Nulmeting informatiehuishouding bij BZK

Goed voorbeeld: van nulmeting informatiehuishouding naar verbetertraject bij BZK

Hoe doen de ministeries het op het vlak van informatiehuishouding? De directie CIO en Informatiemanagement  van het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties liet in 2018 een nulmeting over informatiehuishouding uitvoeren door middel van een enquête, aangevuld met uitgebreide werksessies.

Aan de enquête deden ruim 900 medewerkers en leidinggevenden van de beleidsonderdelen en uitvoeringsorganisaties van het ministerie van BZK mee. Voor de werksessies waren dat ongeveer 100 deelnemers.  Er kwamen opvallende resultaten uit. Zoals:
- 42 % van de respondenten meent dat de informatie van hun afdeling niet op orde is. De respondenten vanuit de uitvoeringsorganisaties hebben een positiever oordeel  dan hun collega’s uit de beleidsdirecties.
- Outlook staat met stip op 1 voor de opslag van informatie/documenten. Vervolgens de persoonlijke en de afdelingsschijf. Het DMS staat bij de meeste onderdelen op de vierde plek voor de opslag van informatie.
- Er wordt veel informatie gedeeld met collega’s van de eigen afdeling, maar relatief weinig informatie gedeeld buiten de eigen directie.
- De benodigde tijd voor het (terug)vinden van de juiste informatie bedraagt per medewerker gemiddeld 37 minuten per dag.

Informatiehuishouding die niet op orde is leidt er volgens de respondenten toe dat de betrouwbaarheid van de informatie voor bijvoorbeeld managementrapportages niet altijd optimaal is, dat er ‘faaluren’ zijn (tijd die je kwijt bent aan zoeken naar documenten), er fouten worden gemaakt (ook als gevolg van verkeerd versiebeheer) en het risico dat er niet wordt voldaan aan de Archiefwet.

Om de informatiehuishouding te verbeteren, zijn verschillende nieuwe projecten opgestart of aansluiting is gezocht bij bestaande pilots. Daarnaast heeft de nulmeting geleid tot het opstellen van een informatiebeleidsplan.

Lees voor meer informatie het rapport over de nulmeting op Rijksportaal of neem contact op met Karen van Marrewijk (directie CIO & Informatiemanagement).