Project E-mailarchivering – een update
De afgelopen maanden is er veel gebeurd in het RDDI-project E-mailarchivering. Het project wordt ontvlochten tot een beleidstraject en een traject voor het realiseren van een technische voorziening. En de handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid wordt (geüpdatet) omgebogen naar beleid. Verder komt er vooral meer duidelijkheid: wat gaat er gebeuren en wat kun je verwachten?
Een belangrijke stap in het project was de accordering van de projectbrieven door de opdrachtgever: het programma Open Overheid. Deze vormen de basis voor de verdere werkzaamheden en geven een duidelijk kader en richting aan het project. Met de accordering heeft het project de benodigde steun en goedkeuring om de gemaakte plannen verder uit te voeren.
Processchets
Het projectteam is in nauwe samenwerking met CIO Rijk en het Nationaal Archief begonnen met een uitgebreide schets van het complete proces rond e-mailarchivering. Hierin worden alle relevante protocollen en handreikingen meegenomen, zodat het voor iedereen binnen de organisatie helder is wie waarvoor zorgdraagt. Dit document zal fungeren als leidraad voor de verdere uitwerking van het project en zal bijdragen aan een uniforme benadering met betrekking tot mogelijke acties.
Ontvlechting beleid en techniek
Het splitsen van beleid en de realisatie van een technische voorziening blijkt geen eenvoudige taak: in de loop van de tijd zijn beide intensief met elkaar vervlochten geraakt. Daarnaast is het de uitdaging om aan de ene kant snel duidelijkheid te geven, terwijl aan de andere kant de operatie door moet lopen.
Het project Techniek werkt aan de realisatie van de technische voorziening e-mailarchivering voor departementen. Volgens planning wordt dit begin 2025 afgerond. Dit project wordt getrokken door de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), met het SSC-ICT verzorgingsgebied als scope. Departementen buiten dit verzorgingsgebied kunnen óf een eigen voorziening realiseren óf aansluiten bij dit project.
Het project Beleid – scope: de hele Rijksoverheid – bestaat uit 2 fases: het vaststellen van beleid door CIO Rijk en de implementatie van dat beleid. Naar verwachting zal het rijksbrede beleid er in april 2025 zijn. Daarna, in de 2e fase, zal RDDI de departementen ondersteunen door de voortgang te coördineren en generieke middelen te ontwikkelen die de departementen kunnen gebruiken bij hun implementatie.
Van handreiking naar beleid
CIO Rijk werkt, in opdracht van de ICBR en ondersteund door RDDI, aan het ombuigen van de handreiking Bewaren van e-mail Rijksoverheid naar een verplichtend kader, ofwel beleid. Geen eenvoudige taak, want sinds het verschijnen van de handreiking in 2018 zijn er veel ontwikkelingen geweest, met name op het gebied van privacy. Om die reden gaat het conceptbeleid ook langs onder meer de Privacy Advies Raad (PAR).
De werkgroep Lessons Learned heeft inzichten verzameld en ervaringen gedeeld die van belang zijn voor de implementatie van het beleid. Het resultaat hiervan is een uitgebreid adviesrapport, dat momenteel wordt afgerond en binnenkort zal worden gepresenteerd. Dit rapport bevat waardevolle aanbevelingen en best practices die de departementen, die zelf verantwoordelijk zijn voor de implementatie, helpen om valkuilen te vermijden.
Vragen?
Op de projectpagina over E-mailarchivering op de RDDI-website vind je meer informatie. Concrete vragen kun je stellen via dit formulier.