Meer samenwerking in Proza, het nieuwe Document Management Systeem van OCW

Samenwerking is essentieel!

Het ministerie van OCW is overgestapt op een nieuwe Document- en proces Management Systeem met de naam Proza. Het is een omgeving waarmee je op één plek informatie opslaat en kunt samenwerken aan processen en zaken.

Meer mogelijkheden voor digitaal samenwerken

Marcel Kok was projectleider voor de overgang naar Proza. Hij licht de overstap toe: ‘De belangrijkste aanleiding voor het ontstaan van Proza was de doorontwikkeling van de digitale informatiehuishouding en het anticiperen op waar het naartoe moet. We wilden meer mogelijkheden voor digitaal samenwerken tussen alle onderdelen van OCW. Die mogelijkheden waren er in het oude DMS niet of nauwelijks vanwege de verschillen in inrichting van hetzelfde DMS. Ook was het vorige systeem technisch verouderd en het was bovendien maatwerk, wat altijd lastig te onderhouden en aan te passen is.’

Peter van Leipsig, programmamanager digitale informatiehuishouding bij OCW, vult aan: ‘Naast de redenen die Marcel al noemde, kon ook het gebruikersgemak van het DMS zeker beter, dus daar hebben we ook stappen in gezet.’

Proces
Marcel vervolgt: ‘We zijn in 2016 begonnen met een marktonderzoek en in 2017 hebben we een Proof of Concept (POC) uitgevoerd met het huidige systeem, wat we zelf later hebben omgedoopt tot Proza. Op 25 januari 2018 kregen we een “go” om het toenmalige systeem na te bouwen in Proza (“as is”) en ervoor te zorgen dat alle dienstonderdelen van OCW konden aansluiten.

Anders werken
Voor Marcel is het grootste leerpunt van deze transitie, achteraf bezien, dat “as is” overgaan onmogelijk is in een ander systeem. ‘Het is nou eenmaal een ander systeem. Een benzineauto en een elektrische auto zijn ook allebei auto’s, maar de techniek erachter is totaal anders en daarom moet je tanken bij de één en opladen bij de ander. Dit verschil in techniek merkt de eindgebruiker ook, want Proza werkt nou eenmaal anders dan de voorganger.’
Het eerdere systeem was document georiënteerd, met daarbij een zogeheten ordeningsplan om dat document te plaatsen en te vinden. Dat werkt nu anders, bij Proza is niet de ordening de ingang, maar de zaak.

Marcel: ‘Eigenlijk begint het nu pas écht. Proza is een DMS dat is voorbereid op de toekomst van zaakgericht werken en informatie uitwisselen. En nu moeten we steeds meer richting zaakgericht werken gaan opschuiven.’

Concernbreed samenwerken
Peter: ‘We gaan nu ook nieuwe processen inrichten in het systeem, passend bij de nieuwe manier van werken. We doe dat in principe concernbreed, voor alle dienstonderelen. Want samenwerken vereist dat je ook bij elkaars documenten kan. Dat is bijvoorbeeld aan de orde bij een subsidieaanvraag, die stopt niet per se bij de grens van de ene organisatie, dus daarin is het voor een goede dienstverlening van belang om snel en efficiënt samen te kunnen werken. Ook kijken we naar wat er rijksbreed wordt neergezet en dat vertalen we door naar de OCW werkwijze. Dit proces  van vervanging van het DMS is uiteraard begonnen als een ICT-vraagstuk, maar we zijn nu op het kantelpunt dat het steeds meer een organisatievraagstuk wordt. Want dit systeem maakt een andere manier van werken en denken mogelijk die goed aansluit bij de werkafspraken en werkprocessen in de organisatie. En dat zal steeds meer gaan gebeuren, verwacht ik. Naast de samenwerking binnen OCW is er ook veel aandacht voor de rijksbrede samenwerking met andere departementen en het programma RDDI.’

Communicatie

Juist vanwege die andere manier van werken is ingezet op veel communicatie naar de medewerkers over de komst van Proza. Rosien Hinke, senior communicatieadviseur van OCW vertelt daarover: ‘Qua communicatie is gekozen voor een aanpak waarbij medewerkers al in een vroeg stadium zijn betrokken. Zo is met een prijsvraag aan medewerkers gevraagd mee te denken over een geschikte naam voor het systeem. Proza is als winnaar uit de bus gekomen.. Ook was er al vroeg een gebruikersgroep die meedacht bij de ontwikkeling van het systeem. De directiesecretarissen waren en zijn sleutelfiguren in de communicatie. Zij zijn gedurende ontwikkeling van Proza veel bijgepraat, evenals het de directeuren van de directies en het MT. Daarnaast is gewerkt met een communicatietoolkit die is ontwikkeld vanuit het “willen, moeten, kunnen”- model, waarbij ingezet is op een veel verschillende communicatiemiddelen.’

En deze aanpak is niet onopgemerkt gebleven, zowel binnen als buiten OCW. Zo heeft een aantal departementen en andere overheidsorganisaties contact gezocht met OCW om meer te weten te komen over de aanpak en ervaringen En zo zie je maar weer: goede voorbeelden zorgen –onder andere- voor interdepartementale uitwisseling!