'Met videobellen maak je het toch persoonlijk’

Drie vragen aan Joris Hoogbergen, beleidsmedewerker bij team visserij van het ministerie van LNV

©Joris Hoogbergen

Hoe bevalt het thuiswerken?

“Al met al gaat het thuiswerken best goed. Het maakt voor mijn functie als projectleider nationale innovatiemiddelen voor visserij niet echt uit waar ik werk. Zo kan ik ook thuis zonder problemen inloggen in de werkomgeving. De coronacrisis heeft natuurlijk wel veel impact, ook op het werk zelf. Zo is er binnen onze afdeling een team noodmaatregelen opgezet, waarvan ik deel uitmaak. Daarin houden we ons bezig met allerlei coronamaatregelen voor de visserijsector. Vorige week stond bijvoorbeeld in het teken van de borgstellingsregeling. Die regeling houdt in dat de overheid voor 70 procent borg staat voor een lening. Vissers die in financiële nood komen, maar wel een gezond bedrijf hebben, kunnen op die manier gemakkelijker een lening krijgen bij de bank. Inmiddels is de regeling langs de ministerraad en in werking gesteld. Een mooi resultaat!”

'Thuis print ik een stuk minder. Minder printen betekent dat er minder informatie kan rondslingeren. Zo beperk je risico’s op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.'

Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?

“Meer dan ooit wordt er digitaal overlegd. Het was best een zoektocht om daar de geschikte overlegvormen voor te vinden. Skype, FaceTime, Zoom; er is en wordt nog steeds van alles gebruikt, vooral voor informeel overleg. Sinds kort is wel officieel bepaald: gebruik zoveel mogelijk Cisco WebEx voor het delen en bespreken van vertrouwelijke informatie. Die duidelijkheid is denk ik alleen maar goed.
Een ander aandachtspunt is dat ik thuis een stuk minder print. Papier is soms wel makkelijker om van te lezen, maar maakt je informatiehuishouding niet per se makkelijker. Minder printen betekent dat er minder informatie kan rondslingeren. Zo beperk je risico’s op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.

Verder was ik al gewend om officiële stukken op te slaan in een Document Management Systeem (DMS). Nu is er ook een speciaal label: ‘Covid-19’. Alle documenten rondom zaken die we nu voor de coronacrisis ondernemen, zoals de borgstellingsregeling, kun je dat label geven. Heel handig, want in het DMS worden alle stukken met dat label aan elkaar gekoppeld, zodat ze later makkelijk terug te vinden zijn. Daarmee anticiperen we bijvoorbeeld op Wob-verzoeken; alle informatie is snel en overzichtelijk te achterhalen.”

'Het werkt goed om een agenda op te stellen.Dat houdt de vaart er in en maakt het voor iedereen prettiger werken.'

Wat wil je nog delen met je collega’s?

“Over het algemeen kunnen we ons werk goed blijven doen. Maar ik merk dat de kwaliteit van vergaderingen soms wat te wensen overlaat. Het blijkt in de praktijk vaak toch lastig om met vijftien mensen in een online-vergadering te zitten. Het risico is dat mensen óf door elkaar praten óf minder geneigd zijn hun inbreng te leveren, terwijl ze dat normaal gesproken wel zouden doen. De videofunctie helpt daarbij. Dat maakt het contact persoonlijker en je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je zwaait wanneer je iets wilt inbrengen. Verder werkt het goed om een agenda op te stellen; dat is nu extra belangrijk. Door scherp voor ogen te hebben wat je wilt bespreken, voorkom je dat er dingen worden besproken die niet relevant zijn voor de hele groep. Dat houdt de vaart er in en maakt het voor iedereen prettiger werken.”