Kwaliteitszorg Informatiehuishouding

Kwaliteitszorg is meer dan alleen het aanvinken van vakjes in een checklist. Waar het om gaat is dat je als organisatie weet wat je doet, waarom je dat doet en wat nodig is om dat wat je doet goed te blijven doen of bij te stellen.

Omdat informatievoorziening de gehele organisatie betreft, gaan wij uit van een integrale aanpak waarbij we niet alleen de medewerkers uit het informatiedomein betrekken, maar ook de vertegenwoordigers uit de bedrijfsorganisatie (ook wel de business genoemd) en de deskundigen op het gebied van ICT, informatiebeveiligers, privacy-officers en de CISO.

Tijdens deze opleiding stimuleren wij onze deelnemers om bij het inrichten van een kwaliteitssysteem op te treden als adviseur met kennis van zaken en met oog voor pragmatische oplossingen die passen binnen de geldende (normen)kaders.

Om te komen tot heldere en eenduidige afspraken en werkwijzen binnen het kader van integrale kwaliteitszorg, gaan we met de deelnemers aan de slag om te komen tot:

  • Een helder en eenduidig kader: wat zijn de vertrekpunten t.a.v. kwaliteitszorg? Hierbij gaan we ook in op het begrip ‘Archiving by design’ met het oog op kwaliteitszorg aan de bron;
  • Helderheid over scope/afbakening en bijbehorende rollen, taken en verantwoordelijkheden, inclusief t.a.v. beheer en onderhoud;
  • Een beredeneerde risico-analyse met impact en aanpak per onderdeel;
  • Duidelijke kwaliteitsindicatoren die het mogelijk maken periodiek te toetsen, evalueren en bij te stellen;
  • Een heldere en eenduidige vastlegging van de bovenstaande punten.

Hulpmiddelen hierbij zijn verschillende baselines (denk aan baseline informatiehuishouding Rijksoverheid), normenkaders (DUTO, KIDO, Nen-normen), maar ook en juist de relevante kaderstellende documenten die gelden binnen de rijksoverheid (zowel rijksbreed als op departementaal niveau).

Opbouw van het programma

Op basis van een casus die de deelnemer vooraf zelf voorbereidt, gaan we tijdens deze opleiding aan de slag om te komen tot een kwaliteitssysteem waarin:

  • Scope en bandbreedte duidelijk zijn;
  • Helder is wie verantwoordelijk zijn vanuit welke rol en wat dit betekent voor werkwijzen en afspraken;
  • Welke (normen)kaders er zijn en welke je gebruikt in de juiste context;
  • Welke rol je daarbij speelt als informatieprofessional: hoe kun je je rol als adviseur goed invullen en hoe creëer je draagvlak bij je stakeholders? NB: wij verwijzen ter aanvulling op dit onderdeel ook naar ons aanbod t.a.v Klantgericht communiceren. Ons advies is deze training voorafgaand te volgen als de deelnemer nog niet veel ervaring heeft met het voeren van gesprekken met stakeholders;
  • Hoe identificeer je risico’s, prioriteer je deze en zorg je voor een passende oplossing?
  • Wat zijn kwaliteitsindicatoren en hoe maak je deze meetbaar?
  • Auditing: wat houdt het in en hoe voer je een goede audit uit?

Eindresultaat (beoogd leereffect/leerrendement)

Na afloop van deze training:

  • Is de deelnemer in staat de juiste stappen te zetten, vanuit een beredeneerde keuze t.a.v inzet van een passend (normen)kader om te komen tot een integraal kwaliteitssysteem, rekening houdend met archivering by design;
  • Alle stakeholders zijn hierbij betrokken door de deelnemer en weten welke rol zij spelen in het kwaliteitssysteem en wat van hen wordt verwacht;
  • Herkent de deelnemer risico’s, weet deze te prioriteren en een passende oplossing te benoemen en vast te leggen;
  • Is de deelnemer in staat heldere, eenduidige en meetbare kwaliteitsindicatoren te identificeren, vast te stellen en audits uit te voeren;
  • Daarmee heeft de deelnemer bij het afronden van de training al daadwerkelijk een groot deel van het kwaliteitssysteem uitgevoerd.

Lesvorm

  • Voorbereiding door de deelnemers: bedenk op welk gebied je kwaliteitszorg wilt gaan toepassen en geef aan, indien mogelijk, welke (normen)kaders en stakeholders (belanghebbenden) je daarbij wilt betrekken: zelfstudie (inschatting: 1 dagdeel voorbereiding door de deelnemers);
  • Interactieve fysieke opleiding (wij gaan uit van 2 dagen, met een tussenpose van 2-3 weken) waarin de deelnemers stap voor stap vertrouwd worden gemaakt met wat integrale kwaliteitszorg inhoudt en welke stappen je moet zetten om te komen tot een integraal kwaliteitssysteem waarbinnen je afbakent:
  • Wat de scope en bandbreedte is (o.a. op welke organisatie-onderdelen en processen gaat het?)
  • Wie is waarvoor verantwoordelijk vanuit welke rol?
  • Overzicht van risico’s, prioritering en maatregelen (risicoanalyse).
  • Kwaliteitsindicatoren en meetbaarheid.
  • Auditing: wat is het en hoe voer je deze uit?