DIV-functie is op weg naar de toekomst

In 2017 heeft ICTU in opdracht van het programma Rijk aan Informatie de Documentaire en InformatieVoorziening (DIV) in kaart gebracht.

Zowel kwantitatief als kwalitatief onderzoek

Het onderzoek van ICTU bestond uit twee delen: een kwantitatief deel en een kwalitatief deel. Eerst is (kwantitatief) in beeld gebracht hoe de DIV-functie eruit ziet. Bij alle kerndepartementen en bij drie grote uitvoeringsorganisaties zijn gegevens opgevraagd. Vervolgens is is met een aantal sleutelfiguren gesproken over het beeld dat hieruit naar voren kwam en wat dit betekent voor de toekomst.

Medewerkers relatief in lagere salarisschalen en oud

Uit het kwantitatieve onderzoek komt naar voren dat er meer DIV-medewerkers zijn dan een aantal jaar eerder (bij SGO-5) werd geschat.

Verder wordt duidelijk dat de medewerkers ouder zijn dan het gemiddelde voor het Rijk. Ook zijn ze in lagere schalen werkzaam dan gemiddeld voor het Rijk.

De invulling van de functie verschilt tussen organisaties. De ministeries van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Financien en Sociale Zaken en Werkgelegenheid, hebben hun DIV-functie bijvoorbeeld geheel of grotendeels uitbesteed aan Doc-Direkt. Gemiddeld is bij de ondezochte organisaties rond de 1% van alle FTE's werkzaam in een DIV-functie.

Formatieve bezetting DIV-functie bij kerndepartementen

Formatieve bezetting DIV-functie bij kerndepartementen
aantal fte
AZ7
BZ42
DEF203
EZ30
IM30,7
OCW17,8
VJ26,4
VWS21,5
BZK0
FIN5,3
SZW5,3
DocDirect82,5
totaal471,5

Bij de kerndepartementen en Doc-Direkt samen werken ruim 400 fte. Doc-Direkt heeft de DIV-functie geheel of grotendeels overgenomen van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De cijfers van die drie departementen moeten dus in relatie met de cijfers van Doc-Direkt worden gezien.

ICTU, 2017 Brontabel als csv (135 bytes)
Formatieve bezetting DIV-functie bij drie uitvoeringsorganisaties
aantal fte
Belastingdienst195,4
RVO36
Rijkswaterstaat78
totaal309,4

Van de drie in beeld gebrachte uitvoeringsorganisaties heeft de belastingdienst de meeste DIV-medewerkers in dienst. Er werken ruim 195 fte bij de Belastingdienst, 36 bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland en 78 bij Rijkswaterstaat.

Brontabel als csv (78 bytes)

Salarisschalen DIV-medewerkers

Salarisschalen DIV-medewerkers
schaal 4-8schaal 9-11schaal 12+
AZ86140
BZ741214
DEF8892
EZ702010
IM553312
OCW404218
VJ59337
VWS513514
BZK
FIN946
SZW3862
DocDirect662410
RVO8317
RWS55405
Belastingdienst83116

Veel DIV-medewerkers worden betaald in de lagere schalen (4-8). Bij de departmenten die de DIV hebben uitbesteed aan Doc-Direkt zie je dat juist de wat hogere schalen bij het departement zelf zijn gebleven.

ICTU, 2017 Brontabel als csv (241 bytes)

Leeftijdsverdeling DIV-medewerkers

Leeftijdsverdeling DIV-medewerkers
tm 3435-4445-5455-6465-plus
AZ5743
BZ248482
DEF8163838
EZ174737
IM19122445
OCW6134536
VJ7224426
VWS91219582
BZK
FIN4357
SZW384319
DocDirect5,412,538,539,54
RVO331596
RWS65142
Belastingdienst19213524

Binnen de DIV-functie zijn relatief veel oudere medewerkers. Meer dan 80% is ouder dan 45 jaar en bij een groot aantal organisaties is ca de helft van de medewerkers ouder dan 55 jaar.

Brontabel als csv (295 bytes)

Aandacht voor technologische mogelijkheden en menselijke factor

Daar waar vroeger de DIV-functie vooral bestond uit het archiveren van papieren, hebben tegenwoordig alle organisaties een overstap gemaakt op digitale systemen en bestaat de archivering tegenwoordig dus grotendeels uit digitale informatie.

Uit het kwalitatieve deel van het onderzoek blijkt dat de organisaties allemaal inspelen op deze verandering. Ze proberen zo veel mogelijk op te vangen door gebruik te maken van moderne technologie om het systeem zo gebruiksvriendelijk als mogelijk te maken. Tegelijkertijd zien ze dat er een rol is voor de medewerker en dus zetten ze ook in op bewustwording van de medewerkers. 

Er wordt ook gesignaleerd dat de wetgeving stamt uit een tijd waarin vrijwel alles uit papier  bestond. Het is nodig om de wetgeving aan te passen aan de digitale tijd.

Toekomstige DIV-medewerker heeft andere capaciteiten nodig

Door de veranderingen van papier naar digitaal, verandert de DIV-functie. Men denkt nu aan taken binen drie werkvelden:

  1. Advisering (i-ondersteuning/dienstverlening aan het primaire proces)
  2. Onderzoek, analyse en innovatie 
  3. Toezicht en kwaliteit.

Een deel van de medewerkers kan deze ommezwaai met de juiste training en opleiding maken. De organisaties investeren hierin.