E-mailarchivering

Duur: 1 lesdag
Vorm: klassikaal (online)
Groepsgrootte: min. 6/max. 12 deelnemers
Lestijden: 10:00 – 16:30 uur
Studiebelasting: 8 uur

Doelgroep

U bent uit het oogpunt van bedrijfsvoering, ICT, archief- of informatiemanagement betrokken bij of verantwoordelijk voor (aspecten van) e-mailarchivering in uw organisatie.

Voorkennis en ervaring

Geen specifieke voorkennis nodig.

Resultaat

Na afloop van de cursus:

• kunt u een doelmatige bewaarstrategie voor e-mail formuleren
• heeft u inzicht in de problematiek van e-mail
• kent u verantwoorde oplossingen voor informatiemanagement en beheer van e-mail
• heeft u kennis gemaakt met concrete voorbeelden van oplossingen voor de archivering van e-mail

Waarom is dit voor de deelnemers van belang?

E-mail is al jarenland het meest gebruikte communicatiemedium binnen overheidsorganisaties. Niet vreemd, omdat e-mail een makkelijk te gebruiken manier is om informatie uit te wisselen. Tegelijkertijd is e-mail een ramp als het gaat om het beheren van belangrijke informatie. Niet alleen onttrekt de informatie, die via e-mail wordt verspreid zich aan het reguliere archiveringsproces, maar dezelfde informatie wordt door vele mensen gedeeld en opgeslagen. Daardoor is de informatie bijna niet meer te beheren en neemt de toegankelijkheid van informatie met elk verstuurd attachment af. In het streven naar een efficiënte informatiehuishouding en een transparante overheid is dit een onwenselijke situatie.

Leer- en werkvormen

Het onderwijsleergesprek is de hoofdwerkvorm in deze cursus. In de gesprekken en discussie kunnen de deelnemers hun eigen kennis toepassen en de vertaling maken naar de eigen organisatie. Dit wordt versterkt in de individuele en groepsopdrachten die de deelnemers gedurende de lesdag maken. Deze opdrachten zijn gericht op de vertaling van de lesstof naar de eigen praktijk. Ook hierbij passen de deelnemers hun eigen kennis toe en leren ook van elkaar door praktijkervaringen uit te wisselen. Het demonsteren van de behandelde applicaties in relatie tot de lesstof maakt ook onderdeel uit van de werkvormen.

Inhoud

Tijdens de cursus komen de volgende onderwerpen aan de orde:

• Inleiding: Wat is e-mail archiveren?
  • E-mail gezien vanuit het oogpunt van ICT’er, archivaris en eindgebruiker
  • Juridische, technische en archivistische aspecten van e-mail
• Handreiking e-mailarchivering NA
  • Vertaling van de handreiking naar de eigen praktijk
• Wat is een effectieve bewaarstrategie voor e-mail?
  • Waaraan moet een effectieve bewaarstrategie voldoen?
  • Uw eigen bewaarstrategie analyseren
  • Positieve en minder positieve ervaringen delen
• Praktijkcases over toegepaste bewaarstrategieën
• Technische oplossingen
  • Verschillende oplossingen voor opslag en classificatie
  • Mogelijkheden en beperkingen van automatische classificatie en documentmanagementsystemen

Verbinding met eigen praktijk

Tijdens de cursus stimuleert de docent de deelnemers om eigen casuïstiek of praktijksituaties in te brengen. De (groeps)opdrachten die de deelnemers tijdens of na de lesdag(en) uitvoeren, staan in het teken van de vertaling van de lesstof naar de eigen dagelijkse praktijk. Dit vergroot de herkenbaarheid voor de deelnemer en daarmee ook het leerresultaat. Daarnaast haalt de organisatie van de deelnemer toegevoegde waarde uit de deelname van haar medewerker.

Beoordeling leerresultaten en feedback

Aan het eind van de cursus krijgen de deelnemers een evaluatieformulier, waarin een check wordt gedaan op het behalen van het beoogd eindresultaat.

Agenda

• 05 april 2023 (Laatste plek)
• 06 juni 2023

Aanmelden 

Je kunt je aanmelden door onderstaand formulier in te vullen.