website op laptop
© RDDI

Nieuwsbrief Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding, editie december 2019

Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) helpt bij het toekomstbestendig maken van de informatiehuishouding van het Rijk. We doen dat in de vorm van ontwikkelen van producten en het delen van kennis en advies. In deze nieuwsbrief lees je de laatste stand van zaken bij onze projecten die bijdragen aan de informatiehuishouding.

Voorwoord: Meerjarenplan informatiehuishouding geactualiseerd

In 2019 zagen we halverwege het jaar dat departementen en diverse andere rijksonderdelen de verbetering van de informatiehuishouding bestuurlijk op de kaart wisten te krijgen. Het merendeel van de departementen is gestart met een eigenstandig programma, anderen doen dat gezamenlijk, en er worden forse stappen gezet. Waar we een jaar geleden de eerste producten opleverden om e-mail veilig te stellen gedurende een bepaalde periode, een kader webarchivering lieten vaststellen en begonnen met de eerste richtlijnen voor berichtenapps, is iedere organisatie nu volop zelf aan de slag.

Het eerste Meerjarenplan werd begin 2019 aan de Tweede Kamer gestuurd. Daarin werden knelpunten beschreven waarvoor we een passende oplossing of werkwijze willen realiseren. Projectmatig en met deadlines. In het tweede Meerjarenplan is onlangs de eerste actualisatie doorgevoerd, die we begin 2020 kunnen delen. Maar waarom was er nu al een actualisatie nodig? Dat komt voort uit nieuwe vraagstukken die met name leven bij de rijksonderdelen die volop aan de slag zijn. Ze hebben te maken met een zich snel ontwikkelende realiteit, met name digitaal, waarbij ook de eisen van de eigen organisatie en de omgeving toenemen. Als je als overheid zoveel informatie hebt, wordt verwacht dat je die ook snel kunt leveren. En nog liever dat je die informatie gebruikt om je beleid en dienstverlening beter te maken. We hebben dus aan het MJP toegevoegd dat er meer communicatie moet zijn, nog meer deskundigheid bij de informatieprofessional en ICT- tooling om sneller de juiste informatie terug te vinden.

Vanuit RDDI hebben we dat vertaald in vijf thema’s voor 2020 in het jaarplan. We zetten in op meer kennisdeling tussen organisaties, we kijken verder vooruit naar de toekomst van de informatiehuishouding, we willen meer communiceren over het belang van goede informatiehuishouding, zetten in op het versterken van kennis van de informatiemedewerkers en natuurlijk blijven we producten opleveren die het mogelijk maken om informatie beter duurzaam veilig te stellen.

Is dat niet erg ambitieus, horen we vaak. En misschien is dat wel zo. We hebben te maken met diverse wet- en regelgeving zoals de AVG, de (nieuwe) Archiefwet, de Wob en de initiatiefwet Open Overheid, de Wet hergebruik overheidsinformatie en digitale toegankelijkheidseisen, naast sectorale wetgeving. En niet te vergeten de vele ICT-systemen en ontwikkelingen in de markt, en last but not least de menselijke factor. Het is een terrein waar iedereen een mening over heeft en een zeker belang. En wanneer doen we het nu goed?

We hebben een Inspectie Overheidsinformatie en erfgoed die met de tweejaarlijkse monitoring begin 2020 de Staat opnieuw in kaart gaat brengen. Het uiteindelijke oordeel ligt bij de Tweede Kamer en bij de samenleving. Maar dat het maken, gebruiken, verstrekken en duurzaam bewaren van informatie bij zoveel mensen bij de Rijksoverheid leeft, maakt dat ik me nu al verheug op wat we met zijn allen gaan neerzetten in het komende jaar.  

Webarchivering

Om rijksonderdelen te ondersteunen bij de invoering van websitearchivering in de eigen organisatie heeft RDDI een aantal instrumenten ontwikkeld. De instrumenten vormen samen een toolkit. Denk hierbij aan een checklist websitearchivering voor zorgdragers en een modeltoets AVG en publicatierecht. Bekijk de overige instrumenten uit de toolkit en de verdere stand van zaken op de projectpagina. De instrumenten 'voldoen aan Digitoegankelijkheidseisen' en 'voldoen aan overige eisen Rijkswebsites' volgen op korte termijn.

Wob-hulp

Op 16 oktober heeft project Wob-hulp een Usergroepsessie gehouden om vanaf ground-level de eisen en wensen van de uitvoerders en ondersteuners van het Wob-proces te inventariseren. Deze bijeenkomst werd bijgewoond door een brede vertegenwoordiging vanuit de departementen. Uitvoerder, Jurist en Procesondersteuner leverden kritische, maar constructieve bijdragen. Uiteindelijk zal dit leiden tot een pakket van eisen/wensen met functionaliteiten die deze gebruikers/ondersteuners hopen terug te zien in een voor dit doel te ontwikkelen en in te zetten hulp-tooling.

Ook is vanuit deze sessie een projectgroep samengesteld die sinds oktober al een aantal keer bijeen is geweest en verder heeft gewerkt aan het finetunen van het pakket van eisen/wensen. Binnenkort worden deze eisen/wensen in een oplegger aan de Usergroep voorgelegd en ook breder uitgezet bij het IWO (Interdepartementaal Wob-overleg) en aan de leden van het Strategisch Beraad van het programma RDDI.

© RDDI

Berichtenapps: waar staan we en waar gaan we naartoe?

Sinds de uitspraak van de Raad van State in maart dit jaar, is er op het gebied van berichtenapps veel gebeurd. Op bestuurlijk niveau is de rijksbrede beleidslijn voor de omgang met berichtenapps geaccordeerd en onlangs is een inhoudelijke instructie voor het bewaren van chatberichten goedgekeurd door het SGO. Dit betekent dat de rijksonderdelen vanaf nu kunnen starten met de implementatie van het nieuwe beleid en invoering van de instructies.

Het is nu de uitdaging voor de rijksorganisaties om dit beleid en de instructies in te voeren. Vanuit het SGO is opdracht gegeven om dit traject rijksbreed op te pakken. RDDI biedt hierbij ondersteuning op het gebied van bewustwording, informatiebeheer en (technische) ontzorging van gebruikers. De voorbereidingen hierop zijn in volle gang en vanaf januari komen vanuit RDDI producten beschikbaar die rijksorganisaties helpen bij de verdere invoering.

Meld je aan voor de eerste klankbordgroep op 9 januari a.s.

Benieuwd naar de beleidslijn en het project? De infographic op de projectpagina van Berichtenapps geeft alvast een beeld en op 9 januari organiseren we de eerste klankbordgroepbijeenkomst voor berichtenapps. In de bijeenkomst gaan we samen met de departementen en geïnteresseerden in gesprek over de invoering van de beleidslijn berichtenapps en wordt het projectplan besproken. Je kan je hiervoor aanmelden bij  projectsecretaris Ienke Laan.

© RDDI

Nieuwe metagegevensstandaard voor de overheid

De doorontwikkeling van het Toepassingsprofiel Metagegevens Lokale Overheden (TMLO) is flink op stoom. Ook de doorontwikkeling van het Toepassingprofiel Metagegevens Rijksoverheid (TP Rijk) is hierop aangehaakt. Het traject is inmiddels uitgegroeid tot een volledige herziening en heeft geleid tot een andere naam. TMLO en TP Rijk worden ‘Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie’ (MDTO) en is van toepassing op zowel decentrale als centrale overheden.

Belang van een goede standaard

Ivo Hendriks van VNG Realisatie licht toe: ‘Gemeenten willen hun dienstverlening aan burgers en bedrijven verbeteren. Innovatieve toepassingen die (her)gebruik maken van overheidsinformatie kunnen hieraan bijdragen. Maar, dan moet die informatie wel voldoen aan wettelijke eisen, en toegankelijk en vindbaar zijn. Een metadatastandaard waarmee informatie kan worden beschreven, ongeacht domein of verschijningsvorm, helpt aan deze eisen invulling te geven.’

Jacqueline Rutjens, programmadirecteur RDDI en lid Standaardisatieraad: ‘Het verbeteren van de digitale informatiehuishouding  is cruciaal voor de overheid. Daarom ben ik voorstander van het standaardiseren waar dat kan, zowel binnen de rijksoverheid als met andere overheden. Het is mooi dat met het opstellen van het MDTO een stap wordt gezet.’

Lees meer

© Datainox Services

Ontwikkelingen Future Lab

Een groeiende stroom aan informatie en complexere samenwerkingen maken de informatiehuishouding van het Rijk moeilijk te beheersen en op orde te krijgen. Terwijl het Rijk bezig is met een inhaalslag, wil ze tegelijkertijd ook vooruit kijken. Vanuit Future Lab ontwikkelt Reframing Studio daarom in opdracht van RDDI een visie op de rol en betekenis van de informatie in 2030.

Afgelopen maanden zijn naast een literatuurstudie en interviews, ook werkateliers georganiseerd. Onder andere tijdens het goedbezochte ECP jaarcongres, ging Future Lab in een werkatelier met deelnemers aan de slag met de vraag: wat doet een kenniswerker in 2030?  Lees hier het ECP interview met Matthijs van Dijk, Hoogleraar Mobility Design & Strategic Design en tevens eigenaar van Reframing Studio.

Momenteel is Reframing Studio klaar met de ideeontwikkeling en worden er een aantal sessies georganiseerd met  departementen en uitvoeringsorganisaties. Tijdens deze sessies wordt verkend welke van de ontwikkelde ideeën voor de lange termijn toekomst relevant zouden kunnen zijn en hoe we deze ideeën kunnen terugvertalen naar een roadmap met stappen van 2020 en 2025 naar 2030. Het resultaat is een concrete invulling aan de gewenste informatiehuishouding die futureproof is voor 2030!

Aan de slag met Actieve openbaarmaking

Het project Actieve openbaarmaking overheidsinformatie werkt in samenwerking met rijksorganisaties aan vijf resultaten (zie overzicht producten in ontwikkeling op de projectpagina):
1.    Aansluiten op Platform Openbare Overheidsinformatie (PLOOI)
2.    De handreiking: “actief openbaar maken doe je zo”
3.    Pilots open by design en actieve openbaarmaking
4.    Een communicatieaanpak gericht op managers en medewerkers
5.    Kennisnetwerk actieve openbaarmaking

Zie voor de vorderingen wat betreft de resultaten de projectpagina van Actieve openbaarmaking.

Deelname aan projectgroep, KIA of pilot

Naast deelname aan de projectgroep (meld je hiervoor aan bij Annet van Veen) is het mogelijk om op een voor jou geschikt moment mee te denken, mee te lezen en mee te schrijven aan de resultaten die het project oplevert. Dit kan door lid te worden van de KIA groep ‘Actieve openbaarmaking overheidsinformatie – RDDI’ . Nog geen lid van KIA? Meld je dan nu aan.

Tot slot zoeken we ook deelnemers voor 2 pilots. Zie meer informatie op de projectpagina.

Medewerker aan Informatie (MaI)

Het project MaI gaat in het nieuwe jaar hard aan de slag met de opzet en uitvoering van de rijksbrede interne communicatiecampagne over goed en bewust omgaan met overheidsinformatie.

En op 17 december heeft MaI in samenwerking met de Passioned Group het werkatelier ‘van weten naar doen’ georganiseerd. Daarin analyseerden we op basis van de kenniskaart ‘wat moeten medewerkers weten over werken met overheidsinformatie’ wat het ideale gedrag is bij medewerkers ten aanzien van overheidsinformatie en wat daarbij dilemma’s en belemmeringen vormen. Wat hieruit is gekomen en wat de andere ontwikkelingen zijn, kun je lezen op de projectpagina van MaI .

Agenda

  • 23 december: vacature programmascretaris RDDI op de mobiliteitsbank (reageren mogelijk t/m 10 januari)
  • 9 januari: eerste klankbordoverleg Berichtenapps (aanmelden kan nog bij Ienke Laan)
  • 23 januari: Themadag Vernietiging vanuit KIA
  • 5 maart: CIO dag

Fijne feestdagen

Tot slot wenst RDDI alle betrokkenen heel fijne feestdagen en graag tot volgend jaar!