Leerexpeditie Risicobenadering

Waarom?

Probeer jij risico’s voor jouw organisatie voor duurzame toegankelijkheid in kaart te brengen en wil je goed kunnen anticiperen op die risico’s? Bijvoorbeeld om daarmee invulling te geven aan de “passende maatregelen op basis van een risicobenadering” binnen de nieuwe Archiefwet? Ga dan met ons mee op expeditie!

Binnen elke organisatie is er sprake van risico’s van en voor de duurzame toegankelijkheid van informatie. Maar welke risico’s zijn dat dan? Hoe kun je die risico’s nu wegen aan de hand van een methode en criteria die passen bij je organisatie? Het uitvoeren van een risicoanalyse op informatie blijkt in de praktijk complex. Het idee van kans x impact = risico lijkt lastig toe te passen op een archief.

Wat is een expeditie?

In de expeditie gaat een zelfsturend en zelflerend team van informatieprofessionals uit verschillende organisaties op onderzoek naar deze vraagstukken en koppelt dit aan de eigen praktijk. Waar binnen of buiten het eigen werkveld zit expertise op het gebied van risicobenadering? Welke best practices zijn er al, wat kun je van elkaar leren? Tijdens een expeditie zoeken we deze casussen en experts op,  gaan we in gesprek en analyseren de voorbeelden. Als vanzelf staan we ook stil bij de zaken die misgingen, waar grote belemmeringen zaten, want ook die zijn leerzaam. De nadruk zal echter liggen op dat wat werkt, want daar bouwen we op verder.

Na afloop van de expeditie heb jij een uitgebreid netwerk opgebouwd die je kunt bevragen over risicobenadering. Je hebt antwoord op jouw vragen én je hebt deze antwoorden getoetst aan en toegepast op jouw praktijk. Je weet hoe je risicobenadering verder kan toepassen binnen jouw organisatie en kan deze kennis weer met jouw collega’s delen.

Ga mee op deze leerexpeditie en ervaar de positieve energie die ontstaat door met elkaar onderzoek te doen naar ‘dat wat werkt en hoe je dat versterkt’.

Voor wie?

De expeditie staat open voor informatieprofessionals of soortgelijke functies die actief werken aan de verbetering van de duurzame toegankelijkheid van informatie en geïnteresseerd zijn in wat risicobenadering daarin kan betekenen. Ervaringen daarmee, een positieve instelling, een onderzoekende en nieuwsgierige houding zitten zeker in jouw rugzak voor deze expeditie. Naast meereizen als expeditielid, laat je ook een kijkje nemen in de praktijk van jouw eigen organisatie en ga je zelf aan de slag met opgedane inzichten.

Het reisplan

1. Kick-off in het basiskamp

We starten de expeditie gezamenlijk in ons ‘basiskamp’ met een kick-off van 2 uur. Je verkent het vraagstuk van jouw organisatie aan de hand van de methodiek van ‘waarderend onderzoeken’. Te denken valt hierbij aan vragen als:

• Welk informatieverlies kan leiden tot de grootste politiek-bestuurlijke risico’s voor mijn organisatie?
• Hoe kan ik mijn organisatie pro-actief voorbereiden op hotspots?
• Welke maatregelen zijn noodzakelijk bij afgesloten systemen, en welke kosten-baten afweging maak ik daarbij?

Maar dit zijn enkel voorbeelden. Als deelnemer bepaal je zélf welke vragen je wilt onderzoeken.

We vormen de ‘expeditieteams’ waarmee je de expeditie gaat afleggen en je maakt een reisplan: wat wordt de route voor jouw expeditieteam? Kortom: je vult je rugzak om op reis te gaan zodat helder is wat het reisdoel is, met wie je op pad gaat en waar je onder meer langs gaat.

Voor de expeditie zelf hebben we allerlei mogelijke vormen die je in kunt zetten, de keus is aan je team:

• Ontmoeting met experts
• Bezoeken aan organisaties die als voorbeeld dienen
• Gezamenlijk artikelen lezen over oplossingsrichting
• Onderzoek doen naar een voorbeeld uit de eigen organisatie
• Aan de hand van een concreet vraagstuk van een van de deelnemers brainstormen

Om je een indruk te geven, het programma van de kick-off:

• Uitleg over de expeditie aanpak en waarderend onderzoek als methode
• Brainstorm over de soort vragen die we tegenkomen
• Clustering van de vragen in een of meerdere concrete doelen
• Teams vormen rondom een doel
• Reisplan opstellen

2. Stop-overs: minimaal 2 Leerwerkbezoeken

Met je expeditieteam leg je twee leerwerkbezoeken af met een expeditie-coach van het NA en regel je met je mede expeditieleden de overige bezoeken. Je reist in de expeditie-periode van vier maanden op verschillende momenten langs de werklocaties van jezelf en je collega-expeditieleden en verkent deze praktijken, fysiek of digitaal indien gewenst. Mogelijk zijn er ook praktijken buiten het eigen team die het waard zijn te bezoeken. Mochten deze niet meedoen, dan zou een excursie naar hen tot de mogelijkheden behoren, maar zoals gezegd, dat is aan jullie.

3. Check-up op een derde en twee derde van de reis

Na ongeveer een maand en op twee derde van de expeditie delen we onze reiservaringen met de volledige groep. We oogsten de opbrengst van de eerste bezoeken en inzichten die we daarbij gedaan hebben. We staan stil bij nieuwe vraagstukken die we zijn tegengekomen, of hardnekkige obstakels, en brainstormen over mogelijke oplossingen. We checken met elkaar of het reisplan nog voldoet en bereiden ons voor op het vervolg van de expeditie.

4. Debriefing in basiskamp na expeditie

Na de expeditie gaan we samen ‘debriefen’ in het ‘basiskamp’. We halen de volgende resultaten op:

• inzichten die we met elkaar hebben opgedaan als antwoorden op onze vragen
• concrete adviezen voor onszelf en collega informatieprofessionals
• wijze waarop we de inzichten gaan communiceren naar onze omgeving
• ervaring in toepassingen in de eigen praktijken en de mogelijke effecten en resultaten daarvan voor de duurzame toegankelijkheid van informatie.
• het ontstane netwerk van professionals

De reisbegeleiding

De reisbegeleiding is in handen van het NA. Zij zorgen voor de organisatie van de verschillende basiskampen. Zij regelen de uitwisseling en reflectie tussen de expeditieteams en ondersteunen de communicatie naar buiten. Ook zijn ze bij de eerste twee stops en indien gewenst vaker om het onderzoek te begeleiden.  En uiteraard staan ze de expeditieteams bij met advies over mogelijke excursies, experts of praktijkvoorbeelden.

De reisdata

• Kick-off basiskamp: 14 april 2022
• Stop-overs: zelf te plannen
• Tussentijdse check up meetings: 10 mei, 8 juni, 7 september 2022
• Debriefing in basiskamp: 18 oktober 2022

Inspanning qua tijd: afhankelijk van je ambitie maar tenminste 1,5 a 2 uur per week.

Boek de reis

Reislustig geworden? Boek deze reis door je voor 8 april 2022 aan te melden via suzi.szabo@nationaalarchief.nl .