‘Van goede archivering profiteert uiteindelijk iedereen’

Drie vragen aan Marie Louise de Vries, coördinerend beleidsmedewerker bij CIO Rijk

©Marie Louise de Vries

Hoe bevalt het thuiswerken?

“Ik probeer nog een nieuwe standaard te vinden, vooral in de omgang met collega’s. Even iemand aanschieten is er niet meer bij. Normaal gesproken ga ik veel op bezoek bij verschillende ministeries. Nu moet dat overleg allemaal digitaal. Op zich gaat dat met videobellen prima, maar die calls kosten wel veel energie. Daarom probeer ik bewuste keuzes te maken in de manier van overleggen, en plan ik waar mogelijk bijvoorbeeld niet te veel video-overleggen achter elkaar.
Verder loopt werk en privé in deze tijden helemaal door elkaar. Van collega’s hoor ik dat ook. Of je nu alleen woont, een zorgtaak hebt of kinderen bezig moet houden; het geeft allemaal zo haar uitdagingen. En tegelijkertijd is er nog veel werk te doen. Ook voor mij levert de crisis nu extra werk op. Toch biedt datzelfde werk in deze bijzondere periode ook wel weer een prettige afleiding.”

'Het kunnen terugvinden van informatie is belangrijk, ook na de crisis. Het is goed mogelijk dat er straks allerlei vragen komen vanuit de Kamer, bijvoorbeeld over hoe het thuisonderwijs is aangepakt.'

Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?

“In een vorige baan was ik onder meer verantwoordelijk voor het functioneel beheer van een Document Management Systeem (DMS). Ik weet dus hoe belangrijk informatiehuishouding is en ook dat het centraal opslaan bepaalde uitdagingen met zich meebrengt. Met name ambtenaren die met de gevolgen van de coronacrisis bezig zijn, zullen dit nu ervaren. Bij OCW wordt bijvoorbeeld gewerkt aan noodvoorzieningen voor thuisonderwijs, zodat elk kind de mogelijkheid heeft om les te volgen. Dan telt elke dag, en is het logisch dat verslaglegging even niet bovenaan de prioriteitenlijst staat.

Toch is het juist nu belangrijk om relevante informatie op een centrale plek te archiveren. Daar profiteert uiteindelijk iedereen van. Collega’s kunnen er dan bijvoorbeeld makkelijk bij, zonder dat ze jou hoeven te storen als je toch al druk bent. Verder is het kunnen terugvinden van informatie belangrijk voor het leerproces van de overheid en voor het verantwoorden van keuzes, ook na de crisis. Zo is het goed mogelijk dat er straks allerlei vragen komen vanuit de Kamer, bijvoorbeeld over hoe het thuisonderwijs is aangepakt.”

'Voor collega’s die nu meer tijd hebben lijkt het me een uitgelezen periode voor een online training, bijvoorbeeld over het DMS van jouw organisatie.'

Wat wil je nog delen met je collega’s?

“Waar sommige rijksambtenaren het nu extra druk hebben, zijn er ook collega’s die juist wat ruimer in de tijd zitten, bijvoorbeeld omdat overleg op afstand voor hen niet mogelijk is. Voor die collega’s lijkt het me een uitgelezen periode voor een online training, bijvoorbeeld over het DMS van jouw organisatie. Of om eens een kijkje te nemen op de website van RDDI, waar bijvoorbeeld tips staan om je mailbox goed te structureren.

Verder adviseer ik om alleen gebruik te maken van de ICT-middelen en software van je eigen organisatie. Van commerciële apps en programma’s is nu eenmaal niet altijd bekend of ze wel veilig genoeg zijn. Bovendien doe je ook jezelf hier een plezier mee. Uiteindelijk moet de informatie toch worden opgeslagen in een DMS. Vanuit de officiële middelen gaat dat een stuk makkelijker."