InformatieThuishouding voor medewerkers

Als rijksambtenaar werk je dagelijks met allerlei vormen van belangrijke informatie. Die informatie moet veilig worden opgeslagen en nu en in de toekomst toegankelijk en deelbaar zijn. In verband met het coronavirus (COVID-19) werken de meesten van ons nu vanuit huis. In deze situatie kunnen de eisen op het gebied van informatiehuishouding een uitdaging zijn. We helpen jou daarom met heldere richtlijnen en praktische tips.

Bekijk de video over InformatieThuishouding

Or check out the English version Information management - Take it home!

Animatie InformatieThuishouding

Het is van maatschappelijk en historisch belang dat alle relevante informatie binnen de Rijksoverheid wordt bewaard. Dan kunnen we informatie blijven delen, leren van het verleden en waar nodig verantwoording afleggen aan de politiek en de samenleving. De huidige maatregelen en het beleid rondom de uitbraak van het coronavirus zijn hierbij een goed voorbeeld. Maar aan welk onderwerp je ook werkt, toekomstbestendige informatiehuishouding is altijd belangrijk.

Welke informatie moet je vastleggen?

Registreer zorgvuldig de besluitvorming en de genomen stappen en bewaar relevante informatie:

  • Beslissingen
  • Standpunten
  • Overeenkomsten, afspraken en toezeggingen

Dit type informatie moet worden opgeslagen in een Document Management Systeem (DMS). De naam van dit systeem verschilt per organisatie. Voorbeelden hiervan zijn het ‘content management systeem’ en het ‘zaakdossier’.

Wat zijn de belangrijkste richtlijnen?

  • Overleg je telefonisch of via videoconference? Spreek van tevoren af hoe je de verslaglegging regelt en sla het verslag op in het DMS.
  • Gebruik geen netwerkschijven voor opslag. Hiermee voorkom je onnodige verwarring over versies en statussen van documenten.
  • E-mails worden in een aantal gevallen automatisch bewaard. Sla e-mails met belangrijke informatie daarnaast op in het DMS, in het dossier waar ze bij horen. Geef je mails duidelijke titels, sla privémail op in een aparte map en verwijder mails die niet bewaard hoeven te worden.
  • Gebruik WhatsApp en andere berichtenapps binnen het Rijk niet voor beleidszaken. Is dat onvermijdelijk, sla de relevante app-berichten dan op in het DMS.
  • Twijfel je of bepaalde informatie bewaard moet blijven? Gooi deze dan niet weg.

Meer weten over richtlijnen, regels en afspraken? Lees de antwoorden op de veelgestelde vragen.

Heb je vragen over informatiehuishouding?

Neem contact op met je leidinggevende over de werkwijze binnen jouw afdeling of directie. Voor algemene opmerkingen of vragen kun je het contactformulier invullen.

Deze informatie is bedoeld voor alle rijksambtenaren gebaseerd op rijksbreed beleid. Het kan zijn dat organisaties zelf aanvullende eisen stellen. IV-professionals vinden meer informatie op het platform KIA.