‘De informatiehuishouding staat hier nog in de kinderschoenen’

Drie vragen aan Frank Geleijns, senior adviseur bedrijfsvoering bij de Rijksschoonmaakorganisatie (RSO)

©Frank Geleijns

Hoe bevalt het thuiswerken?

“Als senior adviseur bedrijfsvoering kan ik gewoon vanuit huis werken, maar voor onze operatie – de schoonmakers – is dat natuurlijk anders. Zij zijn wel op locatie aan het werk. In de niet bezette panden wordt momenteel grondig schoongemaakt, zodat die helemaal fris zijn als iedereen weer naar kantoor mag. Alles wat ik met mijn collega’s binnen bedrijfsvoering doe, is eigenlijk ter ondersteuning van de operatie; zij moeten veilig en goed hun werk kunnen doen. Nu en na de corona-periode. Het crisisteam bespreekt bijvoorbeeld dagelijks de inzet van collega’s in deze periode, maar ook stellen we factsheets op over hygiëne op de werkvloer, handenwas-protocollen en reiningingsmethodieken. Heel breed en uitdagend dus, en zaken die goed moeten worden gearchiveerd! De hoeveelheid werk is er met het thuiswerken ook niet minder op geworden. Ik vermoed dat dat onder meer komt doordat er geen face-to-face contact is: er gaat meer via e-mail en dat contact blijft snel en overvloedig over en weer gaan.”  

"De medewerkers zijn het belangrijkst. Als we zorgvuldig om willen gaan met informatie, zul je collega’s moeten betrekken bij alle stappen en moeten weten waar hun behoefte ligt."

Hoe heb jij aandacht voor informatiehuishouding?

“Zoals iedereen hanteren ook wij regels omtrent het veilig en gestructureerd opslaan van informatie. Zo hebben we binnen ons DMS nu bijvoorbeeld een ‘corona-map’ aangemaakt. Maar we zijn een jonge organisatie, waardoor informatiehuishouding nog best in de kinderschoenen staat. Daarom gaat een collega zich hier binnenkort volledig op richten: hoe slaan we documenten het beste op? Wat kan beter in dit proces en hoe krijgen we dat voor elkaar? Bijvoorbeeld: op het moment dat iemand de organisatie verlaat, hoe stel je dan de informatie die deze persoon in zijn/haar hoofd heeft veilig? Het zou absoluut zonde zijn om vergaarde kennis kwijt te raken. Het gaat dus om kennismanagement, althans het borgen ervan.
Hoewel de techniek hierbij vaak als verbeterpunt wordt genoemd, zijn voor mij de medewerkers het belangrijkst. Als we zorgvuldig om willen gaan met informatie, zul je collega’s moeten betrekken bij alle stappen en moeten weten waar hun behoefte ligt. Het is te makkelijk om te zeggen: je hebt het niet opgeslagen zoals de rijkskaders voorschrijven.”

“Ik ben ervan overtuigd dat een goede relatie met collega’s je werk en werkprocessen ten goede komt: houd dus ook nu goed contact met elkaar."

Wat wil je nog delen met je collega’s?

“Ik ben ervan overtuigd dat een goede relatie met collega’s je werk en werkprocessen ten goede komt: houd dus ook nu goed contact met elkaar. Door betrokkenheid bij je collega’s heb je namelijk nét wat meer voor elkaar over. Door contact te houden sluit je bovendien mensen in die bepaalde (belangrijke) informatie hebben of die je juist zelf kunt helpen aan informatie. Persoonlijk vind ik dit ook een vorm van informatiehuishouding. Daarbij blijft het nu gewoon een rare tijd, waarin sociaal contact belangrijk is en we vereenzaming zoveel mogelijk moeten voorkomen. Tenslotte draait het bij interesse tonen en de vraag ‘hoe gaat het met je’ ook om informatie.”