Geslaagde RDDI Meet up over vernietigen

Afgelopen dinsdag vond de door RDDI georganiseerde Meet up vernietigen plaats, met ongeveer 80 aanwezigen werkzaam bij kerndepartememten, uitvoeringsorganisaties en gemeentes.

Na de opening door de voorzitter van het Strategisch Beraad RDDI, Jonas Neelemaat, volgde een interactieve quiz. De stellingen, waarop gereageerd kon worden via een mobiel, zorgden voor een leuke start van de middag. De stellingen luidden:

  • Het ontoegankelijk maken van digitale bestanden volstaat als ‘digitale vernietiging’.  De meerderheid van de stemmers antwoordde hierop 'Nee'.
  • De Wet- en regelgeving laat genoeg ruimte/is toekomstbestendig genoeg om uitvoering te geven aan digitale vernietiging. Ook hiermee waren de meeste stemmers het niet eens.

Vernietigen: over noodzaak, zinvolheid en toekomst

Het volgende onderdeel was de key note lezing van senior docent en onderzoeker van de Hogeschool Amsterdam, Geert-Jan van Bussel: over noodzaak, zinvolheid en de toekomst van vernietigen. Hij benadrukte dat er véél data en infomatie is en daar moeten we iets mee. Maar: hoe kun je vernietigen als je niet weet wat je hebt en waar het staat? Het is van het grootse belang om te weten, sturen en managen. Je moet het regelen!

En, hoe meer informatie je hebt, hoe moeilijker het is om iets specfieks te vinden. Dat noemt hij de informatiechaos.

Vernietigingstermijnen en kwaliteit

Vaak zijn er veel termijnen van toepassing op vernietigen, wat is dan wijsheid?  In de praktijk kiezen mensen er meestal voor om de langste termijn aan te houden, voor de zekerheid. Maar: ken de risico's en weeg die af. Doe iets en wéét waarom je dat doet.

Het gaat ook om de kwaliteit van je informatie en data. Dat is essentieel, ook voor voorspellingen. Als er slechte informatie tussen zit, zijn je voorspellingen niet goed, tenzij je héél veel data hebt.

Paneldiscussie en parallelsessies

Daarna kregen we een kijkje in de keuken bij de paneldiscussie. Aan het panel namen deel:

•  Ellen Stapensea, adviseur Archiefbeheerbij Buitenlandse Zaken,, 
•  Bert van Ginkel, hoofd bedrijfsvoering bij het Schadefonds Geweldsmisdrijven, uitvoeringsorganisatie onder Justitie en  Veiligheid
• Rens Ouwerkerk, adviseur Informatiebeheer, namens de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) 
• Pieter Bindt, oud directeur MIVD

Met de vragen: hoe vernietigen jullie,  hoe gaat nou écht in de praktijk en wat zou je willen voor de toekomst kwam het gesprek over vernietigen goed los. Gedeeld werd dat vernietigen toch een complex en weerbarstig iets is, waarbij het gedrag van en bewustwording bij de medewerkers cruciaal is. De mens moet niet vergeten worden en pas je systemen aan op de medewerker in plaats van andersom. Maar: aandacht voor de medewerker sluit aandacht voor ICT niet uit. Creëer een situatie waarbij de twee componenten in balans zijn. Ook het aansluiten bij de aandacht voor informatiemanagement werd genoemd als suggestie, naast zorgen voor goed draagvlak bij leidinggevenden en bestuur.

Het volgende onderdeel waren twee rondes van in totaal zeven informatieve parallelsessies plaats, over onder andere Xml, het opsporen van bijna-identieke kopieën en vernietigen en de Archiefwet. Deze werden verzorgd door een aantal marktpartijen, gemeente Den Haag, RvIG, Nationaal Archief en RDDI zelf.  

Aan het einde van de middag was een korte wrap up, waarbij er ook aandacht was voor de professionele tekening die die middag over vernietigen is gemaakt,