Cursussen, opleidingen, workshops en trainingen

De afgelopen tijd is er het nodige veranderd in de wereld van digitaal informatiebeheer. Nieuwe wetten en regels dagen de informatieprofessional uit om hier adequaat op in te spelen. Hoe zorg je ervoor dat je als informatieprofessional goed op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen? Hoe speel je in op nieuwe wetten en regels? Wij bieden in deze basiscursus een combinatie van een e-learning en praktijksessies die de deelnemers in staat stelt om weer fris aan de slag te gaan met digitaal informatiebeheer.

Recordsmanagement gaat over het het identificeren, klasseren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van digitale informatie als bewijs of legitimering voor de activiteiten van de organisatie. Zonder doeltreffend recordsmanagement geen goede bedrijfsvoering!

Na afloop van deze cursus is de deelnemer in staat om de relevante wet- en regelgeving toe te passen op de digitale informatiehuishouding van de eigen organisatie en hierover te adviseren. Daarnaast leert de deelnemer om de principes van recordsmanagement toe te passen met als doel verbetering van de bedrijfsvoering. Hiermee kan de deelnemer zijn of haar bijdrage aan een duurzaam toegankelijk informatiehuishouding verbeteren.

Correcte, tijdige en complete data en informatie vormen de slagader voor efficiënte bedrijfsvoering en besluitvorming in iedere organisatie. Met een data-architectuur, inclusief regels, modellen en standaarden, heeft een organisatie een krachtig hulpmiddel om te zorgen dat de gegevens in IT- systemen voldoen aan de opgestelde normen. Hierdoor kan gegevensuitwisseling veel efficiënter en goedkoper plaatsvinden. Informatiebeheerders kunnen een belangrijke rol spelen bij het implementeren van een datagedreven werkwijze. Enige kennis en inzicht in het thema datamanagement is daarbij wel essentieel.

De functionaliteiten van SharePoint Online in Microsoft 365 worden voortdurend aangepast en verbeterd. Bij het digitaal werken en archiveren bieden deze functionaliteiten veel mogelijkheden, maar zonder zorgvuldige inrichting wordt SharePoint een onbeheersbaar platform. Consistentie in regels, processen en gedrag van het beheer zorgen voor de noodzakelijke efficiency en beheersbaarheid. Als recordsmanager of adviseur, of in een vergelijkbare functie, kun je al vanaf het moment waarop de informatie-architectuur wordt ontworpen een belangrijke adviserende rol vervullen.

Als professional of manager in het vakgebied informatiemanagement heb je inhoudelijke kennis en ervaring nodig. Maar om werkelijk toegevoegde waarde te leveren aan de organisatie, is meer nodig. De adviesvaardigheden om een advies geaccepteerd te krijgen zijn minstens zo belangrijk. Het gaat dan bijvoorbeeld om het motiveren, enthousiasmeren en meenemen van mensen. Door goede communicatie kun je meer impact, draagvlak en resultaat bereiken. Een goed advies is een advies dat leidt tot effectieve (E) resultaten. Die resultaten zijn een functie van twee factoren. Ten eerste dient een advies inhoudelijke kwaliteit (K) te hebben, met andere woorden ‘vakmatig verstandig’ te zijn. Ten tweede dient een advies geaccepteerd (A) te worden door de belangrijkste betrokkenen. Voor een daadwerkelijke implementatie is draagvlak en commitment nodig. Een goede adviseur kent zijn of haar doelgroep en weet wat de belangrijkste belangen en motieven zijn. Het adviesrapport dat de adviseur oplevert sluit qua vorm aan op deze belangen. De rapportage sluit aan bij de lezer, bijvoorbeeld door een managementsamenvatting toe te voegen met de belangrijkste conclusies en implicaties van het advies.

Kwaliteitszorg is meer dan alleen het aanvinken van vakjes in een checklist. Waar het om gaat is dat je als organisatie weet wat je doet, waarom je dat doet en wat nodig is voor het continueren of verbeteren van wat je doet. Omdat informatievoorziening de gehele organisatie betreft, gaan wij uit van een integrale aanpak. Dat wil zeggen dat we niet alleen de medewerkers uit het informatiedomein betrekken, maar ook de vertegenwoordigers uit de bedrijfsorganisatie (ook wel de business genoemd) en de deskundigen op het gebied van ICT, informatiebeveiligers, privacy officers en de CISO. Tijdens deze opleiding stimuleren wij onze deelnemers om bij het inrichten van een kwaliteitssysteem op te treden als adviseur met kennis van zaken en met oog voor pragmatische oplossingen die passen binnen de geldende (normen en) kaders. Om te komen tot heldere en eenduidige afspraken en werkwijzen binnen het kader van integrale kwaliteitszorg, gaan we met de deelnemers aan de slag om te komen tot:

1. Een helder en eenduidig kader: wat zijn de vertrekpunten ten aanzien van kwaliteitszorg? Hierbij gaan we ook in op het begrip ‘Archiving by design’ met het oog op kwaliteitszorg aan de bron.
2. Helderheid over de scope en afbakening van de bijbehorende rollen, taken en verantwoordelijkheden, inclusief beheer en onderhoud.
3. Een beredeneerde risico-analyse met impact en aanpak per onderdeel.
4. Duidelijke kwaliteitsindicatoren die het mogelijk maken periodiek te toetsen, evalueren en bij te stellen.
5. Een heldere en eenduidige vastlegging van de bovenstaande punten.

Als professional in het vakgebied informatiemanagement heb je te maken met verschillende belanghebbenden, in- en externe klanten en collega’s. Bij vragen vanuit de business, is de rol van informatieprofessionals steeds vaker meer adviserend en minder uitvoerend. Hoe zorg je er in deze nieuwe dynamiek voor dat de relatie met belanghebbenden goed is en blijft? En dat je adviezen door hen overgenomen worden? Hoe zorg je er voor dat je de klantvraag écht begrijpt en deze om weet te zetten in een passende en aansprekende oplossing? In deze training leren de deelnemers het belang van contact, welke voorkeursstijlen van communiceren er zijn en hoe je kunt aansluiten bij de communicatiestijl van de klant. Daarnaast leren deelnemers hoe je omgaat met ‘lastige klanten’ en hoe je de regie behoudt in een gesprek om je doel te bereiken. Aanvullend en ter verdieping gaan we in op de rol van effectief schriftelijk communiceren en visueel communiceren: hoe breng je via de juiste formulering en visualisering je boodschap voor het voetlicht bij verschillende doelgroepen?

De Wet open overheid (Woo) heeft als doel overheden en semi-overheden transparanter te maken. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo treedt op 1 mei 2022 in werking. Daarmee komt de huidige Wet openbaarheid van bestuur (Wob) te vervallen.

Deze sessie is een praktische vertaling van de e-learning module ‘Introductie Woo’. In deze vervolgmodule organiseren we een interactieve inhoudelijke training onder begeleiding van een van onze ervaren docenten. Aan de hand van een praktijkcasus die we inbrengen over het behandelen van een informatieverzoek, gaan deelnemers aan de slag met actieve openbaarheid.

Informatiebeheer heeft veel te bieden voor jouw afdeling of organisatie-onderdeel. Maar weet iedereen dat wel? Zijn je collega’s op de hoogte van het aanbod van producten en diensten? Kennen zij jouw toegevoegde waarde wel? In tijden van verandering is het van belang dat al je (potentiële) klanten/gebruikers en andere belanghebbenden weten wat informatiebeheer kan bieden. Leer hoe je marketing en communicatie in kunt zetten om op de juiste manier onder de aandacht te komen en zo je doelen te bereiken.