbeeld vaste momenten in om na te gaan of ik heb opgeslagen wat later nog nodig is. Verder is het belangrijk om discipline aan te brengen in de manier waarop je mailt. Geef je mails bijvoorbeeld een duidelijk onderwerp, houd het bij één onderwerp per mail en stuur hem niet naar onnodig veel mensen. Eigenlijk moet je mails op dezelfde manier opstellen als bijvoorbeeld een adviesrapport: met een duidelijk doel voor ogen.